Eenvoudig je administratie opzetten voor je onderneming

Een simpele online administratie opzetten voor je eigen bedrijf?

Er zijn natuurlijk verschillende mogelijkheden waaronder online boekhouden, administratie programma’s of het door boekhouders laten uitvoeren.

Het is echter ook mogelijk alles zelf te doen en hier vrijwel geen geld aan kwijt te zijn. Dit kun je bijvoorbeeld in Excel doen of door het bij te houden in een ordner. Wij raden je aan om te kiezen voor een online boekhoudprogramma.

De administratie regels worden automatisch in het boekhoudprogramma bijgewerkt. Je kunt altijd een helpdesk bellen of mailen als je er niet uitkomt. Doordat je online je administratie doet, kun je niets kwijt raken door diefstal, brand of andere calamiteiten. En als laatste belangrijk pluspunt voor een online boekhoudprogramma; je kunt gelijk je facturen hier vanuit versturen. Wel zo makkelijk.

Zelf je online administratie opzetten

Ga je toch zelf je administratie opzetten in bijvoorbeeld een ordner, let dan op de volgende structuur; koop een aparte ordner voor je onderneming en maak daarin 5 tabbladen. De eerste 4 tabbladen zijn voor de kwartalen. Het vijfde tabblad is voor overige zaken.

Zorg dat je per kwartaal alle bonnetjes en facturen opvolgend in de ordner komen bij het juiste kwartaal. Zet op de bonnetjes en facturen waarvoor je het geld hebt uitgegeven, zodat je dit later eenvoudig terug kunt halen bij controle van de administratie.

Als je de btw-aangifte moet doen, maak je de balans op van het betreffende kwartaal en reken je uit wat je aan de Belastingdienst moet betalen. Aan het einde van het jaar reken je met alle kwartaalaangiften je jaarwinst uit en is je overzicht compleet.

Een administratie opzetten voor je bedrijf is verplicht

Het bijhouden van een overzichtelijk administratie is wettelijk verplicht. Een administratie opzetten is dan ook geen lichtzinnige keuze. Welke facturen staan nog open, stijgt de winst, hoe gaat het met de financiele kant van het bedrijf? Allemaal vragen waar een goede online administratie antwoord op geeft.

De administratie moet ook nog eens 7 jaar bewaard worden voor de Belastingdienst. De administratie opzetten op de juiste manier vanaf het begin van je onderneming is dus zeer belangrijk. Je moet o.a. de inkoop- en uitgaande verkoopfacturen, bankgegevens en privé of zakelijke uitgaven vastleggen in je bedrijfsadministratie.

Hoe kun je jouw administratie opzetten

De administratie is voor veel ondernemers een bijkomend noodzakelijk kwaad. Maar een goed ingerichte en actuele administratie is wel essentieel voor inzicht in kosten en inkomsten. Ook zorgt het ervoor dat je weet hoe je ervoor staat en wanneer je financiële voorzieningen moet treffen. Er zijn verschillende mogelijkheden om je administratie te regelen:

• Zelf doen met Excel: veel zelfstandig ondernemers kiezen er in eerste instantie voor om de boekhouding zelf te doen. Naarmate de onderneming zich verder ontwikkelt, komen ze hier vaak mee in de knoei. Er worden bijvoorbeeld fouten gemaakt in de administratie, met vervelende boetes van de Belastingdienst tot gevolg. Of aftrekposten worden onvoldoende benut, waardoor je geld laat liggen.
• Uitbesteden aan een traditionele boekhouder: je kunt ervoor kiezen om je boekhouding bij een traditionele boekhouder neer te leggen. Dit gaat wel gepaard met hogere kosten. Kosten die je als startende ondernemer juist probeert te mijden.
• Uitbesteden aan een online boekhouder: Als je de voordelen wilt van een boekhouder, maar niet de hoge kosten, kun je ervoor kiezen je boekhouding uit te besteden aan een online boekhouder. In dat geval kun je facturen online inboeken, waarna een boekhouder jouw administratie bijhoudt en de aangiften regelt. Deze optie heeft bovendien als voordeel dat je altijd snel inzicht hebt in de financiële gezondheid van jouw startende onderneming.
• De afgelopen jaren kiezen steeds meer ondernemers voor een online boekhoudprogramma. Boekhoudregels, facturatie, uren registratie, je btw-aangifte doen en nog veel meer. Online boekhoudsoftware helpt je bij al deze punten. Vergelijk altijd minimaal twee boekhoudprogramma’s met elkaar om een goed beeld te krijgen van de voordelen. Een proefaccount is in een minuutje aangemaakt en zo gedaan. Start hier de boekhoudprogramma vergelijking.

