In een wereld die steeds meer gedigitaliseerd raakt, is het voor boekhoudkantoren van essentieel belang om mee te evolueren. Het tijdperk van handmatige bonnetjes en rondslingerend papierwerk is voorbij. De overgang naar digitaal werken biedt niet alleen efficiëntie, maar stelt boekhouders ook in staat om hun klanten een betere service te bieden. In dit artikel verkennen we praktische stappen om digitalisering te omarmen en te profiteren van de voordelen ervan.
Stap 1: Overwin de angst voor automatisering
Voor boekhouders die gewend zijn elk bonnetje handmatig in te voeren, kan de overstap naar automatisering enigszins intimiderend lijken. Het gevoel van controleverlies kan een drempel zijn. Echter, moderne toepassingen, zoals online boekhoudprogramma’s, bieden een betrouwbare oplossing. Automatische verwerking zet boekingen al grotendeels klaar, terwijl boekhouders volledige controle behouden. Dit betekent dat elke boeking kan worden ingezien, bijbehorende documenten kunnen worden bekeken en eventuele correcties kunnen worden aangebracht.
Stap 2: Begin bij het begin
De reis naar digitalisering begint bij het punt waar de meeste ondernemers dagelijks mee te maken hebben: verkopen. Het registreren van verkopen, het maken en verzenden van facturen kan snel en foutloos gebeuren met behulp van online boekhoudprogramma’s zoals SnelStart. Het koppelen van een moderne kassa met de boekhouding minimaliseert handmatig werk en vermindert fouten. Dit vereenvoudigt niet alleen de administratie, maar maakt het ook aantrekkelijker voor ondernemers.
Stap 3: Digitaal aanleveren
Het aanleveren van documenten wordt aanzienlijk vereenvoudigd door digitalisering. Het fotograferen van bonnetjes of het direct mailen van inkoopfacturen naar de administratie-mailbox maakt het verwerkingsproces efficiënter. Met scan en herken wordt de informatie verwerkt, waarna boekhouders op kantoor alleen nog hoeven te controleren. Deze aanpak bespaart niet alleen tijd maar is ook aantrekkelijk voor de jonge generatie ondernemers die gewend is aan digitale gemakken. Daarnaast zal dit ervoor zorgen dat je nauwkeurige gegevens doorgeeft aan de Belastingdienst.
Stap 4: Werk met vaste prijzen
Een veelgehoorde zorg onder boekhouders is dat digitalisering hun uren zou verminderen. Echter, door over te stappen op vaste prijzen ontstaat er een win-winsituatie. Door klanten een vast maandelijks tarief te laten betalen, weten ze precies waar ze aan toe zijn. Dit stimuleert efficiënt werken en minimaliseert het bijhouden van uren. Klanten hebben direct inzicht in hun boekhouding, en het factureringsproces wordt aanzienlijk vereenvoudigd.
Stap 5: Automatiseer zoveel mogelijk
Het automatiseren van taken leidt tot een snellere verwerking van de administratie, waardoor het uurtarief in verhouding omhoog gaat. Dit biedt niet alleen meer omzet voor het boekhoudkantoor, maar ook meer tijd voor het bedienen van extra klanten. De focus verschuift van het handmatig verwerken van bonnetjes naar het controleren, rechtzetten en interpreteren van het totaalplaatje.
Stap voor stap begeleiding voor klanten
Digitalisering kan ook voor klanten aantrekkelijk zijn. Door hen stap voor stap mee te nemen in het proces, kunnen ondernemers de voordelen van digitalisering ervaren. Het tonen van eenvoudige functies in een online boekhoudprogramma, zoals het versturen van verkoopfacturen, draagt bij aan het begrip en enthousiasme van klanten.
De digitalisering van boekhoudkantoren opent deuren naar efficiëntie, tijdbesparing en betere serviceverlening. Het overstappen naar een online boekhoudprogramma, zoals SnelStart, biedt niet alleen gemak maar positioneert boekhoudkantoren ook als vooruitstrevend en klantgericht. Het is tijd om de digitalisering voor je te laten werken, je werk leuker en makkelijker te maken en samen met je klanten te groeien. Zorg ervoor dat je eerst boekhoudprogramma’s goed doet vergelijken, voordat je de keuze maakt?