Eenvoudig facturen maken die snel betaald worden: 5 slimme tips

Eenvoudig facturen maken en ervoor zorgen dat die snel betaald worden? Met een paar slimme tips wordt het een stuk eenvoudiger om snel uw geld te ontvangen. Belangrijk, vooral als u werkt als ZZP-er of andere kleine ondernemer.

De facturatie is voor veel ondernemers een uitdaging. Hoe pakt u dat aan, zodat facturen goed aankomen en bovendien vlot worden betaald? Het blijkt grotendeels te liggen aan de manier waarop u de factuur opstelt en hoe u daar vervolgens mee omgaat. Het is belangrijk om er zelf voldoende tijd en moeite in te steken, uiteraard op de juiste manier en het juiste moment. Met een paar handige tips zorgt u er eenvoudig voor dat de volgende simpele factuur sneller wordt betaald. 

Tips om sneller betaald te krijgen

Benieuwd hoe u de factuur makkelijk kunt maken en sneller betaald kunt krijgen? We zetten een paar handige tips voor u op een rij:

• Factureer vooraf (in ieder geval gedeeltelijk)
• Maak het leuk om te betalen
• Stuur herinneringen
• Spreek een periodieke betaling af
• Gebruik een factuurprogramma

Factureer vooraf (in ieder geval gedeeltelijk)

Niet iets dat veel ZZP-ers en kleine ondernemers doen, maar wel een goed idee. Factuur zoveel mogelijk vooraf, of breng in ieder geval een gedeelte op voorhand in rekening. Op die manier went de klant alvast aan het idee om te betalen voor het werk dat u doet. Bovendien heeft u een deel van het geld alvast binnen, waardoor het na afloop niet nodig is om daar lang op te wachten.

Tip: offerte gemaakt en daarop akkoord van de klant? Breng alvast 25 procent in rekening. De rest van tijdens het project of daarna volgen. En blijkt het later toch meer werk? Trek tijdig aan de bel, om een meerwerkofferte uit te brengen of de extra uren los af te rekenen. 

Maak het leuk om te betalen

Een factuur ontvangen hoeft niet altijd vervelend te zijn, zeker niet als het leuk wordt om te betalen. Veel facturen hebben een vaste opmaakt, met daarop de feitelijke informatie. Maak het in plaats daarvan eens leuk om te betalen. Gebruik een factuur met een bedankje onderaan of met een knipoog.

De factuur met een bedankje valt in ieder geval op en is bovendien een leuk extraatje voor klanten die de PDF ontvangen. Dankzij de opvallende factuur is de kans groot dat die sneller betaald wordt, omdat het in ieder geval de aandacht trekt.

Let op: het bedankje mag niet ten koste gaan van de duidelijkheid. Zorg er wel voor dat alle gegevens duidelijk aanwezig zijn, zodat de klant weet wat er betaald moet worden en aan wie. 

Stuur herinneringen

Het sturen van een factuur alleen is helaas niet altijd voldoende. Soms zal u een beetje meer moeten doen, dus houd goed in de gaten wanneer de factuur verloopt. Hanteert u een betalingstermijn van 14 dagen? Stuur na die tijd dan ook daadwerkelijk een herinnering, om de klant aan te geven dat u het goed in de gaten zal houden.

Zodra de betalingstermijn is verlopen en er geen herinnering volgt is het risico groot dat de klant het idee heeft er nog wel even mee weg te komen. In plaats daarvan is het verstandig om tijdig een herinnering te versturen, net als een aanmaning als dat nodig is. Niet de leukste berichten, maar wel belangrijk om een simpele factuur op tijd betaald te krijgen. 

Spreek een periodieke betaling af

Wilt u eenvoudig facturen maken en die vlot betaald krijgen? Soms is het mogelijk om met klanten een periodieke betaling af te sluiten, als een soort abonnement. Werkt u welke maand een bepaald aantal uren voor een klant? Met een automatische factuur per maand en een periodieke betaling heeft u daar dan zo min mogelijk omkijken naar.

De klant kan een automatische betaling doen, zodat u daar niet steeds achteraan hoeft. U kunt de facturen automatiseren, als u daarvoor gebruik maakt van een factuurprogramma. Op die manier kunt u uw tijd besteden aan het werk voor uw klant, waardoor u er uiteindelijk beiden beter kan kunt worden. Uiteraard kan dit met een simpele factuur of een factuur voorbeeld van de KvK, om de klant te laten weten welk bedrag u maandelijks in rekening brengt voor de aangeboden werkzaamheden. 

Gebruik een factuurprogramma

De beste manier om eenvoudig facturen te maken en die bovendien vlot betaald te krijgen? Gebruik daarvoor een factuurprogramma. Dit maakt het stukken makkelijker om de factuur op te stellen, omdat u daar niet steeds handmatig mee aan de slag hoeft.

Tip: gebruik eenmalig een factuur voorbeeld van de KvK. Maak een sjabloon aan, waarmee u zorgt voor een goede basis. Pas daarop de klantgegevens, de werkzaamheden en het bedrag aan, zodat u heel eenvoudig veel facturen kunt maken.

In een goed factuurprogramma kunt u bovendien bijhouden welke facturen betaald zijn en welke er aan de andere kant nog open staan. Het is de makkelijkste manier om dit in te gaten te houden, zodat u op tijd een herinnering kunt versturen. Het factuurprogramma helpt facturen te maken, de openstaande facturen in de gaten te houden en bij te dragen aan een vlotte betaling door uw klanten. 

Simpele factuur: factuurprogramma’s vergelijken

Wilt u een simpele factuur maken en bent u daarvoor op zoek naar het juiste programma? Kijk goed naar de mogelijkheden om een sjabloon aan te maken en daarmee snel facturen op te stellen.

Kijk daarnaast naar de mogelijkheid om in de gaten te houden welke facturen er betaald zijn en welke er aan de andere kant nog open staan. Op die manier bent u daar altijd goed van op de hoogte, zonder dat dit veel tijd of moeite hoeft te kosten.

U kunt online een trial aanvragen voor de verschillende factuurprogramma’s, speciaal voor ZZP-ers, kleine MKB-organisaties en verenigingen. Tijdens de trial kunt u de software 14 dagen of een maand lang uitproberen. Het is de beste manier om de software goed te leren kennen, zodat u op basis daarvan vervolgens een keuze kunt maken.

Mocht u heel erg omhoog zitten en snel geld nodig hebben, overweeg dan factoring. Hierbij verkoopt u uitstaande facturen aan een andere partij die het geld gaat innen. Lees het volgende artikel als je denkt “wat is factoring“?