Kiezen van het juiste zzp boekhoudprogramma

Het kiezen van het juiste ZZP boekhoudprogramma

Een boekhoudprogramma uitkiezen hoeft helemaal niet moeilijk te zijn. Aan de hand van de volgende drie vragen kun je achterhalen welke boekhoudsoftware jij als freelancer nodig hebt voor je onderneming:

1. Wat ben je bereid te betalen?
2. Waarom heb je boekhoudsoftware nodig?
3. Over welke functies moet het ZZP boekhoudprogramma beschikken?

Om je te helpen bij het formuleren van een antwoord op deze vragen, kun je met behulp van de onderstaande handleiding ontdekken welk boekhoudpakket jij nodig hebt. Indien je reeds op de hoogte bent van wat je precies nodig hebt en gewoon onze aanbevelingen wilt bekijken, dan ga je hier een online boekhoudprogramma vergelijken.

Wat ben je bereid te betalen?

Boekhoudpakketten kunnen stevig variëren qua prijs, afhankelijk van de functies je nodig hebt. De meeste ontwikkelaars bieden ook een versie in een model aan met modules voor de verschillende soorten pakketten die ze aanbieden. Of ze bieden een gratis versie met basisfunctionaliteiten aan waar bijvoorbeeld beperkingen op het aantal gebruikers op zitten. Deze kun je later opheffen tegen betaling.

Betaalde ZZP boekhoudprogramma’s zijn al beschikbaar vanaf ongeveer € 5,- per maand tot wel € 60,- op maandelijkse basis. Functies die de kosten kunnen verhogen zijn bijvoorbeeld; opvolging van offertes, herhaalde facturen, automatische facturatie, teamfuncties, geavanceerde rapportagemogelijkheden en branding.

Waarom heb je boekhoudsoftware nodig?

Om het beste boekhoudprogramma te kunnen achterhalen, is het belangrijk dat je eerst overweegt waarom je dat boekhoudpakket precies nodig hebt. Sommige ZZP’ers en freelancers zijn bijvoorbeeld al snel geholpen met een aantal werkbladen in Excel of zelfs een handgeschreven grootboek. Voor de meesten zal de gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie van boekhoudsoftware echter de betere keuze blijken.

Hieronder volgen een aantal factoren die je kunt overwegen:

Je gaat nog maar net van start. Met behulp van het juiste ZZP boekhoudpakket kun je meteen goed uit de startblokken schieten. Het is heel wat voordeliger om vanaf dag één online boekhoudsoftware te gebruiken, dan dat je deze daarna enkele maanden of zelfs jaren later moet implementeren. Dan heb ik het nog geeneens over de situatie dat wanneer je gebruik maakt van een handgeschreven grootboek of losse digitale werkbladen. Daarbij zijn er online boekhoudprogramma’s die je als startende ondernemer een heel jaar lang gratis mag proberen.

Je onderneming groeit. Indien je eraan denkt om je bedrijf binnenkort uit te breiden, dan zal een manueel boekhoudsysteem al snel inefficiënt en ingewikkeld blijken. Wanneer je echter gebruik maakt van het juiste ZZP boekhoudprogramma, kan je groeiende onderneming heel wat geld en tijd besparen door arbeidsintensieve processen te automatiseren en schaalbaar te maken.

Je wilt onmiddellijk gegevens kunnen opvragen. Dacht je dat boekhoudsoftware uitsluitend draait om getalletjes en cijfers? In tegendeel, dergelijke software geeft je toegang tot een eenvoudig te gebruiken databank die zowel financiële gegevens als klanteninformatie bevat. Je kunt er doorgaans zelfs allerlei verschillende details over je klanten en leveranciers in bewaren, zoals hun contactgegevens, aankoopgeschiedenis en kredietvoorwaarden.

Je wilt je huidige activiteiten stroomlijnen. Dankzij een aantal verschillende functies zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van dagelijkse transacties en het uitbetalen van de lonen, kan boekhoudsoftware een groot deel van de activiteiten van je onderneming op zich nemen en automatisch data importeren van andere systemen zoals Enterprise Resource Planning- (ERP), Point-of-Sale- (POS) en Customer Relationship Management-software (CMS). Denk hierbij bijvoorbeeld aan een pakket van Exact Online wat met verschillende modules op maat is te maken voor jouw bedrijfssituatie.

Je huidig systeem is te ingewikkeld. Niet alle boekhoudsoftware wordt op dezelfde manier gemaakt. Voor kleine bedrijven & freelancers zijn reguliere boekhoudpakketten vaak te complex waardoor ze overspoeld worden door een tsunami van onnodige functies. Indien jouw huidig boekhoudpakket te ingewikkeld is, dan kan een oplossing die speciaal ontwikkeld werd voor kleinere bedrijven & ZZP’ers een betere optie blijken. Bekijk de beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers eenvoudig in deze boekhoudprogramma vergelijker.

Je wilt er zeker van zijn dat je voldoet aan alle wetten en reguleringen. Maar je kent helemaal niets over de algemene boekhoudingsprincipes, belastingwetten of andere financiële voorschriften en richtlijnen? Heel wat ZZP boekhoudpakketten doen het papierwerk voor je en zorgen ervoor dat je alle wetten naleeft. En dat kan je niet bereiken door te werken met spreadsheets of alles met de hand te doen. Dit bereik je wel met het juiste ZZP boekhoudprogramma.

Over welke functies moet jij als ZZP’er kunnen beschikken?

Boekhoudoplossingen bieden vaak heel wat verschillende technische functies en mogelijkheden aan die je helpen om je financiën te beheren. Echter geven heel wat ondernemers aan dat gebruiksgemak en tijdsbesparing de twee belangrijkste kenmerken zijn die ze zoeken in een online boekhoudprogramma.

“Voor ons is het ideale boekhoudpakket eenvoudig te gebruiken,” vinden ze bij e-Boekhouden.nl. “Wij worden gelukkig met alles dat het leven van ondernemers eenvoudiger maakt en hun tijd bespaart.”

Boekhoudsoftware moet daarnaast ook in staat zijn om tegemoet te komen aan de behoeften van je bedrijf. Online boekhoudprogramma’s helpen ondernemingen hun financiën te beheren en kunnen zich aanpassen aan de unieke behoeftes van een klant zodat deze zijn bedrijf beter kan begrijpen en plannen voor de toekomst kan maken.

boekhoudfuncties om tijd te besparen en een beter financieel overzicht

Basis boekhoudtaken. Voor de meeste ZZP’ers volstaat boekhoudsoftware die basisfuncties verschaft zoals facturatie, opvolging van inkomsten & kosten, het genereren van financiële verslagen en het beheren van leveranciers & afnemers.

Automatisering. Zaken zoals automatische facturatie, herhalende betalingen, betalingsherinneringen en andere geautomatiseerde processen kunnen je tijd en geld besparen omdat je ze zelf niet méér manueel moet uitvoeren.

Offertes opstellen. Gebruik aangepaste, vooraf ingestelde sjablonen om offertes en schattingen voor klanten op te stellen; en zet ze daarna automatisch om tot facturen.

Belastingvoorbereiding. Maak het leven van jezelf en die van je boekhouder gemakkelijker dankzij ZZP boekhoudsoftware die je kan helpen met het voorbereiden van je belastingaangifte. Functies zoals automatische belastingberekening, meerdere belastingtarieven en belastingrapportage, en de mogelijkheid om alle benodigde gegevens en bestanden onmiddellijk via e-mail door te sturen naar je boekhouder met een énkele klik op de knop.

Meerdere gebruikers. De meeste boekhoudpakketten geven toegang tot meerdere gebruikers (bijvoorbeeld jijzelf en je accountant), zodat je niet alles zelf hoeft te doen.

Verwerking van betalingen. Voer tijdschema’s in, bereken lonen, print loonfiches af en betaal je werknemers – zonder dat je zelf alles manueel moet uitvoeren.

