Administratie voor verenigingen

De administratie voor verenigingen verloopt net iets anders dan binnen andere bedrijven. Verenigingen hebben een andere wijze waarop zij hun administratie ordenen. Ze gebruiken ook andere programma’s om hun boekhouding op orde te houden. In de tekst zullen wij hier meer op ingaan.

Hoe ordenen verenigingen hun financiële administratie?

Veel verenigingen ordenen hun financiële administratie met behulp van boekhoudprogramma’s. Zij maken gebruik van boekhoudsoftware waarin ze ook hun ledenadministratie verwerken. Er zijn verschillende soorten software die je hiervoor kunt gebruiken
Voorbeelden boekhoudsoftware vereniging:
e-Boekhouden
Visma eAccounting

PLAN - PRICE

Description

15 mnd GRATIS! - vanaf €8 p/mnd

HOOGST SCORE: 9.3 op Trustpilot!

Keurmerk Betrouwbaar Boekhouden ✅

Perfect voor iedere Vereniging & Stichting!

1e jaar gratis! - vanaf €9 p/mnd

Hoge waardering

Geschikt voor Vereniging en Stichting

Administratie invoeren in Excel of boekhoudsoftware vereniging?

Velen maken gebruik van Excel omdat het goedkoop is. Dit is handig voor een beginnende vereniging. Toch zijn er nadelen verbonden aan deze vorm van werken. Excel voldoet bijvoorbeeld niet aan boekhoudings eisen. Een boekhoudprogramma vereniging voldoet natuurlijk wel aan deze eisen, wat het makkelijker maakt om jouw financiële administratie goed geordend te houden. Ook kun je jezelf aardig wegwijs maken bij het gebruik van zo’n programma. Bij Excel kan je tegen struikelblokken oplopen waarvoor je geen gepaste oplossing vindt. Ook mis je geen inkomsten vanwege een verkeerde administratie. Dit is iets wat echter veel voorkomt.

Lees hier meer info over digitaal boekhouden >>

Het kan natuurlijk zo zijn dat je alsnog niet gelooft dat een boekhoudsoftware programma beter is dan Excel. Je kunt dit zelf ondervinden door een trial account aan te maken. Zo kun je de software uittesten en ook gebruik maken van de helpdesk bij eventuele vragen. Dit geeft je een beeld van wat je binnen het programma kunt doen en hoe jij jouw financiële administratie veel completer kan maken. Dit voorkomt ook boetes vanuit de Belastingdienst als er fouten in de administratie vereniging zitten.

Waarom is het van belang om de financiële administratie van een vereniging goed bij te houden?

Om een vereniging succesvol te maken én houden is het belangrijk dat er geen problemen ontstaan op het financieel gebied. Vandaar dat een goede boekhouding van belang is.

De administratie voor verenigingen verschilt sterk met dat van een andere ondernemingsvorm. Bij de stichting/vereniging richt men zich op het behalen van sociale doelen. Terwijl dit bij een andere ondernemingsvorm gaat om de behaalde winst. En de diensten die de onderneming levert om haar winsten te kunnen maken.

Bij een vereniging of stichting draait het niet om het maken van winst, maar meer om het organiseren van activiteiten waar de samenleving baat bij heeft. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de Hartstichting. Ondanks dat dit een stichting is en geen vereniging en er wel degelijk gelden binnen komen, is hier het doel niet om geld te maken, maar om de samenleving een dienst te bewijzen. Vaak draait het dan ook om vrijwilligerswerk. Ook is belangrijk om aan te geven dat de gelden die hier binnenkomen geen winsten zijn, maar donaties.

De organisaties binnen een vereniging en andere ondernemingsvorm is anders. Maar het behoudt van een goede administratie worden binnen beide ondernemingsvormen op prijs gesteld.

Lees hier meer waar je op moet letten bij het kiezen van een boekhoudprogramma voor vereniging of stichting >>

Om een stichting stabiel te houden is het belangrijk dat de boekhouding wordt gedaan door iemand die zich hierin heeft laten scholen. Zo is de kans groter dat de boekhouding correct gedaan wordt. Een vereniging welke nog geen naamsbekendheid heeft en aan het opbouwen is kan zich dan met een gerust richten op dat stukje en niet de financiën. En ja, een boekhoudprogramma vereniging helpt daar zeker bij.

Penningmeester vs. Boekhouding

Een vereniging heeft verschillende mensen in dienst die binnen de financiële afdeling werken. Zo heb je een penningmeester die de financiën overziet en de jaarnota’s bijhoudt. Hij geeft dan aan de directie door wat er in het jaar gebeurd is. Dit betekent niet automatisch dat hij dan ook de boekhouding moet bijhouden, maar vaak gebeurt dit wel door de penningmeester.