Mijn ervaring bij het opzetten van een administratie online

“Toen ik mijn webshop Keeperskleding.com begon, wilde ik daar al mijn tijd en energie in stoppen. Niet in al het papierwerk verwerken in de administratie. Doordat ik al bij het begin van de onderneming een goed administratie programma heb gebruikt, kon ik mijn focus en tijd op de ontwikkeling van mijn bedrijf houden. Én ik had direct een up-to-date boekhouding, waarbij ik snel inzicht had in mijn cijfers.

Dit zijn de eerste stappen die ik heb gedaan bij het opzetten van mijn administratie:

• Een systeem met mappen gemaakt, waarin ik mijn actiepunten en belangrijke documenten in opsloeg
• Mijn uren bijhouden. Aan het einde van elke dag vulde ik in hoelang ik had gewerkt. Hierdoor kon ik aantonen dat ik voldoende uren had gemaakt om recht te hebben op de kleine ondernemersregeling van de Belastingdienst.
• Een zakelijke rekening openen bij de Knab. Door de privé- en zakelijke administratie te scheiden, had ik een duidelijker beeld van mijn liquiditeit.
• Inschrijven bij de KvK en de Belastingdienst
• Een online boekhoudprogramma uitgekozen. Ik heb 3 boekhoudpakketen vergeleken. Exact Online, Informer Online en e-Boekhouden.nl. Exact was te duur voor mij bij de start. Informer en e-Boekhouden.nl waren vergelijkbaar. Je krijgt alleen bij e-Boekhouden.nl als startende ondernemer een jaar gratis boekhouden. Dat vond ik interessant genoeg om daar mijn administratie verder in op te zetten. En ik zit daar nog steeds naar volle tevredenheid.”

Voordelen van een overzichtelijke online administratie

Laat ik voorop stellen dat iedereen zijn eigen werkwijze heeft. Maar of je nu al een paar maanden bezig bent of nog moet beginnen. Je bent zelf het meeste geholpen met een administratie die is opgezet met overzicht.

Hoe sta ik er precies voor financieel? Welk bedrag moet ik voor de btw-aangifte reserveren? Zijn er grote facturen die eraan komen? En ga zo maar door. Niemand wil deze vragen niet kunnen beantwoorden. Dat zorgt voor onrust en onduidelijkheid. En dat kost je energie die je niet kunt missen als ondernemer.

Al jouw energie en focus moet liggen op het verbeteren van je bedrijf. Meer aandacht aan je productontwikkeling. Je eigen website analyseren en verbeteren. Een nieuwe actie bedenken om meer klanten te werven. En ga zo maar door. Als je administratie online goed is opgezet en heb je duidelijkheid financieel en kun je je op andere ondernemerszaken richten.

De eerste stap bij het opzetten van je zzp administratie

Als eerste heb ik een mappensysteem ingericht. Belangrijke verdeling hierbij is dat je een map hebt voor alle inkomende en een map voor alle uitgaande documenten.

Onderdelen van de map (of mappen als je veel documenten hebt) kunnen zijn:

• Inkomende facturen (rekeningen van leveranciers die je zelf nog moet betalen of al betaald hebt)
• Uitgaande facturen (facturen die je zelf hebt verstuurd naar klanten)
• Bankafschriften
• Belastingzaken (o.a. btw-aangiftes en inkomstenbelasting)
• Contracten en overeenkomsten met leveranciers en opdrachtgevers

Nu dien je regelmatig (1x per 2 weken of 1x per maand) deze mappen door te lopen en bij te werken. Facturen op tijd betalen, controleren of uitstaande facturen al betaald zijn of een herinnering sturen. Bankafschriften en bonnetjes op volgorde van datum sorteren. Hierdoor heb je een up-to-date inzicht in je ondernemers administratie.

