Administratie voor de stichting: wat is er verplicht?

De administratie voor de stichting doen, of benieuwd of die eigenlijk verplicht is? Een voorbeeld boekhouding voor een vereniging of stichting hoeft niet lastig in elkaar te zitten, maar is inderdaad wel verplicht. Tenminste, u dient aan een aantal belangrijke voorwaarden van de Belastingdienst te voldoen.

We zetten de verplichtingen voor de administratie van de stichting voor u op een rij. Zorg er vooral voor dat goed duidelijk is wat de inkomsten zijn en welke bedragen de stichting uitgeeft. Daarmee voldoet u netjes aan de verplichting die er geldt, en zorgt u er bovendien voor dat u zelf de controle houdt. Vooral als de stichting groeit is het belangrijk dat duidelijk is wat erin komt en wat eruit gaat. En waar dat geld aan wordt uitgegeven, bijvoorbeeld als het lastig wordt om iedereen die geld uitheeft voor de stichting persoonlijk te controleren.

Verplichte administratie voor een stichting

Een administratie voor de stichting is verplicht, omdat u aan een aantal duidelijke voorwaarden moet voldoen. Gebruik een voorbeeld boekhouding voor een vereniging of kies online het beste boekhoudprogramma. En zorg daarmee voor:

• Een actuele administratie
• Inzicht in de financiële situatie
• Een tijdige jaarrekening
• De bewaarplicht: 7 tot 10 jaar
• De meewerkverplichting bij controles

Actuele administratie

De belangrijkste verplichting voor de administratie van de stichting geldt voor een actuele administratie. Dat betekent simpelweg dat u ervoor moet zorgen dat er een goed beeld is van de actuele inkomsten en uitgaven. Het moet duidelijk zijn welke bedragen de stichting heeft ontvangen en recent heeft uitgegeven. De administratie moet actueel zijn, om bij een controle alle gegevens netjes bij de hand te hebben.

Tip: zorg er op vaste momenten voor dat u de administratie bijwerkt. Bijvoorbeeld iedere week of iedere maand, afhankelijk van hoe groot de stichting is en of er sprake is van veel inkomende en uitgaande transacties.

Inzicht in de financiële situatie

In samenhang met de actuele administratie dient er sprake te zijn van inzicht in de financiële situatie. Het moet duidelijk zijn hoe de stichting ervoor staat, bijvoorbeeld aan de hand van een balans. Om goed te weten welke investeringen er mogelijk zijn of waar mogelijk wat financiële pijn zit.

Die verplichting voor de administratie van de stichting is voor de Belastingdienst belangrijk, maar ook voor uzelf. Op die manier houdt u de controle over de financiën en lukt het om de verantwoordelijke daarvoor te controleren. En draagt die persoon de administratie over? Dan helpt inzicht en duidelijkheid de volgende persoon om dit makkelijker onder de knie te krijgen.

Tijdige jaarrekening

Een meer strikte en gerichte verplichting geldt voor het opstellen van de jaarrekening van de stichting. Met het beste boekhoudprogramma is dit eenvoudig, om netjes aan de belangrijke voorwaarden te voldoen. U dient er namelijk voor te zorgen dat de jaarrekening voor de stichting binnen 6 maanden na aflopen van het boekjaar beschikbaar is. Loopt het boekjaar op 31 december af? Zorg er dan dus uiterlijk in juni het jaar daarop voor dat de jaarrekening beschikbaar is.

Bewaarplicht: 7 tot 10 jaar

Er geldt een wettelijke bewaarplicht voor de administratie van de stichting, zoals die ook geldt voor bedrijven die een administratie bijhouden. Standaard geldt er een bewaartermijn van 7 jaar. Dat betekent dat u de belangrijke documenten voor de administratie en inzicht in de actuele financiële situatie gedurende die termijn dient te bewaren. Dat mag op papier of digitaal, mits ze maar beschikbaar zijn op het moment dat de Belastingdienst die wil controleren.

Houd er rekening mee dat er in speciale gevallen een bewaartermijn kan gelden van 10 jaar. Dit is bijvoorbeeld het geval met betrekking tot onroerend goed. Zoek vooraf uit hoe lang u verschillende documenten moet bewaren, zodat u daar niet om verlegen zit als er een keer sprake is van een controle. De beste boekhoudprogramma’s vanuit de cloud zorgen er automatisch voor dat de gegevens netjes beschikbaar blijven, om daar zelfs jaren later weer makkelijk gebruik van te kunnen maken. Zo voldoet u netjes aan de voorwaarden, zonder dat u een stapel documenten hoeft te bewaren.

Meewerkverplichting

Tenslotte geldt er een meewerkverplichting. Dat betekent dat u mee dient te werken aan een onderzoek door de Belastingdienst, net als ieder bedrijf. Op het moment dat u een controle krijgt dient u ervoor te zorgen dat de belangrijke documenten inzichtelijk zijn. U dient ze daarom netjes te bewaren gedurende de bewaartermijn die verplicht is gesteld. Zorg er daarnaast voor dat goed inzichtelijk is welke documenten bij welk jaar horen. Op die manier heeft u alles op een rij, om goed mee te kunnen werken aan een onderzoek. Dat komt de samenwerking met de Belastingdienst ten goede. En levert bovendien meer inzicht op in de eigen financiële historie. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om trends te ontdekken

Beste boekhoudprogramma voor de stichting: houd het eenvoudig

Netjes voldoen aan de verplichtingen en de boekhouding ondertussen zo makkelijk mogelijk houden? Dan is het verstandig om online het beste boekhoudprogramma voor de vereniging of stichting uit te zoeken. Daarmee kunt u eenvoudig de administratie doen, terwijl u netjes voldoet aan de verplichtingen vanuit bijvoorbeeld de Belastingdienst.

Vergelijk online de verschillende boekhoudprogramma’s, om daar een goede keuze uit te maken. Zorg op die manier voor een actuele administratie die inzicht geeft in de financiële situatie. Belangrijk vanwege de verplichtingen en handig om de zaken zelf goed op orde te houden. Zo is het de ideale keuze om financiële problemen te voorkomen, zonder dat daar veel tijd in hoeft te gaan zitten.