Een boekhoudprogramma voor de vereniging kiezen, maar benieuwd waarop te letten? Er zijn een aantal zaken van belang, zowel in algemene zin als specifiek voor de vereniging of een stichting. Wist u da het bijvoorbeeld goed mogelijk is om online te boekhouden, maar dat er ook offline alternatieven bestaan? En let op de mogelijkheden voor een gecombineerde boekhouding en ledenadministratie, zodat u daarvoor niet twee verschillende pakketten hoeft te kopen.
Door goed te kijken naar waarop te letten bij een boekhoudprogramma voor de vereniging bespaart u geld, zorgt u voor een eenvoudig te gebruiken pakket en kunt u daar mee uit de voeten zoals jullie dat wensen. Een aantal belangrijke zaken, die ervoor zorgen dat de administratie klopt, u daar samen aan kunt werken en goed inzichtelijk is wat de inkomsten en uitgaven zijn. Wij zetten op een rij waarop te letten als u een boekhoudprogramma voor een stichting of vereniging zoekt.
Boekhouding en ledenadministratie
Het boekhoudprogramma is uiteraard de ideale basis voor de boekhouding. Met name binnen een vereniging of een stichting is de kans echter groot dat u te maken heeft met leden. En dat vraagt om een duidelijke ledenadministratie, zodat u goed weet wie er lid is. En wie de contributie al netjes betaald heeft, of wie daar juist te lang mee lijkt te wachten.
Sommige boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om de boekhouding en de administratie van de leden te combineren. Prettig, omdat op die manier goed duidelijk wordt hoe de inkomsten en uitgaven eruit zien. En van welke leden de betalingen netjes binnen zijn. En lukt het niet om de beide pakketten te integreren? Kijk dan naar mogelijkheden om de data uit de ene administratie in te lezen in de andere. Een koppeling tussen de beiden maakt het eenvoudig om bijvoorbeeld de verstuurde betalingsverzoeken naar de leden aan te merken als ‘openstaand’ of ‘betaald’.
Bijkomend voordeel van een goed boekhoudprogramma voor de vereniging of stichting is dat u eenvoudig digitaal contributiefacturen kunt versturen. En werkt u met staffels? Dan bestaat er een mogelijkheid om dit in het programma automatisch te laten verwerken. Dat voorkomt vervelende fouten en zorgt er in plaats daarvan voor dat steeds goed duidelijk is hoe de boekhouding en ledenadministratie eruit zien.
Online of online boekhouden
Traditioneel maken we offline gebruik van een programma voor de boekhouding. Door de software te downloaden is het mogelijk om de administratie op een lokale computer bij te houden. Zonder benodigde internetverbinding, wat handig kan zijn als die niet altijd beschikbaar is.
De tijden zijn echter veranderd, waardoor we in principe 24/7 online zijn. Dat biedt mogelijkheden voor online boekhoudprogramma’s, ook voor verenigingen en stichtingen. Al beschikbaar vanaf een paar tientjes per maand of zelfs iets minder. Met de mogelijkheid om daar vanaf iedere locatie aan te werken. Om ook thuis nog even te kunnen inloggen, zodat de penningmeester recente wijzigingen kan bekijken of een kleine aanpassing kan doen.
Het is de moeite waard om vooral de online boekhoudprogramma’s voor stichtingen en verenigingen te bekijken. De kans is groot dat het online programma gebruiksvriendelijker werkt. U bent niet meer afhankelijk van een enkele computer waar het pakket en de boekhouding op staan. Dat voorkomt bovendien het risico dat die computer het begeeft of de administratie op een andere manier verloren zou kunnen gaan. De online pakketten werken vanuit de cloud, inclusief automatische back-up waar u zelf geen omkijken naar heeft.
Bankmutaties en het grootboekschema
Als vereniging dient u een duidelijke administratie bij te houden, waarin er een aantal zaken van belang zijn. Het gaat dan vooral om de bankmutaties en het grootboekschema.
Bankmutaties hebben betrekking op zowel de ontvangsten als de betalingen. Aan de ene kant ontvangt u contributie van de leden, net als bedragen van sponsors. Andersom doet u betalingen voor de vereniging of de stichting, om alles draaiende te kunnen houden. Een overzicht van de verschillende mutaties maakt duidelijk waar het geld binnen de vereniging vandaan komt en waar dat aan de andere kant weer aan wordt uitgegeven. Kies bij voorkeur voor een programma dat de mutaties automatisch kan verwerken of in ieder geval in kan lezen, door de transacties te downloaden bij de bank.
Een ander essentieel onderdeel van het boekhoudprogramma voor verenigingen en stichtingen is het grootboekschema. Dit is eigenlijk de complete administratie, waar een boekhouder of een accountant om zal vragen. Hij of zij kan daaraan zien wat er gebeurt en of dat netjes volgens de regels gebeurt. Een duidelijk en overzichtelijk grootboekschema is op die manier de basis voor een goede administratie. Zodat er geen geld verdwijnt vanuit de vereniging of zodat het binnen de stichting goed duidelijk is hoe de zaken ervoor staan.
Het beste boekhoudprogramma voor verenigingen en stichtingen
Benieuwd naar het beste boekhoudprogramma voor verenigingen en stichtingen? U kunt de bovenstaande tips gebruiken om zelf een vergelijking te maken. Zoek online naar een programma voor uw vereniging of stichting. Of beter nog, gebruik de gratis trials om de verschillende pakketten uit te proberen. Zonder risico en zonder kosten, omdat u de kans heeft het pakket gewoon een tijdje uit te proberen. Op die manier kunt u de software leren kennen en zelf ervaren hoe gemakkelijk het is om er mee te werken.
Uiteraard heeft u de keuze uit een groot aantal programma’s, over het algemeen actief vanuit de cloud. Dat betekent dat u er overal mee kunt werken, zoals ook ondernemers en ZZP’ers dat tegenwoordig doen. U kunt online op zoek naar een geschikt boekhoudprogramma, waarbij u natuurlijk kunt letten op de specifieke eigenschappen en voordelen voor verenigingen en stichtingen. Probeer de gratis trials van de pakketten, zodat u op die manier een goede keuze kunt maken voor een pakket dat helemaal naar wens is.