Online boekhouden voor de stichting te duur? Er zijn gratis alternatieven beschikbaar, bijvoorbeeld in Excel. Die lijken op het eerste gezicht interessant, maar brengen wel degelijk risico’s met zich mee. Dat heeft bijvoorbeeld te maken met de tijd die erin gaat zitten, net als de fouten die er kunnen ontstaan. Bovendien bieden de mogelijkheden geen kans om samen te werken, waardoor het lastig is om gegevens of de complete boekhouding over te dragen.
PLAN - PRICE
Description
15 mnd GRATIS! - vanaf €8 p/mnd
HOOGST SCORE: 9.3 op Trustpilot!
Keurmerk Betrouwbaar Boekhouden ✅
Perfect voor iedere Vereniging & Stichting!
1e jaar gratis! - vanaf €9 p/mnd
Hoge waardering
Geschikt voor Vereniging en Stichting
U kunt een voorbeeld boekhouding voor de stichting downloaden in Excel. Dat kan zelfs helemaal gratis, waardoor u daarmee meteen van start kunt. Het is de makkelijkste manier om aan de slag te gaan, zonder dat u daar kosten voor hoeft te maken. Veel stichtingen beginnen op die manier, maar lopen gaandeweg tegen problemen aan. Hoe dat komt? Er liggen 3 belangrijke gevaren op de loer.
De gevaren van een gratis boekhouding
Benieuwd naar die gevaren van een gratis boekhouding? We zetten er 3 voor u op een rij:
- Veel tijd: handmatig in Excel
- Fouten door gebrek aan controle
- Geen mogelijkheid tot samenwerken
Veel tijd: handmatig in Excel
Het belangrijkste gevaar van een gratis boekhouding voor de stichting of vereniging? Dat heeft te maken met de tijd die erin gaat zitten. Voor een kleine stichting is het doorgaans niet zo’n probleem, omdat de administratie nog weinig om het lijf heeft.
Naarmate de stichting groter wordt en meer leden krijgt of de activiteiten uitbreidt verandert dat. Op dat moment neemt de administratie toe, iets dat niet altijd goed lukt in het originele sjabloon. De template van Excel blijkt niet goed meer geschikt, waardoor er veel handmatige omzettingen bij komen kijken. Op die manier gaat er veel tijd in de administratie zitten, die niet ten goede komt aan het werk dat echt belangrijk is.
Tip: draait de stichting op vrijwilligers? Zij zitten er vaak niet op te wachten om een uitgebreide administratie te doen. Online boekhouden voor de stichting is dan veel interessanter, omdat het veel kostbare tijd scheelt. Dat maakt het aantrekkelijker voor meer vrijwilligers om bij te dragen.
Fouten door gebrek aan controle
Een tweede nadeel van gratis boekhouding voor de stichting? Het risico op fouten neemt enorm toe. Dat heeft te maken met het relatief grote aantal menselijke handelingen dat er plaatsvindt. Iedere menselijke handeling is een risico op een fout. Fouten maken is menselijk, waardoor u daar bovendien weinig tegen kunt doen.
Tip: fouten voorkomen in de administratie? Het kost veel tijd, maar het is verstandig om alles door minimaal twee personen na te laten kijken.
Een online boekhoudprogramma voorkomt veel van die fouten, omdat er sprake is van ingebouwde beveiliging. Op die manier controleert de software of een bepaalde invoer wel klopt, of dat die waarschijnlijk verkeerd is. Het neemt veel van de fouten weg, waardoor het aan het eind van het (boek)jaar niet nodig is om de fout op te sporen. Dat kan opnieuw veel tijd kosten, op het moment dat veel vrijwilligers al genoeg andere dingen aan hun hoog hebben.
Geen mogelijkheid tot samenwerken
Het derde nadeel gaat over samenwerken en de mogelijkheid om de administratie over te dragen. Een boekhoudprogramma maakt het mogelijk om in te loggen. Gaat het om een programma in de cloud? Dan kan dat zelfs vanaf iedere computer die verbonden is met het internet.
Dat maakt het goed mogelijk om samen te werken, bijvoorbeeld door de taken te verdelen. Meerdere mensen kunnen een deel van de administratie doen, zelfs tegelijkertijd. De software staat het toe om samen te werken, ook met een boekhouder die af en toe meekijkt. Dat voorkomt opnieuw fouten en verlaagt de werkdruk. Het is niet nodig om veel te verlangen van vrijwilligers, waardoor het makkelijker wordt om er daar meer van te werken.
Dat lukt niet met gratis boekhouden in Excel voor de stichting. Het is omslachtig om de Excel rond te sturen en het is niet goed duidelijk wie waar aan werkt. Er ontstaat eenvoudig dubbele versies, waardoor de fouten toenemen en het aan de vrijwilligers is om de fouten eruit te halen.
Bovendien maakt een boekhoudprogramma het een stuk makkelijker om de administratie over te dragen aan de volgende. Er is geen sprake van een Excel met allerlei wijzigingen en aanpassingen. Het gaat in plaats daarvan om een duidelijk softwarepakket, dat eenvoudig werkt en makkelijk onder de knie te krijgen is voor de nieuwe vrijwilligers.
Online boekhouden voor de stichting
Benieuwd naar de mogelijkheden tot online boekhouden voor de stichting? Dat kan met speciale programma’s die daarvoor ontwikkeld zijn. Ze werken makkelijker dan veel van de complexe software, waardoor in principe iedereen daar goed mee om kan gaan.
Bovendien is het eenvoudig om samen te werken, worden veel van de menselijke fouten voorkomen en hoeft er minder tijd in te gaan zitten dan in Excel. Op die manier is het boekhoudpakket een heel aantrekkelijke keuze voor veel stichtingen en verenigingen. Zij maken daar in groten getale gebruik van.
Tip: wilt u het een keer uitproberen? Het boekhoudprogramma voor de vereniging of stichting biedt de mogelijkheid om dat rustig uit te proberen. Ontdek op die manier zelf waarom veel andere stichtingen de overstap al hebben gemaakt.