Elektronisch factureren heeft de toekomst: daarvan is onder andere de Nederlandse overheid overtuigd. Nieuwe wetgeving die in november 2018 van kracht zou worden is uitgesteld tot 18 april 2019, maar feit is dat er een verandering aan zit te komen.
Vanaf dat moment wordt e-facturatie verplicht voor Aanbestede diensten, waardoor het belangrijk is om daar voorbereidingen voor te treffen. Het is vanaf dat moment voor deze diensten verplicht om een UBL-factuur te versturen, dus zorg ervoor dat het facturatieprogramma voor geschikt is.
[supsystic-price-table id=15]
e-Facturatie verplicht voor Aanbestede diensten
Elektronisch factureren (UBL) zal door de wetgeving verplicht worden voor Aanbestede diensten. Dat betekent volgens de Aanbestedingswet dat het gaat om diensten aan:
- De staat
- Provincie
- Gemeente
- Waterschappen
- Publiekrechtelijke instellingen (academische ziekenhuizen, omroepverenigingen en onderwijsinstellingen)
- Samenwerkingsverbanden van overheden en publiekrechtelijke instellingen
Het is in die gevallen belangrijk om te voldoen aan de nieuwe wetgeving. Dat betekent dat uw facturatieprogramma vanaf 18 april 2019 in staat moet zijn om een UBL-factuur te sturen voor de diensten of goederen die u levert.
Nieuwe elektronisch factureren wetgeving: wat houdt die in?
De nieuwe elektronisch factureren wetgeving is vormgegeven in de Europese richtlijn 2014/55/EU. Die stelt dat alle aanbestede diensten vanaf 18 april 2019 door middel van een UBL-factuur gefactureerd dienen te worden. Eerder stond de deadline op 27 november 2018, maar dat is helaas niet gehaald. Dat had te maken met het feit dat enorm niet op tijd werd gepubliceerd, waardoor er onvoldoende tijd voor bedrijven zou zijn om zich hier goed op voor te kunnen bereiden.
Uiteindelijk heeft de publicatie van de norm alsnog plaatsgevonden, waarin onder de besluiten het volgende te lezen is:
“UITVOERINGSBESLUIT (EU) 2017/1870 VAN DE COMMISSIE van 16 oktober 2017 betreffende de bekendmaking van de referentie van de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen overeenkomstig Richtlijn 2014/55/EU van het Europees Parlement en de Raad”.
Er is daarmee sprake van de officiële Europese Norm 16931, waardoor de implementatietermijn is gaan lopen. De Europese Unie heeft vervolgens vastgesteld dat bedrijven vanaf 18 april 2019 moeten gaan voldoen aan de nieuwe wetgeving. Dat betekent dat elektronisch factureren vanaf dat moment de norm wordt. En het is daarbij niet voldoende om een PDF-factuur te versturen. In plaats daarvan gaat het om facturen die systemen automatisch kunnen verwerken, zonder dat er sprake is van menselijke tussenkomst. Op die manier wordt het veel makkelijker om snel facturen te sturen en die te verwerken. Het moet er uiteindelijk voor zorgen dat facturen sneller betaald worden, omdat die niet meer blijven liggen als er te weinig capaciteit of mankracht is.
Voordelen van de nieuwe wetgeving
Elektronisch factureren op basis van de wetgeving zal een aantal belangrijke voordelen gaan bieden. Diverse bedrijven maken daar al vrijwillig gebruik van. Op die manier zorgen ze ervoor dat het veel makkelijker is om facturen snel te versturen en te verwerken. Die snelheid komt een korte betalingstermijn ten goede, en voorkomt bovendien menselijke fouten. Een elektronische UBL-factuur heeft een standaardformaat. Hierin zijn alle belangrijke gegevens opgenomen, aan de hand waarvan een systeem precies kan zien om welk bedrag het gaat en op welke rekening dat dient te worden overgemaakt.
De elektronische facturen nemen de foutgevoeligheid van facturatie weg. Dat betekent minder fouten en een snellere betaling, waardoor zowel de opdrachtgever als de klant daar op een fijne manier van kan profiteren. Dit betekent dat het facturatieproces in de toekomst een stuk makkelijker zal worden. De overheid maakt gebruik van de nieuwe wetgeving om een nieuwe norm in te stellen. Als bedrijven daar voor facturen bij Aanbestede diensten gebruik van gaan maken is de kans groot dat dit zich als een olievlek zal verspreiden. Op die manier neemt het aantal bedrijven dat hiermee zal werken snel toe, waardoor uiteindelijk ook het MKB en zelfs ZZP-ers hier gebruik van zullen gaan maken.
De nieuwe wetgeving voor elektronisch factureren voorkomt tenslotte dat er allerlei verschillende systemen ontstaan, met allemaal hun eigen standaarden. Er is nu vastgesteld wat de structuur voor de elektronische factuur moet zijn, waardoor het straks lastig wordt om daar nog van af te wijken. In plaats daarvan is er sprake van een heel duidelijke standaard, waardoor crediteurenadministraties en facturatieprogramma’s zich daarop kunnen richten. Zij kunnen er samen voor gaan zorgen dat het scannen en herkennen van elektronische facturen beter zal verlopen, om daar op een soepele manier gebruik van te kunnen maken.
Facturatieprogramma’s vergelijken: UBL-factuur versturen
Wilt u zelf aan de slag met elektronisch factureren? Om aan de wetgeving te voldoen of om alvast klaar te zijn voor de toekomst die snel lijkt te gaan veranderen? Het is verstandig om nu alvast rekening te houden met de UBL-factuur. Dit is het formaat voor elektronische facturen waar u voor de overheid gebruik van dient te gaan maken. De kans is wat dat betreft zeer groot dat dit ook de standaard zal worden en zal blijven voor facturen aan andere bedrijven en organisaties. Het is daarom verstandig om daar nu alvast naar te kijken op het moment dat u gebruik wilt maken van een nieuw facturatieprogramma.
Op zoek naar een mogelijkheid tot online factureren? Houd er rekening mee dat online factureren niet hetzelfde is als elektronisch factureren. In dat laatste geval is er sprake van een UBL-factuur, die systemen zonder tussenkomst van menselijk handelen met elkaar kunnen uitwisselen. Bij online factureren kan er sprake zijn van een PDF die u via e-mail verstuurt. Vergelijk online de verschillende mogelijkheden voor facturatie, zodat u daar een goede keuze uit kunt maken. Kies voor een pakket dat elektronisch factureren ondersteunt of maak gebruik van online factureren, afhankelijk van hoe u zaken wilt doen.