Zelf factuur maken: hoe zit een simpele factuur in elkaar?

By | 13 mei 2018

Zelf een factuur maken, wat komt daarbij kijken? Een simpele factuur bevat in ieder geval de elementen die de Belastingdienst vereist. En het is als eenmanszaak verstandig om een eigen sjabloon te gebruiken. Zodat klanten uw factuur herkennen aan de gebruikte huisstijl.

Een voorbeeld factuur voor een eenmanszaak kan helpen om die goed op te stellen. Aan de hand van de belangrijke eisen en met de verplichte elementen. Net als voor een paar handige tips, bijvoorbeeld om de kans op een snelle betaling te vergroten. We zetten het voor u op een rij, zodat u slim gebruik kunt maken van de software die er beschikbaar is.

Eisen aan de factuur door de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt een aantal elementen verplicht, als u een factuur opstelt. U mag zelf een factuur maken, mits u netjes voldoet aan de verplichte onderdelen. Een simpele factuur moet in ieder geval het volgende bevatten:

  • Uw naam en die van uw afnemer
    Let op: vermeld uw juridische naam. Het mag een handelsnaam zijn, mits u die heeft geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.
  • Uw volledige adres en dat van de afnemer
    Let op: een postbusnummer is niet voldoende, het moet gaan om feitelijke vestigingen.
  • Uw btw-nummer en KvK-nummer
  • De datum van de factuur en het opeenvolgende factuurnummer
  • De aard van de geleverde diensten of goederen
  • De hoeveelheid van de geleverde diensten of goederen
  • De datum waarop u de diensten of goederen leverde
    
Let op: ontvangt u een vooruitbetaling? Vermeld dan de datum daarvan.
  • Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief de btw
  • Het btw-tarief dat u berekent en het btw-bedrag dat daaruit volgt

Op die manier voldoet u netjes aan de eisen van de Belastingdienst om zelf een simpele factuur te maken. Essentieel, omdat u tijdens een controle door de fiscus moet kunnen aantonen dat u de facturen netjes opstelt volgens de richtlijnen die daarvoor gelden.

Uw factuur beter betaald: handige tips uit de praktijk

Zelf een factuur maken en er ondertussen voor zorgen dat klanten die netjes betalen? Dan is het verstandig om tips uit de praktijk toe te passen, zoals die op een voorbeeld factuur voor een eenmanszaak. Wij zetten er een paar op een rij:

  • Schrijf uw IBAN in delen op
    Met de invoering van IBAN zijn de rekeningnummers aanzienlijk langer geworden. Het maakt het lastiger om ze te onthouden en zelfs om ze goed over te nemen. Schrijf een IBAN bij voorkeur als volgt op: NL12BANK 01234 56789. Het opbreken in stukjes maakt het gemakkelijker om dit zonder fouten over te nemen of zelfs te onthouden, waardoor de kans op fouten door klanten afneemt.
  • Cluster alle belangrijke informatie
    Probeer de belangrijke informatie zoveel mogelijk bij elkaar in de buurt weer te geven. Het is bijvoorbeeld verstandig om het totale bedrag, het factuurnummer, de gewenste vermelding als betalingsinformatie en het rekeningnummer bij elkaar in de buurt te zetten. Op die manier ziet de klant geen belangrijke informatie over het hoofd.
  • Maak belangrijke elementen vetgedrukt

    Het is goed gebruik om de informatie op een vriendelijke manier aan te bieden, in geschreven volzinnen. Maak de belangrijke elementen vetgedrukt. U kunt dan denken aan opnieuw totale bedrag, het factuurnummer, de gewenste vermelding als betalingsinformatie en het rekeningnummer. Zo vallen de elementen die de klant moet gebruiken extra op, waardoor u kunt rekenen op een nette betaling.

Eigen sjabloon om zelf een factuur te maken

Zelf een factuur maken? Het is een uitstekend idee om daarvoor als ZZP’er of eenmanszaak gebruik te maken van bestaande facturatiesoftware. Zorg er aan de andere kant voor dat je daarbinnen de kans hebt om een eigen sjabloon te ontwerpen. Op die manier verwerk je de huisstijl die klanten van je kennen. Of heb je de kans om de informatie zoals op de hierboven beschreven manier te verwerken. Twee belangrijke voordelen van de kans om een eigen sjabloon te maken.

Je voorkomt op die manier dat je vastzit aan een bepaald stramien. Of erger nog, een ontwerp door een aanbieder van de software. Voor het eigen sjabloon kun je uiteraard een voorbeeld factuur voor een eenmanszaak gebruiken. Op die manier weet je zeker dat alle belangrijke informatie beschikbaar is en dat je netjes voldoet aan de richtlijnen van de Belastingdienst. Een prettig idee, waarmee je voorkomt dat je tijdens een controle eventueel op de vingers getikt wordt. Bovendien kun je er op die manier voor zorgen dat klanten de facturen netjes zullen betalen, waardoor het gemakkelijker wordt om de betalingen te verwerken in de administratie.

Voorbeeld factuur voor een eenmanszaak: probeer software uit

Je kunt een voorbeeld factuur voor een eenmanszaak bekijken door gebruik te maken van de software die er daarvoor beschikbaar is. Een gratis trial biedt je de kans om zelf na te gaan hoe de sjablonen eruit zien. Waar de belangrijke informatie staat en of je de kans hebt om die dikgedrukt en in een cluster weer te geven. Het is bovendien de beste manier om een aantal voorbeeldfacturen voor eenmanszaken en ZZP’ers te bekijken. Zodat je zelf een factuur kunt maken, op basis van alle voorbeelden en de informatie die je uit de diverse pakketten kunt halen om daar je voordeel mee te doen.

Zelf een factuur maken? Je kunt daarvoor gebruik maken van de bovenstaande tips. En houd de richtlijnen van de Belastingdienst goed in de gaten. Of bel met de Belastingtelefoon als je twijfelt. En maak je gebruik van een van de softwarepakketten voor facturatie? Dan kun je er automatisch vanuit gaan dat alle belangrijke gegevens aanwezig zijn. Op een overzichtelijke manier, vooral als je verschillende pakketten met elkaar vergelijkt. We maken het je daarmee graag gemakkelijk om voortaan zelf een factuur te maken, maar dan wel op de manier zoals jij dat graag wil.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *