Effectief voldoen aan de bewaarplicht administratie

Als ondernemer sta je niet alleen voor de uitdaging om je bedrijf te laten floreren, maar ook voor de verantwoordelijkheid om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals de bewaarplicht administratie. Deze verplichting reikt verder dan alleen het bijhouden van je financiële gegevens; het omvat ook het zorgvuldig bewaren van alle achterliggende stukken. In dit artikel nemen we een diepgaande duik in de bewaarplicht administratie, met specifieke aandacht voor termijnen, vereisten, en praktische tips.

Termijnen en verplichtingen

Een centraal onderdeel van de administratieplicht voor ondernemers is de bewaarplicht. Over het algemeen dien je je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Echter, wanneer het gaat om gegevens met betrekking tot onroerend goed, zoals bedrijfspanden, verlengt deze termijn zich tot 10 jaar. De bewaartermijn is eveneens 10 jaar als je gebruikmaakt van het éénloketsysteem voor btw-doeleinden bij verkopen aan klanten in de EU via de One Stop Shop-regeling.

Belangrijk!

Let goed op de actualiteitswaarde van gegevens; de bewaartermijn begint na het vervallen van deze actualiteitswaarde.

Bijvoorbeeld; Een leasecontract van 4 jaar is niet langer actueel na beëindiging, waarna de bewaartermijn van 7 jaar begint.

Wat te bewaren?

Alle administratieve vastleggingen die relevant zijn voor belastingheffing vallen onder de bewaarplicht. Voor een eenmanszaak of vof zonder personeel betekent dit in ieder geval het bewaren van basisgegevens, waaronder:

• Gegevens over in- en verkoop
• Informatie over voorraad
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• Grootboek

Maar vergeet ook niet aanvullende documenten zoals contracten, kladaantekeningen, kassarollen, offertes, vrachtbrieven, (digitale) agenda’s, e-mails, zowel digitale als papieren facturen, bankafschriften, rittenregistratie, urenregistratie, en meer.

Speciale aandacht voor boekhoudpakketten

Werk je met een online boekhoudpakket? Naast de genoemde basisgegevens, is het van belang om stamgegevens met betrekking tot bijvoorbeeld artikelbestanden, debiteuren en crediteuren te bewaren. Deze stamgegevens vormen een vast onderdeel binnen het boekhoudpakket en dienen digitaal beschikbaar te zijn voor een volledige administratie.

Slim omgaan met facturen

Een cruciaal onderdeel van de bewaarplicht is de correcte omgang met facturen. Het bewaren van facturen gaat verder dan simpelweg opslaan; enkele essentiële stappen omvatten:

Bewaren in originele staat:

Facturen dienen bewaard te worden zoals ze zijn ontvangen, in hun originele staat. Dit impliceert dat digitale facturen ook digitaal bewaard moeten blijven.

Uitdagingen bij digitaal bewaren:

Uitprinten van een digitale factuur voor fysieke opslag wordt niet beschouwd als het behouden van het origineel. Het oorspronkelijke digitale bestand moet ook bewaard blijven.

Bewijs van onaangetaste factuur:

Het is niet voldoende om alleen de factuur op te slaan. Een ondernemer moet kunnen aantonen dat de factuur na ontvangst niet handmatig is aangepast. Het bewaren van bijvoorbeeld de e-mail waarin de factuur als bijlage is ontvangen, biedt dit bewijs.

Digitalisering en papieren documenten

Het digitaliseren van papieren bonnen en facturen is toegestaan, maar het brengt uitdagingen met zich mee. Vooral bij contant betaalde bonnen en papieren facturen zijn er specifieke overwegingen:

Contant betaalde bonnen:

Bonnen die contant zijn betaald en vervolgens zijn ingescand, zijn lastig te controleren op echtheid. Als er geen afspraken zijn gemaakt met de Belastingdienst, dienen de originele bonnen bewaard te blijven.

Papieren facturen:

Papieren facturen mogen worden ingescand en digitaal bewaard. Echter, het behouden van het origineel wordt aanbevolen tenzij anders overeengekomen met de Belastingdienst.

Let op!

Het weggooien van originele stukken vereist strikte naleving van voorwaarden en specifieke eisen aan de administratieve organisatie van het bedrijf. Niet naleven kan leiden tot het niet voldoen aan de bewaarplicht.

Conversie van papier naar digitaal

Wanneer je papieren facturen of bonnen converteert naar digitale bestanden, dien je rekening te houden met enkele belangrijke aspecten:

Volledige conversie:

Conversie impliceert een volledige overzetting van gegevens. Bij het scannen van een document moeten alle pagina’s, inclusief voor- en achterzijde, en bijlagen worden geconverteerd.

Behoud van echtheidskenmerken:

Echtheidskenmerken zoals papiersoort, kleur, logo, en watermerk moeten worden behouden tijdens conversie. Vaak gaan deze kenmerken verloren, wat de echtheid in gevaar brengt.

Compensatie via technische en organisatorische maatregelen:

Als echtheidskenmerken verloren gaan, dienen technische en/of organisatorische maatregelen te worden genomen om dit te compenseren. De administratieve organisatie moet zo zijn opgezet dat een sluitend verband kan worden aangetoond tussen de binnenkomst, verwerking, en betaling van een factuur.

Belastingdienst en geautomatiseerde administratie

Voor uitgebreide informatie over geautomatiseerde administratie en het maken van afspraken met de Belastingdienst over de fiscale bewaarplicht, is de brochure van de Belastingdienst een waardevolle bron. In hoofdstuk 4 van de brochure vind je gedetailleerde richtlijnen over het maken van deze afspraken bij het belastingkantoor in jouw regio.

Optimaliseer je administratie met online boekhoudprogramma’s

Naast het voldoen aan de bewaarplicht is het verstandig om verder te kijken en je administratie te optimaliseren. Overweeg het gebruik van boekhoudprogramma’s en vergelijk de mogelijkheden die aansluiten bij jouw bedrijfsbehoeften. Een online boekhoudprogramma biedt niet alleen efficiëntie, maar helpt ook bij het voldoen aan wettelijke vereisten.

Een robuuste administratie als fundament voor succes

Het voldoen aan de bewaarplicht administratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar het legt ook het fundament voor een solide bedrijfsvoering. Door zorgvuldig om te gaan met documentatie, facturen, en digitale conversie, vermijd je niet alleen mogelijke boetes maar creëer je ook een gestroomlijnde administratieve basis. Als ondernemer is het cruciaal om bewust te zijn van deze verplichtingen en te streven naar een administratie die niet alleen voldoet, maar ook bijdraagt aan het succes van je onderneming.