Boekhoudprogramma voor een stichting: dit kiezen andere stichtingen en verenigingen

Een boekhoudprogramma voor een stichting kiezen? Veel verenigingen en stichtingen zien door de bomen het bos niet meer. We vroegen een aantal van deze organisaties hoe zij hun keuze maakten, om u daarmee verder op weg te helpen.

Een goed boekhoudprogramma voor verenigingen blijkt vooral:

• Eenvoudig in het gebruik
• Professioneel genoeg voor een balans en jaarrekening
• Duidelijk over opnamen en stortingen in cash

Het zijn deze drie elementen die ervoor zorgen dat iedereen ermee kan werken, dat de administratie netjes aan de voorwaarden voldoet en dat goed duidelijk is welke bedragen er worden opgenomen en worden gestort. Drie belangrijke elementen, die zich bijvoorbeeld verenigen in een online boekhoudprogramma voor verenigingen.

We vroegen een aantal stichtingen naar het boekhoudprogramma dat zij gebruiken wat ze daarin belangrijk vinden. Om aan de hand daarvan aan te geven waar u rekening mee kunt houden, om ook zelf een goede keuze te maken. Voor een pakket dat bijna gratis beschikbaar is. En er tegelijkertijd voor zorgt dat de administratie in ieder geval goed op orde is.

Gemakkelijk in het gebruik

“Ons pakket is vooral gemakkelijk in het gebruik. Dat is prettig, want niet iedereen heeft ervaring met het werken met een boekhoudprogramma voor de stichting. Zo kunnen we het met meerdere personen doen. En bovendien verliep de overdracht van de vorige verantwoordelijke op mij heel soepel. Ik had geen ervaring met boekhoudpakketten dus was een beetje huiverig, maar hiermee kan ik gelukkig heel goed uit de voeten.”

Het geeft goed aan waarom een pakket dat gemakkelijk in het gebruik is de voorkeur verdient. Op die manier kunnen meerdere mensen ermee uit de voeten en is het meteen duidelijk wat er moet gebeuren. En is de verantwoordelijke een keer ziek of moet de administratie van de stichting worden overgedragen? Ook dat is gemakkelijker met een systeem dat iedereen goed begrijpt en waar ook anderen meteen mee kunnen werken.

Het verdient daarom de voorkeur om een boekhoudprogramma voor de stichting te kiezen dat vooral gemakkelijk is in het gebruik. Dat maakt het gemakkelijker om er een vrijwilliger bij te vinden, die er zonder (veel) professionele ervaring toch uitstekend mee uit de voeten kan om de administratie netjes bij te houden.

Balans en de jaarrekening

Ten tweede is het bij verenigingen en stichtingen belangrijk om het pakket wel op een professionele manier te kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld door de balans over een jaar op te kunnen stellen en om voor de jaarrekening te kunnen zorgen. Aan de hand daarvan is het mogelijk om aan het eind van het jaar duidelijke rapportages te maken en die jaren ook met elkaar te vergelijken.

Tip: lukt het niet goed om zelf de balans op te stellen en de jaarrekening te maken? Een boekhoudprogramma voor verenigingen verdient dan de voorkeur, want die kan dat gewoon automatisch doen.

“We kwamen er dankzij de jaarrekening achter dat we ieder jaar best wat geld overhielden. Dat merkten we al wel aan het feit dat er meer beschikbaar was, maar we wisten niet goed waar dat vandaan kwam. We hebben nu veel meer inzicht in de administratie en hoe we het geld goed kunnen gebruiken. De balans gebruiken we niet zo vaak, maar de boekhouder die we af en toe benaderen voor een vriendendienst is er wel erg blij mee dat we die hebben.”

Een goed boekhoudprogramma voor een stichting of vereniging zorgt voor een duidelijke jaarrekening en voor de balans. En als er wordt samengewerkt met een boekhouder of een accountant is het bovendien prettig om gebruik te kunnen maken van grootboekcodes. Het is dan mogelijk om betalingen en inkomsten op de bankrekening te kunnen registreren. Op die manier ontstaat er een professionele administratie, zonder dat daar veel handmatig werk bij komt kijken. Met name de online pakketten zijn goed geschikt, omdat die alle informatie kunnen bundelen tot de gewenste overzichten.

Opnamen en stortingen administreren

Zorg er met een online boekhoudprogramma voor verenigingen en stichtingen tenslotte voor dat het mogelijk is om de opnamen en stortingen netjes te administreren. Het gaat dan om cash stortingen en opnamen van geld door anderen. Door die duidelijk te administreren zonder dat dit veel tijd hoeft te kosten wordt goed duidelijk welk geld erin komt en wat er aan de andere kant uit gaat. Een overzicht daarvan voorkomt onduidelijkheid en zorgt ervoor dat er geen discussies ontstaan over geld dat mogelijk te lang is weggeweest of helemaal niet meer terug lijkt te komen.

“We werken vanaf het begin met een duidelijk online boekhoudprogramma voor de vereniging. Dat is heel prettig, want verhalen die we van anderen organisaties hoorden over cash geld dat verdween hebben wij gelukkig nog nooit meegemaakt. Wellicht ligt het aan de eerlijke aard van onze leden en bestuurders, maar waarschijnlijk heeft het ook te maken met het feit dat we hier op een heel transparante manier mee omgaan.”

Transparantie is een belangrijke waarde voor stichtingen en verenigingen. Op die manier ontstaat er geen onduidelijkheid over geld, maar is goed duidelijk wat erin komt en wat eruit gaat. En naar wie, zodat die persoon daarmee aankopen kan doen of het geld later weer terug kan storten. Een online boekhoudprogramma voor verenigingen is daarbij de ideale keuze, omdat iedereen dan inzicht heeft in de belangrijke gegevens binnen de administratie.

Online vergelijken

U kunt online de verschillende mogelijkheden voor een boekhoudprogramma voor een stichting of een vereniging vergelijken. Zodat u daar een goed beeld van krijgt, aan de hand van de belangrijke bovenstaande gegevens. Waarmee duidelijk wordt waar u rekening mee dient te houden, om daar een goede keuze uit te maken.
En heeft u in algemene zin interesse in een boekhoudprogramma? Vergelijk de verschillende pakketten die er beschikbaar zijn, zodat u daar op uw gemak een keuze uit kunt maken. Of neem contact op voor meer advies, we horen graag van u.