Kascontrole binnen de administratie van uw vereniging: hoe werkt dat?

De administratie van de vereniging kent diverse onderdelen, zoals een goede kascontrole. Handmatig of met een boekhoudprogramma, om zowel de kosten als de facturen netjes te controleren.

Een belangrijk onderdeel van de vereningsadministratie, bijvoorbeeld om te voorkomen dat u valse facturen betaalt of het overzicht over de kosten kwijtraakt. U dient er als lid van de kascommissie voor te zorgen dat u de jaarrekening controleert, door zowel de facturen te controleren als de kosten goed in de gaten te houden.

Let op: een factuurcontrole en kostencontrole zijn niet hetzelfde. Wij zetten de verschillen voor u op een rij.

Kostenspecificatie en factuurcontrole

De kascommissie van de vereniging controleert de kosten zoals die staan in de resultatenrekening. Die rekening wordt ook wel de exploitatierekening of de staat van baten en lasten genoemd, dus dat is hetzelfde.

Eén van de belangrijke punten om te controleren is om na te gaan of er voor iedere betaling een betalingsbewijs beschikbaar is. Dat bewijs moet volgen uit een duidelijke specificatie van de kosten, waaruit af te leiden valt waar het om gaat. Begin daarom niet standaard met de ordner met facturen, maar ga uit van de specificatie. Facturen en bonnetjes zijn betalingsbewijzen, die u er bij kunt pakken op het moment dat het gaat om een verantwoorde betaling.

Dat inzicht en die volgorde laten goed zien dat een kostencontrole iets anders is dan een factuurcontrole. Zou een factuur ontbreken binnen de administratie van de vereniging? Dan komt u daar niet achter door de facturen te controleren en erop toe te ziend at die netjes zijn geboekt.

Tip: werk andersom dan de meeste kascommissies van verenigingen. Ga uit van de gemaakte kosten en zoek daar de specificatie bij, in plaats van uit te gaan van de factuur en daar de betaling bij te vinden.

We zetten de twee aspecten voor u op een rij:

• Kostencontrole
• Factuurcontrole

Kostencontrole

Een controle van de kosten, door te beginnen bij de specificatie daarvan. Het gaat om een lijst met alle geboekte kostenbedragen, inclusief de datum van de betaling en een korte omschrijving.

Tip: doorgaans kan de penningmeester een uitdraai maken van de geboekte kosten, gesorteerd op datum. Dat is het uitgangspunt voor de kostencontrole, nog zonder dat de facturen daar aan te pas komen.

Gebruik de kostenspecificatie om per uitgave na te gaan of daar een factuur of een ander betalingsbewijs voor beschikbaar is. En vergeet niet het totaal op te tellen, om na te gaan of dat overeenkomst met de resultatenrekening in de administratie van de vereniging.

Factuurcontrole

Vervolgens is het verstandig om een factuurcontrole uit te voeren. En houd daarbij in uw achterhoofd dat een factuur op zich geen betalingsbewijs is. Zolang u een factuur niet betaalt is er wel een bewijs van de kostenpost, maar heeft er geen betaling plaatsgevonden.

Let op: het komt voor dat penningmeesters zelf een factuur maken, om de kascommissie op een dwaalspoor te brengen.

Ga voor iedere kostenpost na wat de specificatie daarvan is en of er een factuur voor bestaat. Controleer andersom of iedere factuur ook daadwerkelijk betaald is. Kijk daarvoor naar de bankafschriften van de vereniging, die kunnen gelden als betalingsbewijs.

Tip: controleer zowel de betaling en het ontvangende rekeningnummer en de leverancier. Die gegevens moeten overeenkomen met de gegevens op de factuur.

Valse facturen voor de vereniging

Met een eenvoudig boekhoudprogramma voor verenigingen alleen kunt u helaas geen valse facturen voorkomen. Het komt voor dat rekeningnummers en namen zijn vervalst. Bovendien krijgen verenigingen soms facturen voor zaken die zij niet hebben afgenomen of gekocht. Voer altijd naam- en nummercontroles uit, net als inhoudelijke controles op wat er wordt afgenomen op het moment dat er een factuur binnenkomt.

Zowel sportverenigingen als zwemverenigingen en andere organisaties krijgen te maken met valse facturen, dus het is belangrijk om daar ook in uw geval kritisch op te zijn. De administratie van een vereniging kan draaien om veel geld van leden, dus spring daar op een nauwkeurige manier mee om. Dat kan met een online boekhoudprogramma, maar vraagt ook altijd om een eigen kritische blik.

Administratie voor de vereniging op orde

Een boekhoudprogramma maakt de administratie voor een vereniging wel een stukje makkelijker. U kunt de gegevens digitaal controleren, zowel de gemaakte kosten als de facturen die er zijn binnengekomen. Ga op die manier na of alles klopt met de werkelijke gang van zaken en of de gemaakte kosten goed te verantwoorden zijn.

Een boekhoudprogramma zet de facturen en de betalingen alvast netjes op de juiste volgorde, waardoor het minder tijd hoeft te kosten om daar kritisch doorheen te gaan. En gebruikt u daarvoor een online programma in de cloud? Dan is het zelfs mogelijk om de gegevens vanaf verschillende computers en op meerdere locaties te raadplegen.

Boekhoudprogramma voor verenigingen

De administratie van de vereniging netjes op orde houden door onder andere een goede kostencontrole en facturencontrole uit te voeren? Een online boekhoudprogramma voor verenigingen en stichtingen is dan een uitstekende basis.

Gebruik de programma’s om zowel de kosten als de facturen te controleren, zodat u als kascommissie precies weet wat er gaande is en niet voor verrassingen komt te staan. Probeer de verschillende boekhoudprogramma’s gewoon een keer uit, zodat u zelf kunt ervaren waar u het meest makkelijk mee kunt werken.