De administratie van een vereniging, wat komt daarbij kijken? En belangrijker nog, wat zegt de wet daarover? Het is belangrijk om rekening te houden met de wettelijke verplichtingen, zodat de administratie netjes aan de regels voldoet. Dat is belangrijk bij een eventuele controle, maar in meer bredere zin ook om ervoor te zorgen dat voor iedereen goed duidelijk is hoe de financiën ervoor staan.
De wet zegt een aantal dingen over de administratie van een vereniging, waaronder over de verantwoordelijkheid. Het is namelijk de penningmeester die de administratie over het algemeen zal doen, maar dat is niet de enige verantwoordelijke. Die verantwoordelijkheid geldt voor het hele bestuur, op basis van deze wettelijke verplichting:
‘Het bestuur is verplicht tot het houden van zodanige aantekeningen omtrent de vermogenstoestand van de rechtspersoon, dat daaruit te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.’
Dat betekent in de praktijk dat het belangrijk is om een uitvoerige boekhouding bij te houden. In een voorbeeld boekhouding van een vereniging moeten een aantal belangrijke zaken aanwezig zijn. Die moeten ervoor zorgen dat het lukt om de rechten en verplichtingen van de vereniging in kaart te brengen, aan de hand van de financiële gegevens die er zijn bijgehouden.
De wet verplicht een paar onderdelen binnen de administratie van een vereniging:
- De balans
Hieruit blijken de bezittingen en de schulden van de vereniging. Er is sprake van een kant met activa en een kant met passiva. Neem de belangrijke elementen van de balans door om na te gaan wat erop dient te staan. En hoe bijvoorbeeld de vaste, vlottende en liquide activa van elkaar verschillen. Aan de andere kant van de balans van een vereniging is er sprake van kort- en langlopende schulden. Net als het eigen vermogen van de organisatie. - Een staat van baten en lasten
De wet verplicht het daarnaast om een staat van de baten en lasten bij te houden, beter bekend als een winst- en verliesrekening. Die geeft goed aan welke kosten er zijn gemaakt en welke opbrengsten daar aan de andere kant tegenover staan. Met een uiteindelijke berekening van het saldo, om een winst of een verlies aan te kunnen duiden. - Een toelichting in de vorm van een jaarrekening
Tenslotte is het belangrijk om net als in een voorbeeld boekhouding voor een vereniging voor een duidelijke toelichting te zorgen. Er is sprake van een jaarrekening, aan de hand waarvan anderen na moeten kunnen gaan hoe het afgelopen boekjaar er financieel heeft uitgezien.
Die elementen samen zorgen ervoor dat u als vereniging de kans heeft om netjes aan de verplichtingen te voldoen. Zodat u aan kunt tonen dat u de financiële gegevens netjes bijhoudt. En zodat u de kans heeft om op ieder moment zelf na te gaan of er sprake is van gezonde financiën.
De taak van de penningmeester
Het kwam al even eerder aan bod, want binnen de administratie is er een belangrijke taak weggelegd voor de penningmeester. Die beheert de financiën van de organisatie en is daarmee dan ook degene die werkt aan de administratie van een vereniging. De penningmeester zorgt ook voor de verantwoording aan de rest van de leden, door middel van de jaarrekening die er jaarlijks moet worden opgesteld.
Om die jaarrekening te kunnen maken heeft de penningmeester de balans en de staat van baten en lasten nodig. Op die manier zorgt de wet ervoor dat alle middelen aanwezig zijn om duidelijk aan te geven hoe de vereniging er financieel voor staat. Het is belangrijk om alle financiële mutaties te registreren. Dat kan bijvoorbeeld door de verenigingsadministratie online bij te houden, maar in meer traditionele zin kan dat ook met andere pakketten.
Het is voor de penningmeester over het algemeen een goed idee om gebruik te maken van een boekhoudprogramma voor de administratie van een vereniging. Dat maakt het een stuk gemakkelijker om alles netjes bij te houden en er daarmee voor te zorgen dat er geen onduidelijkheden zullen ontstaan.
Subadministratie voor sponsoring en exploitatie van de velden
Verder is het binnen de administratie van een vereniging belangrijk om rekening te houden met eventuele benodigde subadministraties. Net als binnen andere organisaties met verschillende taken is het belangrijk om die goed los van elkaar te kunnen zien. Om de opbrengsten vanuit sponsoring niet te verwarren met de daadwerkelijke inkomsten uit de kernactiviteiten.
En om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat de exploitatie van de velden apart wordt bijgehouden, zodat het over een boekjaar mogelijk is om daar op een goede manier over te oordelen. We zetten twee voorbeelden van subadministraties voor verenigingen op een rij:
- Exploitatie van de velden
Zodra de velden ook door anderen dan de leden van de vereniging worden gebruikt is het verstandig om daar binnen de administratie van een vereniging een subadministratie voor aan te maken. Op die manier wordt het gemakkelijker om bij te houden wat de velden opleveren, buiten het eigen gebruik om. - Inkomsten uit sponsoring
Met name bij grotere verenigingen kunnen de inkomsten uit sponsoring behoorlijk oplopen. Ten opzichte van de andere inkomsten, waardoor het belangrijk is om die afzonderlijk bij te houden. Dat vergroot de duidelijkheid over de financiële positie en de resultaten uit de kernactiviteiten.
Maak de verenigingsadministratie online
Wilt u de administratie van een vereniging zo duidelijk mogelijk maken en die bovendien gemakkelijk bijhouden? Dan is een online boekhoudprogramma voor een vereniging of stichting waarschijnlijk de beste keuze. Door de verenigingsadministratie online te doen maakt u het een stuk gemakkelijker om er samen aan te werken. En makkelijker om de gegevens over te dragen aan iemand anders.
Op die manier voldoet u netjes aan de verplichtingen vanuit de wet voor de administratie van een vereniging. Terwijl u het ook uzelf zo makkelijk mogelijk kunt maken. Vergelijk de beschikbare pakketten. Om daar een goede keuze uit te maken voor de financiën van de vereniging.