Administratie voor de stichting: belangrijk tijdens de oprichting

By | 21 mei 2018

De administratie voor de stichting opzetten? Een belangrijke stap tijdens de oprichting. Met handige vereniging administratie software of een boekhoudprogramma voor de stichting. Maar, wat komt er nog meer bij kijken om alles vanaf de start in goede banen te leiden? We zetten een aantal belangrijke stappen op een rij, waar de administratie het slotstuk van vormt.

Begin met een beleidsplan en de conceptstatuten, om vanuit daar voor de oprichting te kunnen zorgen. De administratie is van belang zodra de vereniging actief is, waardoor dat niet de eerste prioriteit heeft. Maak een afspraak bij de notaris en bij de Kamer van Koophandel. Open een bankrekening en stel de begroting op. Vervolgens wordt het tijd om gebruik te maken van vereniging administratie software of een boekhoudprogramma voor de stichting. En is alles in gereedheid? Dan kunnen jullie starten met de stichting of de vereniging, zonder zorgen over de administratieve, fiscale en juridische zaken.

Het beleidsplan en de conceptstatuten

Het oprichten van een stichting of een vereniging begint met een beleidsplan. Dit biedt inzicht in de manier waarop u het werk zal verrichten en welke doelstellingen er zijn vastgesteld. Zorg in ieder geval voor een duidelijke beschrijving van de activiteiten en de doelstellingen, net als van de doelgroep en de financiële activiteiten. Het zijn belangrijke onderdelen van het beleidsplan, waar uiteindelijk ook de administratie voor de stichting de vruchten van kan plukken.

Let op: de ANBI-status als stichting verkrijgen? Dan is het beleidsplan van essentieel belang.

Zodra het beleidsplan er ligt wordt het tijd om de statuten in concept op te gaan stellen. Het zijn de belangrijkste regels van de stichting, waar iedereen zich aan dient te houden. Het is verplicht om die vast te laten leggen bij de notaris, en bovendien in de Nederlandse taal. Houd er rekening mee dat het niet gemakkelijk is om de statuten naderhand te veranderen. Denk hier goed over na en win bijvoorbeeld advies in bij andere stichtingen of bij bestuurders die daar ervaring mee hebben.

Langs de notaris en naar de Kamer van Koophandel

Om de statuten vast te leggen en de stichting daadwerkelijk op te richten dient u een afspraak te maken bij de notaris. De stichting is een rechtspersoon, vandaar dat het ook belangrijk is om daar naderhand een administratie voor bij te gaan houden. Bij de notaris kunt u zorgen voor de oprichting. Een stichting heeft geen leden en zal met behulp van een vermogen de doelstellingen nastreven zoals beschreven in de statuten. Zowel een notariële akte als een testament bieden basis voor de oprichting daarvan.

Een andere officiële stap zet u bij de Kamer van Koophandel (KvK). De notaris kan de inschrijving daar verzorgen, waardoor het niet nodig is om dat zelf te doen. Het is in alle gevallen verstandig om voor een inschrijving bij de KvK te zorgen. Dat is vooral prettig zodra er een goede administratie voor de stichting is en u zaken wilt doen met leveranciers of met afnemers.
Let op: laat u de stichting oprichten bij de notaris door middel van een notariële akte? Dan is het verplicht om een inschrijving bij de Kamer van Koophandel te (laten) verzorgen.

De bankrekening en de begroting

Ter voorbereiding op de administratie voor de stichting is het verstandig om alvast een bankrekening te openen. Die rekening is nodig om het werk te kunnen verrichten, zoals beschreven in de statuten en in het beleidsplan.

Tip: kies voor een zakelijke rekening, op naam van de opgerichte stichting. Het is een eigen rechtspersoon, zodat u op basis daarvan de rekening kunt openen. Vraag bij de banken naar de speciale pakketten die er hiervoor beschikbaar zijn.

Het is de moeite waard om de zakelijke bankrekeningen te vergelijken bij de diverse banken. Op die manier lukt het om de administratie later goed op te zetten en de financiële zaken op een goede manier af te laten wikkelen.

Stel vervolgens een begroting op. Het is gebruikelijk om dat voor een bepaalde periode vooruit te doen, waardoor goed duidelijk wordt hoe de toekomst eruit zal gaan zien. Maak een overzicht van de te verwachten uitgaven en inkomsten, om op basis daarvan na te gaan hoe de financiële gezondheid eruit zal gaan zien. Het gaat uiteraard om een verwachting, maar probeer daarin zo nauwkeurig mogelijk te werk te gaan. Op die manier neemt de duidelijkheid en overzichtelijkheid toe, iets waar de gehele stichting veel profijt van zal hebben.

Stel de administratie voor de stichting op

Tenslotte is het tijd om de administratie voor de stichting op te gaan zetten. Dat kan aan de hand van vereniging administratie software of met een boekhoudprogramma voor een stichting. Het is daarbij uiteraard belangrijk om netjes te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die er gelden. Zorg er daarmee voor dat de administratie netjes aan de eisen voldoet en dat u zelf de mogelijkheid heeft om alles overzichtelijk op een rij te zetten.

We maken het u graag gemakkelijk om een geschikt programma te kiezen. Een boekhoudprogramma voor een vereniging of een stichting, specifiek afgestemd op de manier waarop u daar waarschijnlijk gebruik van zal maken. En benieuwd naar de andere boekhoudprogramma’s die er beschikbaar zijn? U kunt ze online met elkaar vergelijken, om daar een goede keuze uit te maken.

Op die manier helpen we u graag op weg om een stichting op te richten. Volgens de officiële kanalen en inclusief de administratie. Belangrijk, om de financiële toekomst op een gezonde manier in te richten en niet voor vervelende verrassingen te komen te staan.

Category: Blog

About Patrick

Patrick is al vanaf het begin betrokken bij het team van Boekhoudprogramma-vergelijken.com als redacteur. Hij schrijft artikelen en berichten die ondernemers onafhankelijk informeert over de voors en tegens van verschillende boekhoudpakketten. Daarnaast voorziet hij met zijn uitgewerkte artikelen ondernemers (starter, zzp'er en mkb'er) van praktische tips en trucs rondom het opzetten van een gestroomlijnde (administratieve) workflow. Altijd geschreven vanuit het gemak voor de ondernemers als uitgangspunt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *