Voorbeeld factuur: wat zijn de eisen voor een simpele factuur?

Een simpele factuur naar voorbeeld van de KvK? De Kamer van Koophandel heeft handige voorbeelden beschikbaar, afgestemd op de eisen die de Belastingdienst stelt. Daar waar de KvK slechts bedrijfsgegevens registreert en bijhoudt is het de fiscus die erop toeziet dat u op de juiste manier factureert.

U kunt daarvoor een handige voorbeeld factuur gebruiken, hier te downloaden: Voorbeeld factuur

En wilt u zelf een simpele factuur maken, die ondertussen netjes aan de eisen voldoet? Wij zetten ze op een rij, zodat de Belastingdienst geen aanvullende vragen zal stellen tijdens een controle van de boekhouding of specifiek de facturen zoals u die gebruikt.

Simpele factuur: 12 eisen door de Belastingdienst

Adres van de klant

Een goede factuur richt u natuurlijk aan het juiste adres. Gebruik de bedrijfsnaam, de straatnaam, het huisnummer, de postcode en de plaatsnaam van de vestiging van de klant. Let op: het is niet voldoende om een postbusnummer te vermelden.

Jouw adres

Daar waar u de ontvanger op de factuur zet is het ook belangrijk om de afzender te vermelden. Dat bent u, dus gebruik uw eigen bedrijfsnaam, straatnaam, huisnummer, postcode en plaats om uw adresgegevens netjes op de factuur te vermelden.

Het btw-nummer

De voorbeeld factuur laat verder zien dat u daar uw eigen btw-nummer op dient te zetten. Belangrijk, omdat u alleen met dat nummer op de factuur btw in rekening mag brengen. En u die kunt afdragen aan de Belastingdienst.

Het KvK-nummer

Met het KvK-nummer op de simpele factuur zorgt u ervoor dat de ontvanger weet van wie de factuur afkomstig is.

Tip: het is gebruikelijk om daar ook uw bankrekeningnummer bij te zetten, al mag dat ook op een andere plaats. Niet verplicht, maar wel handig om de ontvanger de betaling te kunnen laten doen.

Het factuurnummer

Op de voorbeeld factuur mag het factuurnummer in ieder geval niet ontbreken. En sterker nog, de Belastingdienst eist dat er sprake is van een opeenvolgende nummering. Zodat aan de facturen te zien is in welke volgorde die voor klanten zijn opgesteld.

De factuurdatum

Zoals u op het factuur voorbeeld van de KvK en bij ons kunt zien is het daarnaast belangrijk om de factuurdatum te vermelden. In combinatie daarmee kunt u ook de vervaldatum vermelden, al is dat niet verplicht. Wel handig, zodat de ontvanger weet wanneer de factuur betaald moet zijn.

Geleverde producten of diensten

Zorg vervolgens voor een omschrijving van de geleverde producten of diensten op de simpele factuur. Beschrijf welke diensen of producten u leverde, zodat duidelijk is waar het concreet om gaat.

Het aantal of de hoeveelheid

Vul de omschrijving op de factuur aan met het aantal of de hoeveelheid die u leverde. Het kan gaan om een aantal stuks bij producten of een aantal uren bij diensten. En gaat het om pakketprijzen? Geef ook dan aan of het gaat om ‘1’, ‘2’ of een ander aantal pakketten.

De datum van levering

Zorg tenslotte voor de datum van de levering, bij de omschrijving en het aantal of de hoeveelheid. Op die manier is goed duidelijk wat u leverde, om hoeveel stuks het ging en wanneer u dat deed.

Tip: hoe u de datum van levering opneemt is niet belangrijk, dat mag zowel voor als achter de omschrijving of het aantal stuks.

De prijs per stuk

Vermeld de prijs per stuk. Op basis van het aantal producten of bijvoorbeeld de uren voor de geleverde diensten. Vermenigvuldig de stukprijs op de factuur vervolgens met het ingevoerde aantal of de hoeveelheid.

Tip: software voor de facturatie doet dat automatisch, zodat u zelf niet hoeft te rekenen en u daar geen fouten mee kunt maken.

Het btw-bedrag

Bereken het btw-bedrag, aan de hand van het juiste btw-tarief (hoog- of laagtarief) en het bedrag waar het om gaat. Geef op de factuur aan welk percentage btw u berekent over wel bedrag. Met daarachter vervolgens het absolute btw-bedrag waar het om gaat, zodat daar geen misverstanden over ontstaan.

Het btw-tarief

Benoem het btw-tarief. Gebruik het hoogtarief en/of het laagtarief, afhankelijk van de geleverde diensten of producten. En levert u gedeeltelijk met hoogtarief en gedeeltelijk met laagtarief? Benoem de beiden en splits de bedragen uit, voor een helder overzicht voor de ontvanger van de factuur.

Factuur voorbeeld downloaden

Wilt u een factuur voorbeeld downloaden? Wij maken het u graag gemakkelijk, aan de hand van de voorbeeld factuur zoals u die ook bij de KvK zou vinden. Afgestemd op de belangrijke wettelijke eisen door de Belastingdienst.

En wilt u het opstellen van facturen graag zo gemakkelijk mogelijk maken? Zowel voor een simpele factuur als een meer complex exemplaar is er handige software beschikbaar. Die maakt de facturatie een stuk eenvoudiger, omdat u daar zelf geen omkijken naar heeft. Alle onderdelen zijn aanwezig op de factuur, zodat u geen elementen over het hoofd kunt zien. En tegelijkertijd heeft u wel de mogelijkheid om uw eigen logo aan te brengen, net als bijzondere kenmerken van de huisstijl. Op die manier is het uw eigen factuur, terwijl de software u daar alvast op een handige manier mee op weg kan helpen.

Facturen sneller betaald krijgen

Uiteraard zijn er een paar handige aanvullende tips beschikbaar, bijvoorbeeld om facturen sneller betaald te krijgen. Gebruik de voorbeeld factuur en combineer dat met de volgende tips:

• Plaats dikgedrukte tekst voor het bedrag, de vervaldatum, het bankrekeningnummer en het te vermelden factuurnummer, in de regel onderaan de belangrijke en verplichte gegevens.
• Gebruik ‘chunking’ voor het rekeningnummer. Dus NL01BANK 12345 67890 in plaats van NL01BANK1234567890. Dat voorkomt fouten, dankzij behapbare delen.
• Verstuur de factuur op een financieel en fiscaal handig moment. Vermijd hoge facturen tegelijk met de uitbetalingen van het vakantiegeld in mei en juni of in december en januari als werkgevers hun bonussen en 13e maand uitbetalen.

Vergelijk online de software voor facturatie of maak handig gebruik van onze voorbeeld factuur. Om een simpele factuur op te stellen, die u met de bovenstaande tips bovendien sneller betaald kunt krijgen.