e-Factureren verplicht bij leveringen aan overheden: hoe doet u dat?

By | 9 april 2018

Sinds 1 januari 2017 zijn leveranciers van de Rijksoverheid verplicht digitaal te factureren. Zij moeten gebruik maken van e-factureren, en dan gaat het niet om het versturen van een PDF. In plaats daarvan moeten leveranciers gebruik maken van digitale bestanden, waarbij alle gegevens op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben.

Het grote voordeel van e-facturatie is dat het ene geautomatiseerde systeem elektronisch kan samenwerken met het andere. Er komt geen handmatige verwerking meer aan te pas, waarmee de Rijksoverheid heeft besloten om een voortrekkersrol te nemen.

e-Facturatie biedt de mogelijkheid om sneller en gemakkelijker te werken. En belangrijker nog, het werkt een stuk nauwkeuriger. De rol van de mens is weggenomen, omdat daar de meeste fouten werden gemaakt en hier veel tijd in ging zitten. Onderzoek van Deloitte wijst uit dat het bedrijfsleven jaarlijks 1,2 miljard euro zou kunnen besparen als we in Nederland versneld overstappen op e-facturatie.

e-Facturatie aan de Rijksoverheid

Inmiddels is e-facturatie verplicht voor leveranciers aan de Rijksoverheid. Het was een nadrukkelijke wens van VNO-NCW/MKB NL, Bouwend Nederland, Nederland ICT, TLN, ZZP Nederland, SRA en ABU/SETU om dit zo snel mogelijk te realiseren. Nu de overheid daar gebruik van maakt komen meer bedrijven daarmee in aanraking. Waardoor de ontwikkeling een stuk sneller zal gaan.

Inmiddels volgen ook gemeenten, provincies en waterschappen, waardoor het al steeds gebruikelijker wordt om gebruik te maken van e-factureren. Dat gebeurt vaak in het UBL-formaat, dat daarmee de standaard lijkt te zijn geworden voor het facturen van de toekomst.

Nederland loopt daarmee voor op de Europese richtlijn. Die stelt dat alle aanbestede diensten in Europa vanaf eind 2018 gebruik moeten maken van e-facturatie. De betrokken organisaties moeten die kunnen ontvangen en verwerken, om daarmee de weg vrij te maken naar een bredere acceptatie bij bedrijven.

e-Factuur in UBL-formaat

Om te kunnen e-factureren is er meer nodig dan een digitale PDF van een factuur. In plaats daarvan wordt er veelal gewerkt met het UBL-formaat. Dat staat voor Universal Business Language. Dit formaat kan worden verwerkt door de meeste boekhoudpakketten. Waardoor het lukt om daar op een min of meer universele manier gebruik van te maken.

Het UBL-formaat voor e-facturatie maakt het mogelijk om facturen uit te wisselen tussen computers, waarbij er geen menselijke verwerking meer aan te pas komt. De factuurdienstverlening verdwijnt. Dankzij afspraken die er zijn gemaakt in Simpler Invoicing. Het UBL-formaat garandeert bovendien een goede technische uitwisseling en authenticiteit. Waardoor fraude met facturen kan worden tegengegaan.

Mogelijkheden tot e-factureren

Wilt u zelf e-factureren aan de Rijksoverheid? Dat kan op basis van een paar verschillende mogelijkheden:

  • Vanuit uw eigen boekhoudsoftware 

    Het is daarvoor belangrijk dat het pakket gebruik maakt van Simpler Invoicing. Op die manier kan de software overweg met het UBL-formaat, waardoor het mogelijk is om de facturatie te digitaliseren. Simpler Invoicing is het netwerk van ERP- en accountingpakketten en de dienstverleners op het gebied van e-facturatie. Die zorgen er samen voor dat bedrijven de mogelijkheid hebben om vanuit de eigen software digitale facturen te versturen. Het grote voordeel is dat er een universele standaard is ontwikkeld, waardoor de ontvangende partij de factuur automatisch kan inlezen en daar meteen mee aan de slag kan. De verwerking vindt een stuk sneller en gemakkelijker plaats, zonder dat er fouten worden gemaakt.
  • Via een aansluiting op Digipoort
    Dit is de centrale ICT-infrastructuur van de Rijksoverheid. Daarin wordt het berichtenverkeer afgehandeld, waardoor ook de digitale facturen daar thuishoren. Een eigen aansluiting is vooral interessant voor bedrijven die veel facturen aan de overheid sturen. Daarbij kan het gaan om zowel de Rijksoverheid als de andere overheden in Nederland. Digipoort biedt de mogelijkheid om te controleren of een e-factuur betrouwbaar, leesbaar en te verwerken is. Bovendien komt de factuur automatisch terecht bij de juiste organisatie binnen de overheid.
  • Via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid
    Interessant voor grote bedrijven die (zeer) veel factureren aan de Rijksoverheid. Zij kunnen daarvoor contact opnemen met hun contactpersoon bij de overheid. In onderling overleg kunnen er afspraken worden gemaakt voor een aansluiting. Dit is de meest vergaande vorm van integratie, waardoor dat alleen interessant is bij intensieve e-facturatie aan de Rijksoverheid.

Sneller en zonder fouten

Het e-factureren is een specifiek onderdeel binnen het online factureren, waarbij de menselijke rol helemaal wordt weggenomen. Twee geautomatiseerde systemen kunnen met elkaar communiceren en zorgen ervoor dat er een factuur verstuurd wordt en de ontvanger die zal verwerken. Dat gebeurt volledig automatisch. Waardoor het stukken sneller gaat dan voorheen en er minder fouten worden gemaakt.

E-facturatie is inmiddels verplicht aan de Rijksoverheid, waardoor steeds meer bedrijven daar gebruik van maken. Ook binnen de rest van het bedrijfsleven wordt dit steeds gebruikelijker, waardoor de kans groot is dat ook kleinere ondernemers er binnen een paar jaar gebruik van zullen maken. Dat hangt vooral samen met de ondersteuning door de verschillende boekhoudpakketten. Het wordt dankzij de e-facturatie een stuk gemakkelijker om facturen te versturen. En te ontvangen en op de juiste manier te laten verwerken.

Houd er rekening mee dat e-facturatie niet hetzelfde is als een PDF van een factuur, die via e-mail wordt verstuurd. Er is sprake van een aparte standaard in het UBL-formaat, waardoor verschillende systemen goed met elkaar communiceren. Op basis van een universele factuur, die aan een aantal belangrijke richtlijnen voldoet. Steeds meer boekhoudpakketten ondersteunen de mogelijkheid tot e-factureren. Maar dat is nog niet automatisch het geval. Wilt u gebruik maken van e-facturatie aan de overheid of voor andere klanten? Dan is het verstandig om bij de vergelijking van boekhoudpakketten goed te kijken naar de mogelijkheden daartoe.

Category: online factureren

About Patrick

Patrick is al vanaf het begin betrokken bij het team van Boekhoudprogramma-vergelijken.com als redacteur. Hij schrijft artikelen en berichten die ondernemers onafhankelijk informeert over de voors en tegens van verschillende boekhoudpakketten. Daarnaast voorziet hij met zijn uitgewerkte artikelen ondernemers (starter, zzp'er en mkb'er) van praktische tips en trucs rondom het opzetten van een gestroomlijnde (administratieve) workflow. Altijd geschreven vanuit het gemak voor de ondernemers als uitgangspunt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *