Elektronisch factureren of in ieder geval benieuwd naar de mogelijkheden daarvoor? De overheid loopt voorop als het gaat om verplichtingen, maar ook steeds meer bedrijven kiezen ervoor geen papieren facturen meer te versturen.
Let op: op dit moment is e-facturatie verplicht als u factureert aan de Rijksoverheid. Andere facturen mag u nog gewoon op papier versturen of door middel van een PDF.
De toekomst van facturatie ziet er digitaal uit. Dat heeft verschillende redenen. Het werkt een stuk sneller dan het opstellen van een factuur, het uitprinten daarvan, het plaatsen in een envelop, voorzien van een postzegel en het versturen daarvan. Bovendien kan de ontvanger de factuur meteen verwerken, waardoor de kans op een snelle betaling toeneemt. En natuurlijk is de digitale factuur een stuk milieuvriendelijker dan die op papier. Het is wat dat betreft een kwestie van tijd tot we geen papieren facturen meer zien, die op het hoogtepunt meer dan 2 procent van alle poststukken uitmaakten.
Let op: elektronisch factureren is iets anders dan digitaal factureren. Het is belangrijk om dit onderscheid te maken.
Elektronisch factureren: twee mogelijkheden
Er bestaan namelijk twee manieren om digitaal te factureren. Elektronisch factureren is wel digitaal, maar met een digitale factuur voldoet u niet automatisch aan de verplichting naar bijvoorbeeld de Rijksoverheid. We zetten de twee mogelijkheden op een rij:
- Elektronisch factureren
U maakt gebruik van een e-factuur in UBL-formaat. Dit is een gestandaardiseerd formaat, dat het mogelijk maakt om facturen uit te wisselen zonder tussenkomst van mensen. Twee computers of facturatieprogramma’s delen onderling de factuur. Waarbij de gegevens zo zijn opgesteld dat die automatisch in de beide systemen verwerkt kunnen worden. - Digitaal factureren
U maakt gebruik van een digitale factuur, als PDF-bestand in een e-mail. Het voorkomt de noodzaak om de factuur per post te versturen. Er is geen sprake van een elektronische factuur, omdat een menselijke verwerking noodzakelijk blijft. De systemen zijn niet in staat om alle belangrijke gegevens uit een PDF-factuur te halen.
Het is belangrijk om dit onderscheid te maken als u nadenkt over elektronisch factureren of het versturen van digitale facturen. Dat laatste is mogelijk met ieder boekhoudprogramma. In een aantal gevallen direct vanuit het programma, waardoor het niet meer nodig is om de factuur als PDF op te slaan en daar zelf een e-mail voor aan te maken. Bij elektronisch factureren komen er nog minder menselijke handelingen aan te pas. Dat lijkt de toekomst te zijn, waarbij de e-factuur in het UBL-formaat de standaard zal zijn waar bedrijven net als de overheden mee gaan werken.
Is e-facturatie verplicht?
Regelmatig krijgen we vragen of e-facturatie verplicht is. Dat is het alleen bij facturen aan de Rijksoverheid. Het waren VNO-NCW/MKB NL, Bouwend Nederland, Nederland ICT, TLN, ZZP Nederland, SRA en ABU/SETU dit dit voor elkaar wilden krijgen. Op die manier willen ze de overheid voorop laten lopen als het gaat om digitale facturen. Bedrijven die aan de Rijksoverheid factureren dienen hier rekening mee te houden bij de keuze voor hun boekhoudpakket en facturatiesoftware.
Op die manier voldoen zij netjes aan een belangrijke verplichting. Bovendien creëert het een olievlek, omdat deze bedrijven ook aan hun andere klanten zoveel mogelijk elektronisch zullen factureren. Naarmate meer bedrijven daar gebruik van gaan maken zal dit na verloop van tijd de standaard gaan worden.
Ook gemeenten, provincies en waterschappen maken inmiddels gebruik van de UBL e-facturen voor elektronisch factureren. Bovendien volgen er steeds meer bedrijven, waarmee Nederland voorop loopt ten opzichte van de Europese richtlijnen. Die stellen dat het vanaf eind 2018 de nieuwe standaard moet worden. Op die manier moet de papieren factuur uiteindelijk volledig verdwijnen, zodat we daar geen gebruik meer van hoeven te maken.
Boekhoudprogramma met een e-factuur in UBL
Wilt u zelf elektronisch factureren? Daarvoor heeft u een facturatieprogramma of een boekhoudpakket nodig dat dit ondersteunt. Het is dan verstandig om vooral te letten op de ondersteuning voor de e-factuur in het UBL-formaat. Op die manier is het mogelijk om in Nederland te factureren aan de Rijksoverheid, aan steeds meer lokale overheden en ook aan bedrijven die daar al gebruik van maken. Het is dé standaard voor deze elektronische facturen. Als belangrijke volgende stap na de factuur in PDF, zoals we daar inmiddels behoorlijk goed aan gewend zijn geraakt.
Het grote voordeel van de e-factuur in UBL is dat de verschillende computersystemen en facturatieprogramma’s die goed kunnen lezen. De belangrijke informatie staat altijd op precies dezelfde plek. Zo is het duidelijk dat er sprake is van een bedrijfsnaam, een totaalbedrijf of het btw-tarief. De systemen kunnen de elektronische facturen automatisch inboeken, zoals dat met een PDF-factuur helaas nog niet (goed) lukt. Op die manier is het niet meer nodig om dit handmatig te laten doen. Het komt de snelheid van werken ten goede, is beter voor het milieu en maakt het gemakkelijker om een snelle betaling van de factuur te realiseren.
Facturatieprogramma voor elektronisch factureren
Zelf boekhoudprogramma’s vergelijken en op die manier kiezen voor elektronisch factureren? Het is de moeite waard om de mogelijkheden voor online factureren op uw gemak met elkaar te vergelijken. Op die manier krijgt u een goed beeld van de software die er beschikbaar is voor de facturatie. Vanuit de cloud, waardoor u daar zowel op kantoor, onderweg als bij de klant op locatie gebruik van kunt maken. Een prettig idee, vooral als u dat combineert met elektronisch factureren.