Wil je deze werkzaamheden niet zelf doen maar je boekhouding uitbesteden? Er zijn aanbieders die deze werkzaamheden allemaal van je overnemen. Dit kost meer geld dan een online boekhoudprogramma, maar je houdt er zelf wel meer tijd aan over voor je onderneming. Een boekhoudprogramma vergelijking helpt je om te kijken welk administratiepakket het beste bij je past.

Digitale administratie opzetten

Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie digitaal op te zetten. Je hebt veel minder ruimte nodig om al je mappen te bewaren. Je kunt sneller werken doordat je alles op één plek hebt. En je kunt direct opgemaakte facturen inboeken in je digitale administratie. Eenvoudig en efficiënt vind ik.

Belangrijkste voorwaarde voor een digitale administratie (ook wel online administratie genoemd) is uiteraard dat alles digitaal gedaan wordt. Een offerte, factuur of overeenkomst dien je allemaal digitaal op te maken en te bewaren. In een online boekhoudprogramma kun je dit perfect bijhouden. Een koppeling met volgnummer zit hier vaak automatisch al in. Hiermee voorkomt een automatische nummer opvolging ook nog eens fouten in je digitale administratie.

Een ander voordeel is de automatische koppelingen die mogelijk zijn met een digitale administratie. Internet bankieren met de Knab bank of  andere banken wordt zo gekoppeld. Maar ook kassa systemen of andere systemen kun je eenvoudig koppelen. Dit scheelt veel werk en tijd. Daarbij kun je ook minder fouten maken bij het invoeren van je gegevens in een digitale administratie.

ZZP Administratie opzetten in Excel

Als je een hele simpele administratie moet bijhouden, kun je ook overwegen om een administratie in Excel op te zetten. Als je wilt beginnen zonder personeel, een leaseauto op naam van de zaak of andere lastigere onderdelen is Excel misschien een alternatief. Er zijn templates beschikbaar waar je op het 1^e blad enkele basisgegevens invult. Op het volgende tabblad kun je dan de rest van het geheel boeken. Groot nadeel van Excel is dat templates verouderd raken en de ondersteuning dan niet meer mogelijk is. Daarbij is er ook geen helpdesk te bereiken die jouw specifieke vraag kan beantwoorden.

Online administratie opzetten eenmanszaak

Een goede administratie is dé basis van een stabiele eenmanszaak. De administratie toont een up-to-date overzicht van alle uitgaven en inkomsten. Zo zie je direct hoe je bedrijf er financieel voor staat.

Een administratie opzetten voor een eenmanszaak is simpel. Er zijn een aantal regels waar je je aan dient te houden. In een online administratie programma staan deze regels al verwerkt. Hierdoor hoef je alleen de juiste gegevens in te vullen. Het administratie programma, ook wel boekhoudprogramma of boekhoudsoftware genoemd, werkt automatisch alles bij.

Eenvoudig een administratie opzetten is dus het handigste met een online boekhoudprogramma. Regels en wijzigingen die door de Belastingdienst worden opgelegd aan ondernemers, worden direct aangepast door de boekhoudsoftware leverancier. Hier heb je dus zelf geen omkijken naar.

Verder heb je nog de volgende onderdelen als je een zakelijke administratie gaat opzetten. Inkomende facturen, uitgaande facturen, urenregistratie of kilometerregistratie. Losse bonnetjes scan je in met de bijbehorende app en worden direct in je boekhouding verwerkt. Dit geeft je een heerlijk “financieel gevoel”.

Online administratie bijhouden

Door de administratie goed op te zetten, zijn niet al je zorgen voorbij. Je dient namelijk wel gestructureerd de gegevens bij te houden. Plan een vast moment in de week of iedere maand om de administratie bij te werken. Hierdoor houd je overzicht op je inkomsten en uitgaven en hoe je er financieel voorstaat.

Bewaar je administratie ten minste 7 jaar. Dit is verplicht door de Belastingdienst. Bewaar je gegevens op een voor jou toegankelijke en veilige manier. Maak digitale kopieën van al je facturen. In een online administratie programma is dit dus perfect geregeld. Online back-ups worden dan automatisch gedaan.

Mijn advies: zie er niet teveel tegenop, maar begin er gewoon aan. Je zult zien dat je heel veel zelf kunt met een online boekhoudprogramma. En kom je er een keertje niet uit? De klantenservice staat bijna 24uur per dag voor je klaar. Succes!