Facturen en bonnetjes gemakkelijk en snel verwerken

De stapel met facturen en bonnetjes die je nog moet verwerken; iedere ondernemer kent het wel. Typisch een klusje dat je maar blijft uitstellen en een stapel die blijft groeien.

Ander voorbeeld: de lunch of koffie op de zaak boeken. Ja, dat is fijn, over kosten hoef je geen belasting te betalen. Alleen dat kost je dan wel weer tijd als je de administratie gaat doen. Het stapeltje met bonnetjes en facturen groeit weer, samen met de tegenzin om er wat aan te doen.

Inkomende facturen en bonnetjes & documenten in je administratie

Daarnaast kun je tijdens het ondernemen veel documenten ontvangen. Vaak zijn deze documenten belangrijk voor de administratie van je bedrijf.

Zo ontstaan de volgende soorten facturen en bonnetjes & documenten:

1. Inkoopfacturen: afkomstig van je leveranciers en partners
2. Bonnetjes: afkomstig van aankopen die je gedaan hebt met je betaalpas of contant
3. Brieven van de Belastingdienst: bijvoorbeeld informatie over de btw-aangifte die je moet doen
4. Contracten en verzekeringen: handig om op een rijtje te hebben in een overzichtelijke map
5. Loonaangiftes en loonstroken: handig voor de loonkosten in je administratie

Door de documenten gelijk goed op te slaan in je administratie raak je ze niet meer kwijt.

Bonnetjes en facturen bewaren

Goed om te onthouden: alles wat jij straks aan kosten opgeeft in jouw boekhouding, moet je voor de fiscus kunnen bewijzen. Zorg dus dat je te allen tijde van al jouw uitgaven de juiste (btw)-bonnen kunt overdragen.

Tip: scan de bonnen ook altijd in zodat je ze zowel digitaal als op papier kunt opslaan. Veel papieren bonnetjes zijn tegenwoordig van een materiaal gemaakt, waarbij na verloop van tijd de opdruk vervaagt of langzaam zwart wordt.

Door jouw bonnen direct na de aankoop in te scannen, voorkom je dus niet alleen dat eventueel bewijsmateriaal zoekraakt, maar ook dat het bonnetje na enige tijd onleesbaar is geworden. Dat geeft een gerust gevoel.

Stop met die papieren facturen en bonnetjes

Digitale facturen in de vorm van een pdf worden steeds gebruikelijker. Maar daarnaast krijg je als ondernemer nog steeds veel papieren bonnetjes. Je weet wel, van die kleine losse bonnetjes voor een kopje koffie, kantoorartikelen, een lunch onderweg, enz.

Die bonnetjes raken gemakkelijk kwijt. Dat overkomt in ieder geval de ondernemers die ik regelmatig spreek. En dat kost tijd en geld. Je bent de tijd kwijt aan het zoeken “naar dat bonnetje”. En het kost geld, want je kunt de btw niet terugvragen en hierdoor ook de kosten niet aftrekken.

Zakelijk karakter van facturen en bonnetjes

Facturen en bonnetjes zijn beide een aankoopbewijs. Je hebt ze nodig om het zakelijk karakter van uitgaven aan te tonen en je hebt ze in ieder geval nodig om de btw terug te kunnen vragen.

Digitale facturen, papieren facturen en bonnetjes moeten allemaal aan de factuureisen van de Belastingdienst voldoen. Uitsluitend voor aankopen onder de €100 inclusief btw en voor brandstof gelden vereenvoudigde factuureisen. Daarop behoeft bijvoorbeeld de naam van jouw onderneming niet vermeld te worden.

En die laatste zijn vaak juist de aankopen waarvoor je een bonnetje krijgt. Het verschil tussen een bonnetje en een papieren of digitale factuur is in feite alleen de verschijningsvorm: een bonnetje is een klein papiertje dat je ergens onderweg in handen wordt gedrukt. De kans om ze kwijt te raken is dus levensgroot.

Opmerking: Let erop dat je dergelijke aankopen betaalt met je credit card of pinpas. Als je zo’n bonnetje contant betaald hebt, heb je geen bewijs van de aankoop. Je zou het bonnetje ook van je buurman gekregen kunnen hebben!

Online archief met digitale facturen

Hoe gemakkelijk zou het zijn dat je een online archief met digitale facturen en bonnetjes hebt, dat ook nog voldoet aan de bewaarplicht? Dat zou een perfecte oplossing zijn toch?

Goed nieuws: dit kan. Het is wettelijk toegestaan om papieren facturen te scannen en als digitale factuur te bewaren. De papieren factuur mag je dan weggooien.

Er komen steeds meer online boekhoudpakketten waarin de facturen als pdf bewaard worden. Het enige wat je moet doen is de digitale facturen naar een speciaal voor jouw bedrijf aangemaakte “factuurinbox” mailen. Daarmee bouw je een volledig en online archief op van al jouw facturen. En je kunt het altijd en overal raadplegen.

Facturen en bonnetjes omzetten naar pdf

Het is heel eenvoudig om al je bonnetjes te digitaliseren en op dezelfde wijze te verwerken als digitale facturen. Elke ondernemer beschikt tegenwoordig over een smartphone. Met je smartphone heb je altijd een kopieerapparaat bij de hand. En waarvan heeft een ondernemer nu geen kopietje nodig?

Je maakt een foto van een bonnetje. Met een pdf app maak je er een pdf van en mailt die direct naar je factuurinbox. De afbeeldingen zijn van goede kwaliteit en je zult nooit meer wat kwijt te raken.

Bewaarplicht van facturen en bonnetjes die zijn gescand

Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn  van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen.

Als je aan de voorwaarden voldoet, hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. Bron: Belastingdienst.

Online boekhoudprogramma’s waarmee de administratie een eitje is

Gelukkig is de oplossing simpel: online boekhouden!

Het zit zo: maak een foto van je facturen en bonnetjes en upload ze direct in je boekhoudprogramma. Het bonnetje van die koffietent kun je meteen weggooien. Omdat je alles in de cloud bewaart is een papieren administratie niet meer nodig. Geen stapels bonnen meer op je bureau, nooit een bonnetje kwijt en geen zorgen over de wettelijke bewaarplicht. En het wordt nog mooier, zoals we al eerder schreven, de BTW aangifte is in 5 minuten geregeld.

Altijd op orde

Met deze online boekhoudprogrammas heb je de boekhouding van je bedrijf altijd up-to-date.

Boekhoudprogramma 1; e-Boekhouden.nl

Om een inkoopfactuur in te boeken in e-boekhouden.nl ga je vanuit het dashboard naar “facturen”. Daar klik je op “toevoegen” en het invoerscherm wordt geopend. Je vult hier alle gegevens van de inkoopfactuur in.

Kies er voor om de inkoopfactuur te uploaden in het “digitaal archief” en je hoeft geen papieren documenten meer te bewaren.

Pluspunten e-Boekhouden.nl:

• e-Boekhouden.nl heeft een app voor zowel Android als Apple waarmee je de administratie altijd kunt inzien en bijwerken.
• er is een handige scan- & herkenfunctie die je veel tijd bespaart.
• Door inkoopfacturen te uploaden in het “digitale archief” voldoe je altijd aan de bewaarplicht van de Belastingdienst.

Boekhoudprogramma 2: Exact Online Boekhouden

Met Exact Online boekhouden boek je het snelst een inkoopfactuur in door deze toe te voegen als elektronische factuur. Je kunt ook een foto maken met je mobiele telefoon. Je kunt de foto meteen uploaden in je boekhouding via de gratis app.

Als je dan later inlogt in het online boekhoudprogramma zie je meteen op je financiële dashboard dat je nog inkoopfacturen moet inboeken. Dit geldt overigens ook voor verkoopfacturen. Als je de factuur gaat inboeken klik je op de factuur en kom je bij het invoerscherm. Doordat je de inkoopfactuur ook op je scherm ziet, kun je snel de gegevens vullen.

Het loont zich om bij iedere nieuwe leverancier even aandacht te besteden aan het vullen van de juiste gegevens. Exact Online zal dan de volgende keer als je een inkoopfactuur gaat inboeken al o.a. de juiste kostenpost en het juiste BTW percentage invullen.

Pluspunten van Exact Online Boekhouden:

• Met de app maak je een foto van je facturen en bonnetjes, die je vervolgens als taak in je financiële dashboard krijgt.
• Veel gegevens worden automatisch door de boekhoudsoftware ingevuld.
• Bij inboeken van facturen heb je de digitale factuur altijd er bij in je scherm.
• tip: gebruik de scan & herken functie (deze is wel met extra kosten af te nemen) om alleen nog controle te doen op de gegevens.

Boekhoudprogramma 3; Visma eAccounting

Met Visma eAccounting kom je in één klik van je dashboard naar het invoerscherm voor een nieuwe inkoopboeking. Het invoerscherm is netjes en overzichtelijk en zonder teveel afleiding. Je voert eerst de leverancier in van de desbetreffende dienst. Staat deze nog niet in Visma eAccounting, dan maak je eenvoudig en snel een nieuwe leverancier aan door op de + te klikken.

De boekhoudsoftware vult vanzelf de gegevens in die al bekend zijn. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het standaard Btw nummer en de bijbehorende grootboekrekening. Je kunt ook items en artikelen invoeren, waarmee je nog sneller de gegevens kunt vullen. Als je alle gegevens hebt ingevuld klik je op opslaan. In het dashboard zie je de openstaande inkoopfacturen dan nog wel terug.

Pluspunten van Visma eAccounting:

• Je kunt eenvoudig onderweg je uitgaven toevoegen aan je administratie.
• Door het toevoegen van artikelen van leveranciers, voer je snel de inkoopfactuur in.
• Er is een overzichtelijk dashboard waarmee je openstaande en verlopen facturen eenvoudig kunt bekijken.