Online boekhoudsoftware voor ondernemers

Wat kan online boekhoudsoftware voor jouw onderneming betekenen?

Online boekhoudsoftware is voor elke onderneming een noodzaak omdat het je een helder beeld geeft over de financiële gezondheid van je bedrijf. Dit komt door precies te volgen hoeveel geld er in je bedrijf binnenkomt en hoeveel je uitgeeft. Het kan ook worden gebruikt om facturen te maken, uitgaven te volgen, een verscheidenheid aan rapporten te genereren en nog veel meer.

Het kiezen van boekhoudsoftware kan uitdagend zijn: er zijn zoveel verschillende administratieprogramma’s  beschikbaar en er is veel variatie in de functies die elke applicatie biedt en zelfs tussen de verschillende niveaus van hetzelfde boekhoudprogramma. Om deze reden is het voordat je een programma aanschaft belangrijk om te weten waar jouw boekhoudsoftware aan moet voldoen.

Voor deze boekhoudreview zijn we op zoek gegaan naar goed afgeronde boekhoudsoftware, die door de meeste kleine ondernemingen in een verscheidenheid aan industrieën kan worden gebruikt. We kozen voor cloud-gebaseerde/online boekhoudsoftware, die tools voor debiteuren en crediteuren bevatten.

Online boekhoudsoftware: wat we hebben getest en wat we hebben gevonden

Nadat we aan deskundigen hadden gevraagd wat ze belangrijk vinden bij online boekhoudsoftware, hebben we online naar de beste boekhoudsystemen voor kleine ondernemingen op de markt gezocht. We hebben beoordelingen van boekhoudkundige software en artikelen onderzocht en bijna 40 boekhoudprogramma’s voor kleine ondernemingen geïdentificeerd. Dit is onze top 3:

We hebben van elke website de software en de uitleg video’s of functie demo’s (indien beschikbaar) bekeken om zo de sites, die deze belangrijke functies niet hadden, al af te kunnen schrijven. Na het doen van dit voorwerk bleef er een lijst met 17 producten over. Vervolgens hebben we alleen voor de cloud-gebaseerde versies gekozen omdat deze de neiging hebben om een lagere upfront prijs te hebben, een betere productondersteuning te bieden en vaak door integraties extra functie-flexibiliteit te hebben.

We hebben ons bij alle 14 finalisten geregistreerd voor een proefaccount en zijn toen begonnen met onze testen. We hebben klanten- en leveranciersprofielen gecreëerd, een inventaris in het systeem ingevoerd en aangepaste factuursjablonen gemaakt. Wij hebben ook schattingen, facturen en inkooporders gemaakt.

We hebben de uitgaven bijgehouden en rapporten uitgevoerd. Tijdens het proces viel het ons op hoe gebruiksvriendelijk de software eigenlijk is, hoe makkelijk het is om de belangrijkste functies te vinden en hoe geschikt elk programma is voor het uitvoeren van de basistaken. We hebben deze gegevens en de onderstaande criteria gebruikt om het gebruiksgemak te berekenen en zo vervolgens de tien beste online boekhoudsoftware applicaties te kunnen kiezen. Je kunt meer lezen over onze bevindingen in de beoordeling van elk product.

Wij hebben elk boekhoudsoftware pakket aan de hand van de volgende criteria geëvalueerd:

• Gebruiksgemak
• Mogelijkheden voor debiteuren/crediteuren, inclusief tracking
• Connectiviteit met de bank
• Tools voor het herstellen van relaties
• Rapporten
• Applicatie voor de mobiele telefoon
• Tijdsbesparende automatisering
• Klantenondersteuning

Wat kun je verwachten van de online boekhoudsoftware?

Het maakt niet uit voor welke boekhoudsoftware je ook kiest, je zou hiermee een aantal basistaken kunnen afronden zoals:

• Het beheren van contactgegevens van klanten.
• Facturen maken met minimaal twee uitvoeropties: e-mail, print of omzetten naar PDF.
• Facturen aanpassen met de logo’s en de betalingsvoorwaarden van jouw bedrijf.
• De bedrijfsuitgaven bijhouden.
• Verschillende financiële rapporten uitvoeren

Bovendien moet de software inclusief gratis toegang voor je accountant zijn en integreren met een payment processor, zodat je klanten online, in slechts een paar klikken, hun facturen kunnen betalen.

Is online boekhoudsoftware beveiligd?

De beste online boekhoudsoftware maakt gebruik van bank-grade data-encryptie om zo jouw account te kunnen beschermen. Verder laat het toe om te kunnen kiezen voor 2-factor verificatie, waardoor je nog een extra beveiliging krijgt. Omdat de software cloud-gebaseerd is, zijn je gegevens, zelfs als je computer is gestolen of stukgaat, veilig.

Als je werknemers hebt of een accountant, die toegang hebben tot je boekhoudprogramma, kun je zelf bepalen, door het instellen van de gebruikersrechten, welke informatie ze te zien krijgen.

