Boekhoudpakketten en facturatiesoftware zijn onmisbaar voor elke onderneming. Ze zorgen voor een correcte verwerking van facturen, btw aangiftes en financiële rapportering. Toch ligt er een groot pijnpunt dat vaak over het hoofd wordt gezien: het beperkte aantal verzendkanalen voor uitgaande documenten.
In de meeste systemen worden facturen simpelweg via een standaard e-mail verstuurd of via je printer afgedrukt. E-mails sturen lijkt efficiënt, maar is in werkelijkheid kwetsbaar en weinig controleerbaar. E-mails kunnen in spam terechtkomen, onderschept worden of onopgemerkt blijven. Bovendien heb je zelden zekerheid dat een factuur effectief werd ontvangen en geopend.
Het ontbrekende stuk: veilige en flexibele verzending
Vandaag is het perfect mogelijk om een boekhoudprogramma of facturatiesoftware via API te koppelen aan een gespecialiseerd verzendplatform. Zo’n platform focust zich volledig op het veilig en slim versturen van uitgaande documenten zoals facturen, rappels en aangetekende zendingen en andere belangrijke documenten.
Dankzij deze koppeling kan je facturen verzenden via beveiligde mail, digitale aangetekende zendingen, Peppol, Doccle of eBox. Je kiest per type document het meest geschikte kanaal, zonder manuele tussenstappen.
Meerdere verzendkanalen in één slimme flow
De echte meerwaarde zit in het combineren van verschillende verzendkanalen binnen één geautomatiseerde communicatieflow. Voor facturen kan je bijvoorbeeld starten met een beveiligde mail. Wordt deze na enkele dagen niet geopend, dan activeert het systeem automatisch een volgend kanaal, zoals een printtaak. Je facturen worden dan automatisch geprint, geënveloppeerd en verstuurd.
Met elektronische facturatie verhoog je de kans op ontvangst en vermijd je discussies over niet ontvangen facturen. Tegelijk behoud je een volledig overzicht van alle verzendpogingen en statussen.
Automatische opvolging van betalingen en rappels
Wanneer een factuur niet tijdig wordt betaald, moet er een rappel volgen. Slimmere software kan gekoppeld worden aan de bankrekening van je onderneming en automatisch controleren of het openstaande bedrag werd ontvangen. Is dat niet het geval, dan kan na een vooraf ingestelde periode automatisch een rappel worden verstuurd, fysiek of digitaal.
Blijft betaling uit, dan kan je eenvoudig overschakelen naar een digitale aangetekende zending. Dit is vaak een interessante eerste stap, omdat een digitale aangetekende verzending ongeveer zes euro goedkoper is dan een fysieke aangetekende brief. Een gekwalificeerde digitale aangetekende zending (eIDAS) heeft dezelfde bewijskracht als een papieren aangetekende zending. Reageert de ontvanger niet, dan kan het systeem automatisch een fysieke aangetekende zending laten printen en verzenden.
Efficiënter factureren begint bij slimme verzending
Boekhoudpakketten en facturatiesoftware zijn sterk in administratie, maar zwakker in verzending en opvolging. Door te kiezen voor een aanvullende oplossing die gespecialiseerd is in veilige en geautomatiseerde documentverzending zoals EasyPost, vul je dit tekort perfect aan.
Met een slimme API koppeling, meerdere verzendkanalen en automatische opvolging van betalingen werk je efficiënter, veiliger en professioneler. Zo maak je van je uitgaande documenten geen zwakke schakel, maar een strategische troef binnen je administratie.