Administratie voor verenigingen voordelen:

er zijn verschillende voordelen van een administratie voor verenigingen. Denk hierbij aan:

Het opmaken van balansen binnen een vereniging:

Ook balansen moeten jaarlijks worden opgemaakt. Dit doe je binnen zes maanden na afloop van een bepaald boekjaar. In een balans kun je aangeven. Dit geeft een overzicht van wat de stand van zaken is op dat moment. In dit overzicht geef je gedetailleerd aan hoe het zit met gelden en tastbare items. Zo geef je aan of er bijvoorbeeld nog schulden zijn of betalingsachterstanden.

Je geeft hierin ook aan of er nog producten zijn welke niet verhandeld konden worden. Je geeft aan wat de aantallen hiervan zijn en de totale waarde hiervan. Zo weet je precies wat voor verliezen je hebt gemaakt. Dit is natuurlijk een negatief voorbeeld. Maar je doet ook hetzelfde met de gemaakte winsten. Het is de bedoeling dat je door middel van het kijken naar een balans in een oogopslag moet kunnen zien wat de winsten en schulden zijn van de vereniging.

Boekhoudsoftware vereniging of stichting

Staat van baten en lasten

Ook wordt er binnen een vereniging een staat van baten en lasten opgemaakt. Ondanks een vereniging zich niet focust op het maken van winsten, komen er wel gelden binnen. Een vereniging is daarom zeker in staat om een staat van baten en lasten bij te houden. Een vereniging heeft geld nodig voor het betalen van een aantal items zoals bijvoorbeeld nutsvoorzieningen en de huur. Dit betekent dat hiervoor dus gelden binnen moeten komen. Dit zijn financiële lasten welke de vereniging heeft. Deze moeten maandelijks betaalt worden, zodat de vereniging het werk wat zij binnen de samenleving wilt doen kan uitvoeren.

Een vereniging focust zich niet op het maken van geld, maar ontvangt wel gelden. Het kan zelfs zo zijn dat er meer gelden binnenkomen dan dat er uitgegeven hoeft te worden. Dit is bij wet niet verkeerd. Wel is de eis dat geen enkel lid of vrijwilliger deze gelden in ontvangst mag nemen. Daar de vereniging er niet op uit is om winsten te maken, kunnen individuele leden binnen de vereniging dit ook niet doen. De kosten die zij maken voor het doen van het werk binnen de vereniging wordt dan weer wel vergoedt.

Het opmaken van een jaarlijkse begroting:

Ieder jaar maak je een begroting. Dit is een schatting over de financiën die nodig zijn om doelen te bereiken. Ook geeft men aan van waar het geld vandaag zal komen, tot zover dit mogelijk is. Deze uitgaven orden je netjes. Dit gaat er heel handig aan toe met een boekhoudprogramma. Dit gebeurt ook in korte tijd. Met Excel heb je hier minder inzicht in. Het doel is namelijk dit zo professioneel mogelijk te doen, zodat je het overzicht kunt houden.

De bewaarplicht van alle ondernemingsvormen

Er wordt bij wet vastgesteld dat de administratieve stukken binnen een vereniging zeven jaar lang opgeslagen moeten worden. Dit houdt in dat elke stukje aan (financiële) administratie moeten kunnen worden verantwoord. Dit zijn de bonnen, afschriften, nota’s, online bestanden, notulen, correspondentie, agenda notities etc. Het is natuurlijk heel veel wat je moet bewaren, maar je hebt deze bewaarplicht en moet op vraag van overheidsinstanties dit kunnen vertonen.

Het wordt daarom geadviseerd om de documenten op een overzichtelijke wijze op te bergen. Vaak wordt dit gewoon online gedaan, daar fysieke documenten veel ruimte in beslag gaan nemen. In het administratiesysteem kun je makkelijk navigeren naar documenten die je nodig hebt wanneer de overheid hierom vraagt.

Conclusie administratie voor verenigingen

Zo zie je hoe belangrijk het is om de financiële administratie voor verenigingen met een geschikt boekhoudsysteem te doen. Naast de twee opgenoemd in de tekst, zijn er meerdere zeer geschikte softwareprogramma’s die je hiervoor kunt gebruiken. Het is slechts een kwestie van boekhoudprogramma vergelijken en testen welke het meest geschikt is voor jouw vereniging.

administratie opzetten start met een boekhoudprogramma vergelijking voor verenigingen