De beste boekhoudsoftware bevat ook een gedetailleerd overzicht of een auditlogboek, dat laat zien welke wijzigingen er zijn aangebracht in je records, op welke datum en op welk tijdstip door welke gebruiker gebruik is gemaakt van het programma en dat ook de wijzigingen, die in je boekhoudprogramma zijn gemaakt, controleert.

Online boekhoudsoftware: welke functies heb je nodig?

De beste boekhoudprogramma’s bevatten voor zowel debiteuren als betalingen, inventaris en vermogensbeheer een volledige reeks functies. Ze synchroniseren ook met je zakelijke bankrekeningen om je zo een actueel overzicht te geven van het geld dat binnenkomt in je bedrijf en van het geld dat er wordt uitgegeven.

Ze bevatten functies die je helpen om over te stappen naar een papierloos systeem, door je de mogelijkheid te geven om afbeeldingen van ontvangsten aan kostenverslagen te koppelen en om facturen via de e-mail te kunnen verzenden.

De meeste programma’s omvatten ook mobiele apps, die je kunt gebruiken om een verscheidenheid aan taken, inclusief het vastleggen van kosten en het creëren van facturen, te kunnen verwezenlijken. Hieronder hebben we een overzicht gegeven van de functies, die je echt op basis van jouw specifieke zakelijke behoeften, moet zoeken in een programma.

Je wilt tijd besparen

Veel boekhoudtaken zijn repetitief en online boekhoudsoftware kan een aantal van deze taken automatiseren om zo je workflow te stroomlijnen en je tijd te laten besparen. Ga op zoek naar software met de volgende automatisering:

• Verkoopopdrachten en offertes omzetten naar facturen: zodra een klant een schatting, verkooporder of citaat accepteert, kun je het document met een paar klikken omzetten naar een factuur. e-Boekhouden.nl, InformerOnline en Ficsus boekhouden kunnen dit met slechts enkele klikken doen. Je kunt ook de nieuwe factuur wijzigen als dat nodig mocht zijn. Negen van de producten die wij hebben beoordeeld, hebben deze functie.
• Terugkerende facturen: je kunt het systeem instellen om facturen voor terugkerende kosten, zoals abonnementen, zelf te verzenden. Meer dan de helft van de producten in onze beoordeling bieden deze functie.
• Automatische betalingsherinneringen: met deze functie kun je je klanten herinneren aan aanstaande en achterstallige betalingen. De helft van de programma’s, die we hebben beoordeeld, hebben deze functie en sommigen zoals Informer Online hebben ook een voorbeeld e-mailtekst, die je kunt gebruiken of eventueel kunt aanpassen. Je kunt dan zelf kiezen wanneer je wilt dat de aanmaningen worden verzonden. Sommige programma’s geven je ook de mogelijkheid om e-mails aan klanten te verzenden, nadat je hun betalingen hebt ontvangen.
• Verbinding maken met de bank: elk programma in onze beoordeling geeft je de mogelijkheid om verbinding te maken met je zakelijke bankrekeningen om zo een dagelijkse update van je transacties te kunnen ontvangen. Dit bespaart je de tijd en de moeite van het maken van handmatige uploads in het systeem. Het geeft je ook een dagelijks, in plaats van maandelijks, rekeningoverzicht. Dit helpt ook met het klantherstel, zodat je het tot een kleine dagelijkse taak kunt maken, in plaats van dat het een maandelijkse beproeving wordt.
• Klantherstel: dit hulpprogramma identificeert potentiële overeenkomsten tussen je banktransacties en de facturen, die je in de boekhoudsoftware hebt ingevoerd, waardoor je een gemakkelijk overzicht over je gegevens hebt. Je kunt dan de voorgestelde plannen goedkeuren of weigeren. De meerderheid van de producten die wij hebben beoordeeld, suggereren potentiële overeenkomsten, als je je accounts afstemt en een paar programma’s bevatten dit ook in hun mobiele apps.

Inventarisatie van de fysieke voorraad

Terwijl elke bedrijfssoftware voor een kleine onderneming, die we hebben beoordeeld, service-gebaseerde bedrijven en bedrijven met virtuele inventarisatie kunnen ondersteunen, hebben bedrijven die een fysieke inventaris verkopen minder keuzes, omdat veel applicaties een beperkte voorraadbeheer functionaliteit hebben.

Als de online boekhoudsoftware, die jou het best lijkt, geen voorraadbeheer heeft of als je extra functionaliteit nodig hebt, bekijk dan of het programma een invoegtoepassing of een integratie biedt. Zoek dan naar de volgende functies:

• Verkopers beheren: alle programma’s in onze beoordeling maken het mogelijk om verkopers aan je systeem toe te voegen, hoewel je vaak hogere serviceniveaus moet aankopen om deze functie te kunnen ontvangen.
• Aankooporders maken: hoewel zes van de door ons beoordeelde producten je in staat stellen om enkele bestellingen te kunnen doen, moet je bij drie van de programma’s hogere serviceniveaus kopen om toegang te kunnen krijgen tot deze functie.
• Voorraadbeheer: zes applicaties op onze lijst hebben inventarisbeheerfuncties, die het volgen mogelijk maken; één van deze applicaties geeft je echter geen voorraadniveaus, terwijl je facturen creëert, wat best problematisch kan zijn.

Je hebt een verkoopteam

De meeste boekhoudprogramma’s bieden tools, die ook nuttig kunnen zijn voor je verkoopteam, vooral als zij accounts bezoeken of buiten het kantoor werken. Elk programma stelt je in staat om extra gebruikers toe te voegen en hun toegang te beheren, hoewel sommige bedrijven je kunnen vragen om, afhankelijk van het aantal gebruikers, hogere serviceniveaus aan te kopen. Overweeg deze functies:

• Schattingen, verkooporders of offertes maken: als je verkoopteam voorstellen aanbiedt of als je klanten eisen dat je verkooporders indient ter goedkeuring, kan dit een belangrijke eigenschap zijn in het programma dat je zoekt. Negen van de producten, die wij hebben beoordeeld, bevatten tenminste één soort pre-factuur.
• Het bijhouden van de kosten: het merendeel van de boekhoudsoftware, die wij hebben beoordeeld, kunnen je kosten bijhouden. Maar als je opnieuw kosten berekent aan je klanten, hebben slechts zes van de programma’s dit vermogen. Verschillende programma’s bieden ook integratie met opsporingsprogramma’s voor kosten.
• Applicatie voor de mobiele telefoon: bijna elk boekhoudprogramma dat wij hebben beoordeeld, heeft een mobiele app en de meeste zijn compatibel met zowel Apple- als Android-apparaten. De functionaliteit van de apps varieert; met bijna alle apps kun je facturen creëren en verzenden en afbeeldingen opnemen in kostenrapporten. Sommigen geven je ook de mogelijkheid om contactgegevens van klanten te bekijken en betalingen te accepteren.

Online boekhoudsoftware: extra functies om te overwegen

Andere functies, die je kunnen helpen bepalen welke boekhoudsoftware het beste voor jouw bedrijf is, zijn onder meer:

• Betaalbare uren bijhouden: als je een consultant bent of als je bedrijf een agentschap is, die haar klanten per uur factureert, is het handig om over boekhoudsoftware met deze functie te beschikken. Slechts vier van de programma’s, die wij hebben beoordeeld, stellen je in staat om je gewerkte tijd bij te houden en te berekenen. Exact Online stelt je in staat om meerdere tijden op één lijn te combineren of afzonderlijk te noteren. Sommige programma’s integreren wel met programma’s, die de tijd bijhouden.
• PayPal-integratie: alle boekhoudsoftware, die wij hebben beoordeeld, bieden je een betalingsverwerking of integreert met een creditcardverwerkingsbedrijf, zodat je online gemakkelijk factuurbetalingen kunt accepteren. Zeven van deze programma’s integreren ook met PayPal, waardoor je klanten hun facturen via dit populaire platform kunnen betalen.
• Ondersteunt meerdere bedrijven: meer dan de helft van de door ons beoordeelde programma’s stelt je in staat om meer dan één bedrijf toe te voegen aan je account, hoewel sommige bedrijven hier wel extra kosten voor in rekening brengen.

In onze boekhoudprogramma vergelijker kun je zelf de functies selecteren die jij belangrijk vindt.

De verscheidenheid aan functies, die bij verschillende boekhoudsoftware zijn opgenomen, zorgen ervoor dat je kunt kiezen voor een programma, dat het beste bij je bedrijfsbehoeften past. Het automatiseert ook je workflow en bespaart je de tijd en de moeite voor het uitvoeren van herhalende boekhoudtaken.

De beste online boekhoudsoftware voor kleine ondernemingen omvat functies voor zowel debiteuren als het doen van betalingen, integreert met je bankrekeningen en maakt het opmaken van facturen minder tijdrovend en moeilijk. Ze zijn ook intuïtief te gebruiken, zodat je makkelijk kunt achterhalen hoe je deze basistaken kunt uitvoeren. E-Boekhouden.nl, Informer, Visma eAccounting, en Exact Online voldoen aan deze eisen en nog veel meer en verdienen daarom een plaatsje bovenaan onze lijst.

Onze praktijkgerichte testen zijn ontworpen om typische dagelijkse ervaringen met producten en diensten te kunnen simuleren. Tijdens het testen van de online boekhoudsoftware hebben we de gratis proefprogramma’s geëvalueerd. De softwarebedrijven hadden geen inbreng in onze testmethodologie en onze beoordelingen werden voor publicatie niet met hen gedeeld.