Factuur voorbeeld: KvK adviseert hoe u een simpele factuur opstelt

By | 24 mei 2018

Een factuur voorbeeld van de Kamer van Koophandel volgen? De KvK heeft een aantal handige tips op een rij gezet. Deels volgens de eisen die de Belastingdienst stelt en daarnaast op basis van ervaringen uit de praktijk.

Gebruik een factuur voorbeeld van de KvK voor een simpele factuur, waarmee u er als ZZP’er of in het MKB voor zorgt dat u alle belangrijke gegevens op een rij zet. De ideale methode om uw klanten te bewegen de betaling tijdig te voldoen, zodat u loon naar werken krijgt en de kans heeft om opnieuw te investeren of de lopende kosten te voldoen.

Gegevens van de opdrachtgever en die van u

Het factuur voorbeeld begint met een aantal gegevens, zowel die van de opdrachtgever als die van u. Zorg er bij het beschrijven van de opdrachtgever voor dat u de volledige bedrijfsnaam noemt. Inclusief het vestigingsadres, het is niet voldoende om gebruik te maken van een postbusadres. Vermeld ook de naam van de contactpersoon waar het om gaat.

Aan de andere kant dient u de eigen gegevens op de factuur te vermelden, om te laten zien wie deze verstuurt. Maak bij voorkeur gebruik van eigen briefpapier, bijvoorbeeld met uw logo. Dat is niet verplicht vanuit de Belastingdienst, maar wel een goed idee om voor meer herkenbaarheid bij de klant te zorgen. Vermeld de handelsnaam van waaruit u de factuur stuurt, laat het logo zien en neem het vestigingsadres op. Ook hier is een postbusnummer helaas niet voldoende.

‘Betreft’ en de dagtekening

De Belastingdienst stelt het niet verplicht, maar het factuur voorbeeld van de KvK laat een onderdeel zien voor ‘betreft’. Daar heeft u de kans om aan te geven waar het om gaat. Prettig voor de opdrachtgever, zodat duidelijk wordt wat u vervolgens in rekening zal brengen. Beschrijf de producten en diensten of het project waar het om gaat, zodat daar geen onduidelijkheid over ontstaat.

Verder is het belangrijk om voor een duidelijke dagtekening te zorgen op de simpele factuur. Vermeld in ieder geval de datum. Kies voor de datum waarop u de factuur verstuurt. De Belastingdienst vindt dit belangrijk, in combinatie met het factuurnummer.

Het factuurnummer en een klantnummer: de eisen

Dat factuurnummer moet opeenvolgend zijn. U bent vrij om te beginnen met nummeren bij 0, bij 1 of bij een willekeurige andere waarde. Het is vervolgens wel van belang dat u opeenvolgend nummert, waardoor de Belastingdienst de verschillende facturen gemakkelijk terug kan zoeken en na kan kijken tijdens een controle.

Vanuit de praktijk adviseert de Kamer van Koophandel om op de factuur ook een klantnummer op te nemen. Dat maakt het later gemakkelijker om de facturen voor specifieke klanten terug te vinden. Bijvoorbeeld om na te gaan welke kortingen u heeft aangeboden of welke tarieven er gelden. En raakt een klant een factuur kwijt of wilt u die zelf nog een keer opzoeken? Ook in die gevallen is het prettig om gebruik te kunnen maken van een klantnummer in combinatie met een factuurnummer.

Duidelijke omschrijving van het geleverde

Het is belangrijk om op de simpele factuur voor een duidelijke omschrijving te zorgen van het geleverde. Dat kan op een aantal verschillende manieren. Omschrijf in ieder geval welke producten of diensten u heeft geleverd. Geef daarbij ook aan in welke periode die plaatsvond of wat de datum was van de levering.

Tip: is er sprake van een aanbetaling of een vooruitbetaling? Dan is het toegestaan om de datum van de factuur te vermelden. Er hebben nog geen leveringen plaatsgevonden, maar het is niet nodig om aan te geven wanneer dit waarschijnlijk plaats zal vinden.

De omschrijving moet duidelijk maken waar het om gaat, inclusief een prijs per stuk voor de diensten of de goederen. Aan de hand daarvan moet de Belastingdienst later opnieuw kunnen berekenen wat het totale bedrag voor de factuur zou moeten zijn.

De btw en betalingstermijn

De btw en de betalingstermijn behoren tot de meer officiële gedeelten van het factuur voorbeeld van de KvK. Met name de betalingstermijn is belangrijk en het is daarmee mogelijk om te profiteren van ervaringen uit de praktijk. Geef duidelijk aan wanneer de factuur betaald moet worden, bij voorkeur gecombineerd met het factuur- en klantnummer. Op die manier kunt u de administratie zelf gemakkelijk in orde maken, zonder dat u alle gegevens steeds bij elkaar dient te zoeken.

Tip: geef ook aan hoeveel tijd de opdrachtgever heeft om te ‘reclameren’. Indien een opdrachtgever het niet eens is met de factuur dient deze binnen die tijd bezwaar aan te tekenen, zodat u daar niet nog veel later mee te maken kunt krijgen.

Het is belangrijk om aan te geven welk btw-tarief u berekent. Dat mag verschillend zijn voor diverse diensten of producten, afhankelijk van wat u levert. Op basis daarvan dient u ook het bedrag aan btw te berekenen, bovenop de prijs exclusief de btw.

Let op: is er sprake van reiskosten? Ook daarover dient u btw te berekenen, dus vergeet die niet op de factuur. Onderdeel van de voorbeeld factuur bij de KvK, omdat het een veelgemaakte fout is bij zowel ZZP’ers als bij het MKB.

Belangrijke gegevens voor de betaling

Tenslotte is het op de simpele factuur belangrijk om een aantal gegevens voor de betaling te vermelden. Vermeld in ieder geval uw eigen KvK-nummer en het BTW-nummer dat u gebruikt. Op die manier valt altijd te achterhalen wie de factuur opstelde. Daarnaast is het belangrijk om uw IBAN te vermelden. En gaat het om een internationale opdrachtgever? Vermeld dan ook uw BIC, de Bank Identificatie Code.

U kunt online meer informatie inwinnen over een voorbeeld factuur. Of bekijk de mogelijkheden voor facturatie met handige software, zodat u automatisch voldoet aan de belangrijke eisen en richtlijnen. Op die manier maakt u als ZZP’er of binnen het MKB facturen voor uw opdrachtgevers, waarmee u netjes voldoet aan de verplichtingen die er gelden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *