De beste boekhoudsoftware kies je om te voorkomen dat je bedrijf in de problemen komt en om goed je financiën bij te houden.

Een van de voornaamste redenen waarom bedrijven falen, is dat er geen goed boekhoudsysteem aanwezig is dat waarschuwingssignalen kan geven. Hierdoor mist je bedrijf het inzicht in de financiën en kan het bedrijf zomaar niet aan zijn betalingsverplichtingen doen. Met grote gevolgen voor het voortbestaan van het bedrijf.

Je kunt ervoor kiezen om een ​​boekhoudsysteem handmatig op te stellen (met behulp van boekhoudkundige boeken), elektronisch (spreadsheets) of door gebruik te maken van  (online) boekhoudsoftware. Tenzij je voldoende kennis hebt van boekhouden, is boekhoudsoftware de beste en efficiëntste keuze en ga je online boekhouden met je bedrijf.

Wat te overwegen om de beste boekhoudsoftware te kiezen

Elk bedrijf heeft verschillende onderdelen nodig in zijn boekhoudsoftware. Bij het kiezen van de beste boekhoudsoftware, houdt dan rekening met alle of een aantal voor jouw relevante onderdelen:

• zal het systeem meerdere bankrekeningen kunnen verwerken
• berekent het systeem alle loonvereisten ( jaarlijks verlof, lang dienstverlof, enz.)?
• Controleert het systeem voorraad, werk in uitvoering, bestellingen, taken en andere vereisten voor taakbeheer?
• moet het systeem buitenlandse valuta verwerken?
• Spoort het systeem aparte financiële verslagen op voor elke onderneming of afdelingen binnen het bedrijf?
• is het systeem in staat om gekoppeld te worden aan andere systemen, zoals online betalingen?
• houdt het systeem gedetailleerde records bij over klanten? Inclusief wat zij kopen, hoe vaak zij kopen en wanneer ze kopen (vaak aangeduid als een Customer Relationship Manager-systeem)?

Wat zijn de beste boekhoudsoftware opties

Er zijn veel softwarepakketten op de markt waarmee zakelijke managers succesvol hun financien kunnen bijhouden zonder een boekhoudkundig diploma. Sommige van hen, zoals bijvoorbeeld Excel, hebben geen kosten. Enkele veelgebruikte boekhoudsystemen die door kleine bedrijven worden gebruikt zijn:

• e-Boekhouden.nl
• Exact Online
• MoneyMonk
• Informer Online
• Silvasoft
• Twinfield
• Snelstart
• Rompslomp

Boekhoudsoftware advies krijgen

Ben je nog niet zeker wat je moet kiezen? Wil je overleggen met een bedrijfsadviseur? Het is de moeite waard om te controleren of het boekhoudsoftware pakket Standard Business Reporting ondersteund. Hiermee kun je eenvoudig met de overheid, belastingdienst of banken aanleveren.

Het is ook een goed idee om andere ondernemers te vragen wat ze gebruiken. Als je het niet weet kun je altijd kijken naar een goede boekhoudsoftware vergelijking.

Een boekhoudsysteem instellen

Wanneer je uw financiële gegevens opbouwt, moet je ervoor zorgen dat u voldoet aan de nalevingsvereisten zoals de fiscale naleving.

Dit wordt gedaan door classificaties op te stellen, ook wel een grafiek van accounts genoemd. Een overzicht van de rekeningen is een overzicht van alle rekeningen die nodig zijn om de financiële transacties van het bedrijf te dekken. Classificaties worden gebruikt om winst- en verliesberekeningen te scheiden en om te laten zien waar een bedrijf geld maakt of verliest. Het wordt ook gebruikt om de algemene financiële positie van een onderneming in een balans te bepalen.

Hoe een tabel van accounts opstellen

Bij het opstellen van een grafiek van accounts moet je:

1. Definieer de verschillende accounts die in het bedrijf moeten worden gebruikt, zoals verschillende klassen van activa, passiva, uitgaven en omzet.
2. Maak een lijst van al deze financiële classificaties zoals hierboven vermeld – dat wil zeggen elk ander type rekening voor activa, passiva, omzet en uitgaven.
3. het kan handig zijn om een ​​nummeringssysteem toe te wijzen voor elk account in de rekeningkaart, zoals alle activa-accounts onder het 1000-nummer zijn ingedeeld en alle aansprakelijkheidsrekeningen worden ingedeeld onder het 2000-nummer, etc.
4. toewijzen verschillende sub accounts onder deze hoofdrekeningen
5. Afhankelijk van het niveau van de informatie die je nodig hebt, bepaal of elke sub account sub accounts nodig heeft.

De grafiek van de rekeningen is zeer belangrijk voor de algehele effectiviteit en nauwkeurigheid van je boekhouding, dus als je denkt dat je het niet genoeg begrijpt, moet je dit met je boekhouder of accountant bespreken voordat je je boekhouding opzet.

Je boekhouder of accountant kan je helpen om een ​​zinvolle kaart van accounts op te stellen als je denkt dat je dit zelf niet kunt doen.

Online boekhoudsoftware pakketten hebben een vooraf gedefinieerde grafiek van rekeningen die je kunt toewijzen aan jouw eigen financiële transacties.

Tips voor het kiezen van de beste boekhoudsoftware

Wil je gebruik maken van een boekhoudprogramma? Het gebruik van boekhoudsoftware bespaart uren van je tijd. Zeker in vergelijking met het handmatig verwerken van de boeken. Daarbij is het meestal efficiënter dan het gebruik van een spreadsheet.

Het komt omdat de boekhoudsoftware de overdracht van redundante gegevensvermindering vermindert of elimineert. Zoals het invoeren van het adres van de klant op de offerte, de werkorder en vervolgens de factuur. Als je een ondernemer bent zonder werknemers. Weinig of geen inventaris en een handvol klanten hebt. Heb je wellicht zelfs geen boekhoudsoftware nodig, of er zijn gratis of goedkope software voor boekhoudsoftware beschikbaar.

Kleine ondernemers die een inventaris hebben en meer klanten of werknemers hebben, zullen veel tijd besparen en nauwkeuriger werken als ze de beste boekhoudsoftware voor hun bedrijf gebruiken.

De meeste boekhoudsoftware is veel makkelijker te gebruiken dan dat het ooit was. Ze zijn ook ontworpen voor gebruiksgemak door een persoon zonder boekhoudkundige achtergrond.

Welke boekhoudsoftware functies heb je nodig?

Maak een lijst met kleine bedrijfsspecifieke functies die je nodig hebt om je bedrijf te runnen. De meeste kleine boekhoudkundige kenmerken omvatten:

• Btw-aangifte
• Voorraadbeheer
• Online factuur maken
• Offerte beheer
• Beheer klantencontacten of werk met je huidige contact management software
• Ondersteuning van je bankrekening om betalingen te accepteren
• Budgettering
• Schattingen
• Urenregistratie
• Loonlijst
• Bedrijfsbelastingrapportage.

Industrie-specifieke boekhoudsoftware

Sommige boekhoudsoftware is speciaal ontworpen voor industrieën zoals bouw, fabricage en groothandel distributeurs. Als jouw kleinbedrijf in een industrie zit met specifieke boekhoudkundige vereisten, kan er software zijn met kenmerken die aan die vereisten voldoen.

Praat met anderen over administratiesoftware

Voordat je online boekhoudsoftware kiest, praat dan met tenminste drie andere mensen die gebruik maken van de beste boekhoudsoftware in bedrijven die vergelijkbaar zijn met de jouwe. Bespreek wat ze vinden van hun boekhoudsoftware en wat er verbeterd moet worden.

Er is in jouw ogen wellicht geen perfecte boekhoudsoftware, maar wordt niet ontmoedigd. Het doel is om de beste boekhoudsoftware te vinden die aansluit bij jouw zakelijke behoeften.

Meer rekeningkundige boekhoudsoftware overwegingen

Nu je de boekhoudkundige software keuzes hebt verlaagd, ga dan een boekhoudprogramma vergelijken. Denk ook na of de boekhoudsoftware mee zal groeien met jouw bedrijf? Ontdek of de software modules heeft die je later kunt toevoegen indien nodig. Een module die vaak wordt toegevoegd nadat een bedrijf groeit is voor loonadministratie.

Als modules kunnen worden toegevoegd, wordt dan de software eenvoudig opgewaardeerd? Of exporteert de software naar een data-indeling, zoals CSV, zodat het kan worden gelezen als je later naar een andere boekhoudsoftware leverancier wilt overstappen? Welke boekhoudsoftware ondersteunt jouw bank? Door transacties van jouw bank te kunnen downloaden, bespaar je veel tijd. Dus vind uit met welke boekhoudsoftware jouw bank werkt.

Desktop of Online boekhoudprogramma?

Online boekhoudsoftware is web-based software die veilig en overal via internet bekeken kan worden. Online boekhoudsoftware is vooral handig voor het verkrijgen van boekhoudkundige gegevens en records op meerdere computers.

Kan toegang voor sommige gebruikers beperkt worden?

Als meer dan één persoon de boekhoudsoftware gebruikt, kan één persoon volledige toegang hebben tot alle functies. Anderen hebben dan alleen toegang nodig tot gegevensinvoergebieden en geen rapporten.

Komt de boekhoudsoftware met een gratis proefaccount?

Het is altijd het beste als je de software kunt proberen voordat je een abonnement afsluit. Om te zien hoe handig de software documentatie is, klik op Help in de gratis proefperiode en zoek een gebruikershandleiding of tutorial. Start hier de boekhoudprogramma vergelijker.

Accounting Software Support Opties

Vergeet niet om de ondersteunende kosten in jouw boekhoudkundige budget vast te stellen. Sommige boekhoudsoftware biedt ondersteuning op basis van vergoeding per e-mail of telefoon vanaf het moment dat je de software begint te gebruiken.

Het is echter gebruikelijk dat de kosten van kleine bedrijfsspecificatiesoftware voor een bepaalde periode kosteloos wordt ondersteund, zodat je vragen kunt stellen wanneer je de software voor het eerst begint te gebruiken. Na die periode betaalt je bij sommigen maandelijks, per kwartaal of per jaar, ondersteuning. Bij e-Boekhouden.nl is deze ondersteuning altijd gratis.

De beste boekhoudsoftware kan een gratis online gebruikersforum hebben waar je ook vragen kunt stellen.

Betaal niet voor functies die u niet zult gebruiken

Een kleiner, minder complex bedrijf heeft minder functies nodig dan een groter bedrijf. Onthoud de vraag in stap 3 over het upgraden of toevoegen van modules aan de boekhoudsoftware. Ongeacht hoe onweerstaanbaar extra “fluitjes en klokken” lijken, weersta ​​de verleiding om meer boekhoudsoftware modules te kopen dan je nodig hebt.

Over het algemeen betaal je meer voor meer functies in boekhoudsoftware en als jouw bedrijf genoeg groeit om robuuste financiële eigenschappen te hebben, zijn de kosten gerechtvaardigd.

Gebruik een accountant of boekhoudsoftware?

Administratiesoftware vervangt geen accountant om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf voldoet aan wettelijke boekhoudkundige en fiscale praktijken. De beste boekhoudsoftware, neemt je elke dag boekhoudkundige taken uit de handen. Dit bespaart flink voor een klein bedrijf.

Goed, elke boekhoudsoftware heeft de rapporten die u maandelijks, kwartaal en jaarlijks aan uw accountant moet verstrekken. Ofwel kunnen de rapporten worden afgedrukt of ze kunnen elektronisch aan een accountant worden geleverd.

Vraag uw accountant welke rapporten nodig zijn en wees zeker dat u ze kunt genereren met de boekhoudsoftware die u overweegt.

Lees hier meer over de rol en kosten van een boekhouder.