Proforma factuur: Alles wat je moet weten

Als ondernemer kom je ongetwijfeld de term ‘proforma factuur’ tegen. Het wordt vaak vergeleken met een conceptfactuur of offerte, maar heeft een andere functie. Wat is een proforma factuur, en wanneer en hoe gebruik je die precies? In dit artikel ontdek je de ins en outs van proforma facturen, inclusief een voorbeeld.

Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur is een niet-officiële, voorlopige factuur die aan een koper wordt verstrekt om meer informatie te geven over de producten of diensten die zij van plan zijn aan te schaffen. Bedrijven sturen een proforma factuur nadat de (potentiële) klant de offerte heeft geaccepteerd. Op de proforma factuur staan de goederen of diensten, inclusief prijzen en btw, vermeld. Het is echter belangrijk op te merken dat een proforma factuur geen rechtsgeldig document is, en de ontvanger is niet verplicht tot betaling.

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Een proforma factuur wordt in verschillende situaties gebruikt, zoals het vragen van een vooruitbetaling of het regelen van benodigde vergunningen voor de import van goederen. Het wordt vaak gebruikt bij grote internationale transacties, waarbij douaneformaliteiten moeten worden nageleefd. Het stelt bedrijven ook in staat om de benodigde vergunningen en documenten aan te vragen voordat de daadwerkelijke transactie plaatsvindt.

Hoe maak je een proforma factuur?

Je kunt eenvoudig een proforma factuur maken in Word of Excel, maar het is efficiënter om hiervoor je boekhoudprogramma te gebruiken. Bekende programma’s zoals e-boekhouden.nl of Exact Online bieden functionaliteiten om snel en overzichtelijk proforma facturen op te stellen. Hierdoor behoud je financieel overzicht en kun je moeiteloos vanuit de proforma factuur een officiële factuur genereren.

Vereisten van een proforma factuur

Enkele belangrijke vereisten van een proforma factuur zijn:

Duidelijke vermelding dat het om een proforma factuur gaat.
Een ander factuurnummer dan de uiteindelijke factuur, tenzij het past binnen de chronologische nummering van je facturen.

Verschil met factuur en offerte

Een proforma factuur verschilt van een definitieve factuur en een offerte. Het belangrijkste verschil met een gewone factuur is dat een proforma factuur geen rechtsgeldig document is en niet in de administratie hoeft te worden opgenomen. De ontvanger is niet verplicht tot betaling. Verder wordt het soms verward met een offerte, maar een offerte is meer gericht op het overtuigen van de tegenpartij tot aankoop, terwijl bij een proforma factuur de deal in principe al gesloten is.

Een proforma factuur is een handig instrument in specifieke zakelijke situaties. Het biedt duidelijkheid aan zowel verkopers als kopers over de voorgenomen transactie. Bij het opstellen van een proforma factuur is het gebruik van geschikte online boekhoudsoftware een efficiënte keuze. Zo ben je verzekerd van nauwkeurigheid en overzicht in je financiële processen. Kies het juiste boekhoudprogramma en vereenvoudig je administratieve taken voor een succesvolle bedrijfsvoering.