5 voorwaarden voor een goed boekhoudprogramma voor de vereniging

Een goed boekhoudprogramma voor de vereniging, waar moet dat aan voldoen? Een rondgang langs verschillende verenigingen heeft geleid tot 5 voorwaarden. De verenigingen lieten ons voorbeelden zien van hun boekhouding en gaven aan hoe ze daar eenvoudig gebruik van maakten. Want, die eenvoud blijkt een van de belangrijkste voorwaarden om er binnen de vereniging goed mee te kunnen werken. We zetten de 5 voorwaarden voor een goed boekhoudprogramma voor de vereniging op een rij:

1. Toegankelijk: gemakkelijk in het gebruik
2. Transparantie en duidelijkheid
3. Overdraagbaarheid van de boekhouding
4. Samenwerken: beschikbaar in de cloud
5. Voordelig: goedkoop boekhoudprogramma

1. Toegankelijk: gemakkelijk in het gebruik

Ten eerste: toegankelijkheid. Met name bij kleine verenigingen beschikken de leden die de administratie verzorgen niet altijd over een (uitgebreide) financiële achtergrond. Een gemakkelijk te gebruiken boekhoudprogramma verdient dan de voorkeur.

“We werken met veel vrijwilligers. Die willen graag de boekhouding bijhouden, maar zijn daarvoor niet opgeleid als boekhouder of accountant. Ons eenvoudige boekhoudprogramma voor de vereniging helpt daarbij.”

Zorg voor een pakket dat duidelijk aangeeft hoe facturen ingeboekt kunnen worden. En dat aan de hand daarvan automatisch zorgt voor de winst- en verliesrekening, de balans en andere belangrijke overzichten. Zonder dat de software vraagt om gedegen kennis van boekhouden of zelfs accountancy. Op die manier zal de software in de praktijk goed te gebruiken zijn. Dat voorkomt fouten en trekt bovendien meer vrijwilligers aan, die geen drempel ervaren om er mee aan de slag te gaan.

2. Transparantie en duidelijkheid

Het boekhoudprogramma voor de vereniging moet in één oogopslag aan kunnen geven hoe het er financieel voor staat. Zonder ingewikkelde analyses en ondoorgrondelijke rapportages. In plaats daarvan moet de software zo transparant mogelijk in elkaar zitten en meteen duidelijkheid verschaffen.

“Tijdens de vergaderingen nemen we ook de financiële gegevens mee. Gewoon door even in te loggen in het boekhoudprogramma. Vanuit het dashboard zien we meteen de belangrijkste gegevens. Die voor iedereen duidelijk zijn, ook voor de leden van het bestuur die niet dagelijks werken met de financiële gegevens.”

Zorg bij voorkeur voor boekhoudsoftware met een duidelijk dashboard. Waarop alle belangrijke gegevens bij elkaar komen. Over het huidige saldo in kas of op de bank, over uitstaande betalingen en over bedragen die nog ontvangen moeten worden. Zodat in één oogopslag duidelijk is hoe de administratie van de vereniging ervoor staat, bij voorkeur met een grafiek die de voortgang gedurende het jaar of gedurende meerdere jaren weergeeft.

3. Overdraagbaarheid van de boekhouding

Een boekhouder voor de vereniging doet dat vaak met ziel en zaligheid en bij voorkeur een langere tijd. Toch heeft niemand het eeuwige leven en is er zo nu en dan sprake van wisselingen van de wacht. Het is dan belangrijk dat de administratie van de vereniging zich gemakkelijk over laat dragen. Een Excel-sheet bij de boekhouder is dan niet ideaal, vooral niet als de boekhouder daar zelf allerlei ‘handige’ functies heeft ingebouwd. Het is soms lastig om die goed over te brengen aan de volgende, wat de overdraagbaarheid in de weg kan zitten.

“We hebben een boekhoudprogramma voor de stichting dat we maar op één manier kunnen gebruiken. Op die manier kunnen we eenvoudig een nieuwe boekhouder aanstellen, zonder dat we die eerst uitgebreid moeten inwerken. Dat doen we heel bewust, nadat we in het verleden te maken hadden met een Excel-sheet vol macro’s waar de nieuwe boekhouder niet of nauwelijks mee bleek te kunnen werken.”

Kies een programma met alle benodigde functies, waar de boekhouder zelf niet te veel aan kan veranderen. Software die in beweging is, maar altijd door de ontwikkelaars daarvan en zonder dat een nieuwe boekhouder zich daarin eerst volledig wegwijs zal moeten maken. Dankzij de duidelijkheid en transparantie, in combinatie met de goede toegankelijkheid uit de eerste en tweede voorwaarden.

4. Samenwerken: beschikbaar in de cloud

Kies bij voorkeur een boekhoudprogramma voor de vereniging in de cloud (ook wel online boekhoudprogramma genoemd). Het grote voordeel daarvan is dat u daarin kunt samenwerken. Of dat u erin kunt werken vanaf verschillende locaties en computers. De software staat niet op één computer, waardoor u bovendien veel minder risico loopt dat die verloren gaat.

“Meerdere vrijwilligers werken samen aan de boekhouding. Sinds een paar jaar doen we dat met online boekhoudsoftware, waardoor iedereen altijd over de meest up-to-date versie beschikt. En het is bovendien niet meer nodig om daar steeds handmatig back-ups van te maken.”

Een boekhoudprogramma voor verenigingen in de cloud stelt een uitstekend voorbeeld. Door daar samen aan te kunnen werken en door niet meer afhankelijk te zijn van één computer. Dat betekent dat het ook niet meer nodig is om zelf back-ups te maken. De software doet dat automatisch, gewoon vanuit het datacenter dat de aanbieder daarvoor gebruikt. Dat betekent dat de boekhouding altijd beschikbaar is, vanaf iedere locatie met een internetverbinding.

Tip: een boekhouding in de cloud maakt het veelal ook mogelijk om daar mobiel toegang toe te krijgen. Via een app of op een iPad. Handig om ook onderweg zicht te houden op de boekhouding van de vereniging.

5. Voordelig: goedkoop boekhoudprogramma

Tenslotte is het natuurlijk prettig om gebruik te kunnen maken van een goedkoop boekhoudprogramma voor de vereniging. Voor een scherp bedrag per maand, zodat de boekhouding niet teveel hoeft te kosten.

“We waren op zoek naar een goedkoop programma voor de boekhouding. We bleken daarvoor een voorbeeld te kunnen gebruiken, aan de hand van een tijdelijke trial. Op die manier kwamen we ermee in aanraking en ontdekten we dat dit eigenlijk veel beter werkte dan een boekhouding in Excel. We zijn na een paar weken definitief overgestapt en hebben daar geen spijt van.”

Gebruik de 5 voorwaarden voor een boekhoudprogramma voor de vereniging om daar een goede keuze uit te maken. Bij voorkeur door aan de hand van de laatste tip een trial te gebruiken. Gewoon gratis, om zelf te ervaren of de boekhoudsoftware inderdaad zo toegankelijk, duidelijk en transparant is. En om daarna pas een definitieve keuze te maken, voor een boekhoudpakket dat aan alle wensen voldoet.