Het beste factuur programma kopen: 5 tips van ervaren ondernemers

By | 4 juni 2018

Het beste factuur programma kopen en benieuwd waarop te letten? Het is verstandig om uit te gaan van het type programma dat u nodig heeft. Als vereniging gelden er andere wensen en eisen dan wanneer u als ZZP’er of MKB-organisatie aan de slag gaat. Is er wel of geen sprake van inkoop en voorraad? Houd daar bijvoorbeeld rekening mee.

We vroegen 5 ervaren ondernemers naar hun tips voor de beste factuur software. Op basis daarvan zetten we een aantal handige adviezen op een rij:

  • Kies een factuur programma in de cloud
  • Probeer whitelabel factuur software te kopen
  • Kies een gebruiksvriendelijk factuurprogramma
  • Maak u alvast klaar voor elektronisch factureren
  • Zorg voor een koppeling met uw boekhoudpakket

Factuur programma in de cloud

Het factuur programma is om verschillende redenen een goede keuze. Eén van de ervaren ondernemers legde het ons helder uit. “We gebruiken al meer dan 5 jaar een programma in de cloud. Een hele vooruitgang, omdat we niet meer afhankelijk zijn van licenties voor het aantal computers dat we gebruiken. In plaats daarvan kunnen we altijd en overal inloggen. Dat betekent dat de administratief medewerker er op kantoor mee aan de slag kan. Terwijl ik ook onderweg of zelfs bij de klant op locatie werkzaamheden kan uitvoeren.”

Het is voor een factuur programma in de cloud uiteraard van belang om ervoor te zorgen dat er op belangrijke momenten een internetverbinding beschikbaar is. Het voorkomt andersom de noodzaak om een programma te ‘kopen’, omdat u daar voor een vast laag bedrag per maand gebruik van kunt maken. Tip: vergelijk zowel de kosten als mogelijkheden van de programma’s voor facturatie. Op die manier bespaart de software u veel tijd, waardoor een iets hogere prijs per maand onder de streep soms toch goedkoper uitpakt.

Whitelabel factuur software kopen

“Factuur software kopen? Zorg voor een whitelabel pakket, zodat u facturen kunt maken met uw eigen logo en huisstijl. Zonder dat de gegevens van het facturatieprogramma erop staan. Wij zorgen op die manier voor een professionele uitstraling van onze facturen, met de maximale herkenbaarheid op basis van het logo en de huisstijl.”

Op die manier kunt u een factuurprogramma kopen of gebruiken dat het makkelijk maakt om facturen op te stellen, te versturen en eventueel in te boeken. Tegelijkertijd kunt u dat doen in uw eigen stijl, zonder dat duidelijk is welke software u daarvoor gebruikt. Het komt de professionele uitstraling ten goede, waardoor dit vooral een goed idee is voor startende ondernemers en organisaties die zich graag professioneel willen profileren.

Gebruiksvriendelijk factuurprogramma

De diverse factuur programma’s bieden soms allerlei geavanceerde mogelijkheden. Dat lijkt op het eerste gezicht een goed idee, maar één van de ervaren ondernemers denkt daar net iets anders over. “Kies vooral een gebruiksvriendelijk programma. Kies voor software die zich gemakkelijk laat gebruiken, zodat daar zo min mogelijk kostbare tijd in gaat zitten. Uiteindelijk gebruikt u waarschijnlijk 20 procent van de functies voor 80 procent van de tijd. Allerlei overbodige functies maken de pakketten onnodig complex en soms duur, dus let vooral op de eenvoud.”

Met gebruiksvriendelijke factuur programma’s zorgt u ervoor dat u zelf de facturen kunt maken en versturen. Of dat u daar iemand voor aan kan nemen, die er relatief weinig tijd aan hoeft te besteden. Een prettig idee, omdat er op die manier uren overblijven voor andere belangrijke werkzaamheden binnen de organisatie.

Klaar voor elektronisch factureren

“We versturen inmiddels zoveel mogelijk elektronische facturen. Als volgende stap na de PDF-factuur, waardoor er geen mensen meer aan te pas hoeven te komen voor de verwerking daarvan. Voor ons heel prettig, omdat we onder andere werken voor de Rijksoverheid. Ik ga er bovendien vanuit dat ook steeds meer bedrijven hiermee gaan werken, waardoor ook de rest uiteindelijk de stap zal moeten maken.”

E-facturatie is op dit moment verplicht voor facturen aan de Rijksoverheid. Op basis van een e-factuur in het UBL-formaat. Dat maakt het mogelijk om de systemen voor facturatie onderling facturen uit te laten wisselen en die op een goede manier in te lezen. Iets dat niet lukt met een PDF. Al is dat al een hele verbetering ten opzichte van de papieren factuur. Volgens diverse ondernemers zal de ontwikkeling snel gaan. Waardoor het verstandig is om nu alvast een factuur programma te kiezen dat klaar is om in het UBL-formaat facturen te kunnen versturen en ontvangen.

Koppeling met uw boekhoudpakket

Zorg tenslotte voor een koppeling met het boekhoudpakket dat u gebruikt. Het is op die manier mogelijk om de facturen automatisch in de administratie op te laten nemen. Zonder dat u daar zelf mee aan de slag hoeft. Dat komt de snelheid van verwerken ten goede en beperkt het risico op fouten. Twee belangrijke voordelen, voor diverse ervaren ondernemers. “De facturen komen automatisch in de administratie terecht. Snel en zonder fouten, waardoor ik daar zo min mogelijk omkijken naar heb. Een heel prettig idee, omdat de administratie netjes op orde is en ik daar geen kostbare tijd aan hoeft te besteden.”

U kunt online een factuur programma uitzoeken, bijvoorbeeld door rekening te houden met de 5 bovenstaande tips en adviezen door ervaren ondernemers. Die maken al jaren gebruik van software voor hun facturatie, waarmee ze veel kostbare tijd besparen. Kostbare tijd, die anders op zou gaan aan het handmatig opstellen van een factuur. Net als aan het versturen daarvan en het verwerken in de administratie. Zaken die niet meer handmatig hoeven te gebeuren, mede omdat vergelijken van de software voor de facturatie de mogelijkheid biedt om daar op een goedkope manier gebruik van te maken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *