CRM

CRM Systeem

Een CRM systeem, wat is dat en waarom kunt u daar niet meer zonder? Er is geen serieuze onderneming die geen crm pakket voor Customer Relationship Management gebruikt, waar de afkorting voor staat. Andersom zijn er allerlei pakketten beschikbaar, waardoor u wellicht door de bomen het bos niet meer ziet en het niet meevalt om een goede keuze te maken.

We leggen u graag helder uit wat CRM software is en hoe u daar gratis online gebruik van kunt maken.

CRM systeem voor MKB of ZZP heeft heel veel voordelen

Om het bijvoorbeeld uit te proberen, zodat u daar zelf de voordelen van kunt ontdekken. Om de relaties met uw klanten te beheren en bijvoorbeeld ook de projectadministratie naar een hoger niveau te tillen. Wat zijn aantrekkelijke mogelijkheden van de software, waarmee u de bedrijfsvoering efficiënter kunt maken en u zich bovendien professioneler kunt presenteren naar klanten.

Belangrijke voordelen, tegenwoordig steeds vaker vanuit de cloud en daardoor overal beschikbaar.

Om het beste CRM systeem te vinden is het verstandig om de software gratis uit te proberen, aan de hand van de proefaccounts die er beschikbaar zijn. Op die manier kunt u zelf ervaren hoe u klantgegevens kunt opslaan, ordenen, raadplegen en kunt analyseren. Voor een beter beeld van uw klanten. En nog belangrijker, voor meer inzicht in de behoeften van uw klanten om daar zo effectief mogelijk op in te spelen.

Wij zetten de verschillende online mogelijkheden voor CRM software en de pakketten voor u op een rij, zodat u daar op uw gemak een goede keuze uit kunt maken.

 

Wat is een CRM systeem?

De belangrijkste vraag: wat is een CRM systeem? CRM staat voor Customer Relationship Management. De software stelt de klant centraal, als belangrijke business-strategie voor steeds meer bedrijven. U gebruikt technologie om belangrijke gegevens van uw klanten te kunnen opslaan, ordenen, raadplegen en analyseren:

  • Opslaan

Het CRM pakket maakt het eenvoudig om belangrijke klantgegevens te kunnen opslaan. Dan gaat het om KvK-gegevens zoals de (bedrijfs)naam en contactgegevens, maar ook om meer geavanceerde informatie. Verzamel gegevens over de producten die een klant gebruikt, de vragen die klanten stellen en bijvoorbeeld de persoonlijke voorkeuren of andere trivia. U kunt alle data die u van een klant kunt verzamelen opslaan in een centraal systeem, om die nooit meer kwijt te raken en daar in het vervolg gebruik van te maken.

  • Ordenen

De CRM software biedt niet alleen de mogelijkheid om de data van klanten op te slaan, u kunt die tevens ordenen. Zo ontstaat er een duidelijk profiel, met bovenaan de contactgegevens en vervolgens bijvoorbeeld de gebruikte producten of diensten. Er is een apart gedeelte beschikbaar met specifieke voorkeuren van klanten en trivia, waardoor gegevens niet door elkaar gaan lopen. Vanuit een overzichtelijk dashboard haalt u eenvoudig de data naar voren waar u naar op zoek bent.

  • Raadplegen

Het CRM programma laat zich gemakkelijk raadplegen en zorgt er daarmee voor dat u op ieder moment snel op de hoogte bent van de informatie waar u naar zoekt. Sommige CRM programma’s zorgen er bijvoorbeeld voor dat u alle belangrijke gegevens bij de hand heeft zodra u een oproep ontvangt van een telefoonnummer gekoppeld aan een klant in het systeem. Zo bent u direct op de hoogte, om de klant zo goed mogelijk te woord te staan en een passende oplossing te vinden voor een vraag of ervaren probleem.

  • Analyseren

Tenslotte bieden CRM systemen de mogelijkheid om data te analyseren. Op klantniveau om die klant specifiek beter van dienst te kunnen zijn, maar ook op organisatieniveau. De voorkeuren van verschillende klanten geven gecombineerd een goed beeld van waar behoefte aan is. Zo kan CRM software helpen nieuwe producten of diensten te ontwikkelen, specifiek afgestemd op de behoeften van klanten. U krijgt een beter inzicht in uw doelgroep en de wensen die er (onbewust) leven, zodat u de organisatie daadwerkelijk klantgeoriënteerd kunt maken.

Een CRM systeem heeft op die manier verschillende functionaliteiten te bieden, waar u op uiteenlopende manieren gebruik van kunt maken. Vergelijk de verschillende pakketten voor CRM software en probeer die gratis uit. Online vanuit de cloud, waardoor het niet meer nodig is om de systemen of software op een computer te installeren.

