Alles wat je moet weten over het boeken van een zakelijke lunch

Een zakelijke lunch is meer dan alleen eten; het is een kans om relaties te versterken en zakelijke mogelijkheden te benutten. Maar hoe boek je zo’n lunch eigenlijk correct in je boekhouding? Ontdek hier alles wat je moet weten, inclusief tips over aftrekbaarheid en gebruik van boekhoudprogramma’s.

Waarom een zakelijke lunch boeken?

Een zakelijke lunch is een gebruikelijke manier om met klanten of zakenrelaties te netwerken en besprekingen te voeren. Hoewel de kosten voor eten normaal gesproken privé-uitgaven zijn, kunnen ze deels zakelijk worden afgetrokken als ze voldoen aan bepaalde criteria.

Hoe boek je een zakelijke lunch?

1. Kies de juiste categorie in je boekhoudprogramma: De meeste boekhoudsoftware biedt categorieën zoals “Lunch en diner” of “Restaurantkosten”. Selecteer deze categorie en voer het totale bedrag inclusief fooi in.
2. Vermeld de reden van de lunch: Om latere vragen te voorkomen, vermeld je met wie je hebt geluncht en het zakelijke doel ervan. Dit helpt bij de verantwoording tijdens een controle.

Aftrekbaarheid van kosten

Kosten voor zakelijke lunches zijn slechts gedeeltelijk aftrekbaar, omdat je waarschijnlijk ook zou hebben gegeten als je niet had gewerkt. Het aftrekbare percentage varieert afhankelijk van je bedrijfsvorm:

• Bij een bv, nv of stichting is 73,5% van de kosten aftrekbaar.
• Voor een vof, maatschap of eenmanszaak geldt een aftrekbaarheid van 80%.

Er is ook een mogelijkheid om te kiezen voor een niet-aftrekbare drempel van € 4.500, waarbij kosten boven deze drempel volledig aftrekbaar zijn.

Tips voor correcte boeking

• Inclusief fooi: Vergeet niet om de fooi bij het totale bedrag op te tellen, omdat dit ook als zakelijke kosten wordt beschouwd.
• Eten tijdens overwerk: Maaltijdkosten tijdens overwerk of tijdens een dienstreis kunnen als zakelijk worden beschouwd, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. De btw op deze kosten is niet aftrekbaar.

Gebruik van boekhoudprogramma’s

Moderne boekhoudprogramma’s zoals e-boekhouden.nl, Exact Online, Snelstart of Moneymonk vereenvoudigen het boekingsproces van zakelijke lunches. Ze bieden specifieke categorieën voor restaurantkosten en helpen bij het berekenen van de aftrekbare percentages. Door regelmatig gebruik te maken van deze programma’s voorkom je fouten en ben je voorbereid op mogelijke controles van de Belastingdienst.

---

Het correct boeken van een zakelijke lunch is cruciaal om transparantie en naleving van belastingregels te waarborgen. Kies altijd een betrouwbaar boekhoudprogramma dat past bij de behoeften van jouw bedrijf en houd rekening met de aftrekbaarheidscriteria zoals vastgesteld door de Belastingdienst. Zo blijf je in controle over je uitgaven en optimaliseer je je zakelijke activiteiten effectief.

Door deze richtlijnen te volgen en gebruik te maken van geavanceerde boekhoudsoftware, kun je zakelijke lunches efficiënt beheren en tegelijkertijd voldoen aan alle wettelijke vereisten.