Digitale factuur maken: in de app of in een online factuurprogramma?

Een digitale factuur maken en benieuwd hoe je dat aanpakt? Je kunt dat tegenwoordig doen in handige apps, net als in het volledige online factuurprogramma. Online, omdat de programma’s in de cloud over het algemeen het best werken.

Let op: een digitale factuur is niet hetzelfde als een elektronische factuur. In dat laatste geval is er sprake van facturen die zonder tussenkomst van mensen kunnen worden uitgewisseld. Een digitale factuur is een (vaak) PDF-bestand dat u per e-mail kunt versturen, waardoor het niet meer nodig is om facturen uit te printen en op de post te doen.

Er zijn apps en online factuurprogramma’s beschikbaar. Een goed alternatief voor de software die u op een specifieke computer kunt gebruiken. Vanuit de cloud is het namelijk een stuk gemakkelijker om bij de klant op locatie of zelfs onderweg aan de facturen te werken. Zodat er geen kostbare tijd verloren gaat, en u op iedere computer toegang kunt krijgen tot de facturen en uw sjablonen.

Digitale factuur maken: gebruik een sjabloon

Die sjablonen zijn interessant, omdat ze ervoor zorgen dat u de facturen zo snel mogelijk kunt maken. Op basis van alle belangrijke informatie op de factuur. Volgens de richtlijnen van de Kamer van Koophandel en op basis van de informatie die de Belastingdienst daarop graag ziet. Door al die elementen in een sjabloon mee te nemen is het niet nodig om daar steeds zelf over na te denken.

Kies bij voorkeur een programma dat whitelabel-mogelijkheden biedt. U kunt dan zelf een factuur aanmaken, zonder dat duidelijk is welk programma u daarvoor gebruikt. In plaats daarvan kunt u gebruik maken van uw eigen huisstijl. Dat creëert herkenbaarheid bij uw klanten en afnemers, terwijl u bovendien werkt aan verdere naamsbekendheid. Twee belangrijke voordelen, op basis van een sjabloon dat u in de eigen huisstijl kunt opmaken om daar de facturen vervolgens mee te versturen.

In de app: ook onderweg

Tegenwoordig is mobiel online boekhouden enorm populair en blijft toenemen. U kunt een digitale factuur in de app maken of dat doen in het online factuurprogramma op de computer of een tablet. Steeds meer pakketten in de cloud bieden een app aan, vaak voor Android en iOS. Dat maakt het gemakkelijk om bij de klant op locatie of zelfs onderweg een factuur aan te maken.

Zorg er uiteraard eerst voor dat er een sjabloon beschikbaar is voor de factuur. Op die manier voorkomt u dat u daar op een mobiel apparaat mee aan de slag moet. In plaats daarvan is het voldoende om het sjabloon te kiezen, de juiste klant te selecteren en in te vullen welke diensten of goederen u leverde. Op basis daarvan kunt u de factuur opstellen, om die meteen per e-mail te versturen. Zorg er uiteraard wel voor dat er een Wifi-verbinding of een mobiele dataverbinding beschikbaar is, om de factuur op te sturen naar de klant.

Vaak zijn de bewerkingsmogelijkheden in een digitale factuur app beperkt. Houd er rekening mee dat u niet allerlei aanpassingen kunt doen. Zorg ervoor dat de facturen alvast klaarstaan in concept of maak gebruik van een handig sjabloon. Op die manier kunt u in een paar verloren momenten of bijvoorbeeld in de trein facturen versturen, gewoon door gebruik te maken van de app.

Online factuurprogramma: meer mogelijkheden

Wilt u wel aanpassingen kunnen doen aan de factuur of lukt het niet om het sjabloon op een eenvoudige manier aan te passen? Dan is het verstandig om gebruik te maken van het online factuurprogramma. Ook daarmee kunt u een digitale factuur maken, al heeft u er een computer of een tablet voor nodig. Op die apparaten lukt het vaak goed om een volledige browser te gebruiken. Daarmee kunt u inloggen in de cloudsoftware, om een factuur aan te maken of om aan het sjabloon te werken.

Gebruikt u een programma in de cloud? Dan heeft u opnieuw een dataverbinding nodig. Hier staat aan de andere kant tegenover dat u de facturen op iedere computer aan kunt maken. Er is geen sprake van lokale opslag, zodat u zich daar ook geen zorgen over hoeft te maken. Een prettig idee, zodat u de gegevens goed kunt beschermen en daar toch op iedere locatie goed aan kunt werken. U kunt een digitale factuur maken, om die meteen te versturen of om die alvast klaar te zetten. Het PDF-bestand is voldoende om uw klant te factureren, zodat hij of zij over kan gaan tot de betaling daarvan.

Facturatieprogramma’s vergelijken

Wilt u een factuurprogramma kiezen om digitale facturen te maken? Dan is het verstandig om de verschillende mogelijkheden te vergelijken. En beter nog, om die een keer uit te proberen. Op die manier kunt u het ene programma testen met een app, terwijl u een andere keer het online factuurprogramma gebruikt. Neem wel even de tijd om de software uit te proberen en een sjabloon aan te maken. Op die manier ervaart u hoe u er later daadwerkelijk gebruik van kunt maken, als u goed door heeft hoe het allemaal werkt.

U kunt een factuur maken met de verschillende programma’s die daarvoor beschikbaar zijn. Speciaal ontwikkeld voor de facturatie, aan de hand van één of meerdere sjablonen. Vaak whitelabel, waardoor er aan de buitenkant niet aan af te zien valt welk programma u gebruikt. Een prettig idee, omdat u op die manier uw huisstijl kunt voeren. Vergelijk de programma’s en app om een digitale factuur te maken, zodat u daar ook onderweg en bij de klant op locatie goed mee uit de voeten kunt.