CRM systeem vergelijken

Voordelen van een CRM systeem

Los van de specifieke mogelijkheden biedt een CRM systeem een aantal belangrijke voordelen. U kunt dan denken aan de centrale opslag van klantgegevens, de mogelijkheid tot analyses op medewerkerniveau en analyse van recente contactmomenten met klanten:

  • Centrale opslag van klantgegevens

Een CRM pakket biedt de mogelijkheid om klantgegevens centraal op te slaan. Zo heeft u alle gegevens altijd bij de hand, om daar eenvoudig het overzicht over te behouden. Daarnaast biedt het nog een ander belangrijk voordeel. U hoeft namelijk geen gebruik meer te maken van verschillende systemen.

Stel u voor dat u een adreswijziging doorvoert voor een klant. Het kan zijn dat dit op de ene afdeling bekend is, terwijl een andere afdeling of medewerker daar nog niet van op de hoogte is. Zonder CRM systeem kan er dan nog makkelijk correspondentie naar het oude adres gaan, terwijl de klant het idee heeft alles netjes door te hebben gegeven.

Een CRM pakket kan dit voorkomen, omdat een wijziging door een van de medewerkers ervoor zorgt dat de nieuwe gegevens ook op alle andere plekken in de organisatie meteen bekend zijn. Voorbeelden van betrouwbare en goede CRM systemen zijn: Exact Online CRM en Teamleader.

  • Analyse op medewerkerniveau

De programma’s voor CRM bieden bovendien de mogelijkheid om analyses te maken op het niveau van medewerkers. U kunt op die manier bijvoorbeeld nagaan hoeveel omzet verschillende medewerkers hebben weten te genereren en hoeveel nieuwe klanten verschillende medewerkers hebben aangebracht.

Dat geeft een goed beeld van de contacten die er hebben plaatsgevonden en de effectiviteit en productiviteit van verschillende klanten. Dankzij CRM kunt u eenvoudig meerdere inspanningen met elkaar vergelijken, bijvoorbeeld om bij te houden wat bepaalde wijzigingen in de aanpak opleveren (of kosten).

  • Contactmomenten met de klant in beeld

Tenslotte kunt u de contactmomenten met de klant op een heel duidelijke en overzichtelijke manier in beeld brengen. Ieder contactmoment kan worden vastgelegd. Op die manier kunt u eenvoudig nagaan of een contact geldt als ‘hot prospect’ en het bijna een klant is, of dat er meer inspanningen nodig zijn om de lead op te warmen en daar uiteindelijk een aanbod aan te kunnen doen.

De customer-journey komt veel beter in beeld, om potentiële klanten tijdens iedere fase de juiste informatie aan te bieden en aan de andere kant pijnlijke missers te voorkomen.

wat zijn voordelen van een crm systeem

Projectadministratie en meer

Het zijn de belangrijkste voordelen van de systemen en software op het gebied van CRM, al hebben die tegenwoordig natuurlijk veel meer te bieden. De verschillende ontwikkelaars bieden bijvoorbeeld mogelijkheden op het gebied van projectadministratie. Dat betekent dat de software meer te bieden heeft dan de mogelijkheid om relaties te beheren.

Door ook de administratie van projecten erin uit te voeren wordt het bijvoorbeeld duidelijk welke klanten het meest belangrijk zijn voor de organisatie. Op basis van omzet of op basis van groei, zodat u daar vervolgens de juiste hoeveelheid aandacht aan kunt besteden.

CRM systemen maken het mogelijk om de meest waardevolle klanten in beeld te brengen, om daar de inspanningen op te richten. Of om er andersom voor te zorgen dat de minder waardevolle klanten de aandacht krijgen die ze nodig hebben om wellicht van meer waarde te worden. De software maakt het makkelijker om efficiënt om te gaan met de verkoopinspanningen. Die efficiëntie maakt het vervolgens mogelijk om met minder middelen meer resultaat te behalen.

Zo verdient een investering in de CRM software zich uiteindelijk gemakkelijk terug, zelfs wanneer dat in eerste instantie niet direct nieuwe klanten oplevert.

Naast de mogelijkheid tot projectadministratie is er sprake van twee andere ontwikkelingen, die de aanvullende mogelijkheden van de CRM pakketten goed aangeven:

  • eCRM

eCRM staat voor de systemen en software die via internet gegevens van klanten verzamelen. Een belangrijke toevoeging, die het mogelijk maakt om snel meer data te verzamelen en op basis daarvan een rijker profiel van klanten op te bouwen.

De aanvullende gegevens maken het eenvoudiger om grondige analyses te maken en op basis daarvan beslissingen te nemen. Om klanten een aanbod te doen op basis van specifieke behoeften of om het juiste moment te kiezen om een potentiële klant te benaderen.

  • sCRM

sCRM staat voor social Customer Relationship Management en maakt heel specifiek gebruik van data vanuit de sociale media. Op die manier is het mogelijk om voorkeuren opgegeven op Facebook, gedrag op Instagram en activiteiten op LinkedIn mee te nemen in het opbouwen van een zo compleet mogelijk profiel.

Op die manier kunt u de eigen verzamelde klantgegevens aanvullen met online data, afkomstig van de activiteiten op de verschillende sociale media.

Online CRM software: in de cloud

De meeste CRM software werkt tegenwoordig in de cloud, waardoor het niet meer nodig is om de pakketten op een computer te installeren. Met name de pakketten voor het MKB en voor ZZP’ers zijn over het algemeen web-based. Daardoor draait de software op een centrale server, waar u via een internetverbinding goed gebruik van kunt maken. Op die manier kunt u er op kantoor, thuis en zelfs onderweg mee werken, mits er een werkende internetverbinding beschikbaar is.

Heeft u meerdere medewerkers? Dan maakt de online CRM software het vanuit de cloud mogelijk om daar samen aan te werken. Zelfs vanuit verschillende locaties en natuurlijk vanaf meerdere computers of mobiele apparaten. De cloud maakt het daarmee veel eenvoudiger om samen te werken en alle belangrijke gegevens altijd bij de hand te houden. Zo ziet u niets over het hoofd, om er in plaats daarvan voor te zorgen dat u altijd en overal betere beslissingen kunt nemen op basis van de data die er op dat moment toe doet.

Exact online CRM systeem vergelijken via Boekhoudprogramma-vergelijken.com

CRM software: gratis uitproberen

De keuze voor CRM software kan soms lastig zijn, vooral als u door de bomen het bos niet meer ziet. De verschillende cloud-pakketten bieden allemaal hun eigen voordelen en mogelijkheden, eventueel uitgebreid met eCRM en sCRM. Dat maakt het niet altijd gemakkelijk om daar een keuze uit te maken en daarvan zeker te weten dat het de juiste is. Om die reden is het verstandig om de software gewoon een keer uit te proberen.

U kunt daarvoor gebruik maken van een gratis CRM programma. Doorgaans is er een gratis proefaccount beschikbaar, zodat u de software een tijdje uit kunt proberen.

Het grote voordeel daarvan is dat u de gegevens van een aantal klanten kunt invoeren, om zelf na te gaan hoe dat het veel gemakkelijker maakt om het overzicht te bewaren. En indien u dat doet met een paar verschillende pakketten komt u er eenvoudig achter wat in uw geval het best werkt. Of welke software u gemakkelijk kunt integreren met de andere pakketten die u mogelijk al gebruikt.

Tip: kies niet automatisch het CRM systeem met de meeste mogelijkheden. Let in plaats daarvan ook op de gebruiksvriendelijkheid, vooral als u werkt met meerdere medewerkers. Uiteindelijk moeten zij er ook goed mee kunnen werken. Functies waar ze niet of nauwelijks mee overweg kunnen zullen uiteindelijk weinig worden gebruikt.

Beste CRM systeem: vergelijken

U kunt online het beste CRM systeem vergelijken, gewoon aan de hand van het overzicht dat we voor u hebben opgesteld. Bekijk de verschillende pakketten die er beschikbaar zijn, om daarvan de trial te proberen en op die manier op uw gemak een keuze te maken.

Het is uiteindelijk belangrijk om goed te kijken naar de functionaliteiten waar u naar op zoek bent. Vergelijk bijvoorbeeld de pakketten om de CRM software online te gebruiken, volledig vanuit de cloud. Op die manier bent u niet afhankelijk van een enkele computer of een systeem op locatie. In plaats daarvan kunt u er altijd en overal gebruik van maken, zodat u daar een uitstekende keuze mee maakt.

CRM systeem in Excel

Wil je een CRM programma in Excel gaan aanleggen of gebruiken? Wij adviseren om dit niet te doen. Waarom niet een CRM systeem in Excel gebruiken?

  • Geen Marketing automation mogelijk in combinatie met bijvoorbeeld e-mail
  • Slecht te koppelen aan andere systemen binnen je organisatie.
  • Er is een grote kans op fouten in het overzicht.
  • Je kunt het online of onderweg niet goed bekijken.
  • Als er meerdere mensen in werken, is dit foutgevoeliger.

CRM systeem in Excel