Mobiele toegang. Gebruik je ZZP boekhoudsoftware op elk gewenst moment op je telefoon of tablet. Dit is vooral handig voor freelancers die altijd onderweg zijn en het te druk hebben om hun boekhouding op de computer te beheren.

Integratie van derden. Boekhoudpakketten kunnen het je eenvoudiger maken om je bedrijf te runnen door de applicaties en tools die je het vaakst gebruikt te integreren in hun software. Denk hierbij onder andere aan POS-systemen, inventarisatie, e-commerce, ERP, verwerking van kredietkaartbetalingen, CRM en Google-apps.

Voordelen ZZP boekhoudsoftware

Online boekhoudsoftware biedt daarnaast ook heel wat andere voordelen aan ZZP’ers, simpelweg omdat ze ervoor zorgt dat men zich eindelijk opnieuw kan focussen op de kerntaken van hun onderneming. Onderstaand kan je nagaan wat freelancers en andere ondernemers zo geweldig vinden aan hun boekhoudpakket:

Het is een alles-in-één oplossing. Peter Visser verklaart dat zijn favoriete boekhoudpakket een alles-in-één oplossing is die zijn onderneming voorziet van al zijn behoeftes: betaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid, verwerking van kredietkaartbetalingen en méér. Daarnaast maakt de software het zijn accountant ook mogelijk om alle transacties na te gaan.

De simpele interface. Patrick Smidt vindt dat de simpele weergave en de gebruiksvriendelijkheid van zijn ZZP boekhoudsoftware alle onnodige frustraties wegneemt en de drempel tot boekhouden verlaagt.

Minder stress. Rick Wagenmaker zegt dat het beheren van de financiën van zijn onderneming op zich al moeilijk genoeg is, én dat boekhoudprogramma een deel van de stress kan verlichten.

Opvolgingsmogelijkheden. Naast de opvolging van kosten vond Darren Davis het erg handig om te kunnen nagaan of een klant zijn e-mailfactuur reeds geopend (link naar Exact Online) en bekeken heeft. Op die manier kan hij eenvoudig achterhalen of de factuur de klant wel daadwerkelijk bereikt heeft. Dit komt hem vooral van pas wanneer een factuur niet op tijd betaald werd.

Toegankelijkheid voor de boekhouder. Het boekhoudpakket van Ian Lamont wordt gebruikt en aangeraden door de meeste boekhouders, waardoor het financieel beheer niet alleen eenvoudiger is voor de ondernemer zelf, maar ook voor zijn accountant.

Doe-het-zelf oplossing. Jan Hoek verklaart dat zijn online boekhoudsoftware hem helpt bij het uitvoeren van allerlei taken zoals kostenopsporing, automatische facturatie, het bijhouden van belasting- en bankgegevens en het uitbetalen van de lonen. Op deze manier hoeft hij geen fulltime accountant in te huren om de financiën van zijn bedrijf te beheren en zijn werknemers uit te betalen.

Minder rommel. Wanneer je over een goed ZZP boekhoudpakket beschikt, moet je geen hele stapel papierwerk bijhouden. Lieke stoffels van Lieke Music kwam er bijvoorbeeld achter dat ze dankzij de mobiele applicatie op haar smartphone eenvoudig bonnetjes kon toevoegen door een afbeelding direct te uploaden.

Belangrijkste gegevens in één opslag. Tineke Maasbracht van Pro Soho is helemaal gek van haar boekhoudsoftware’s dashboard. Het toont haar iedere morgen de stand van zaken en stelt haar in staat om aangepaste modules toe te voegen die voldoen aan de behoeftes van haar bedrijf.

Real-time data. Boekhoudprogramma’s updaten alle gegevens in real-time en zorgen er dus voor dat je alle data niet meer manueel hoeft in te voeren. Nicole Mateman vindt het geweldig dat haar ZZP boekhoudsoftware de financiële gegevens van haar onderneming actueel houdt.

Het kiezen van het juiste boekhoudpakket

Om het juiste ZZP boekhoudprogramma te kunnen uitkiezen, stel je bij je keuze dan de volgende vragen:

• Is de boekhoudsoftware ontwikkeld voor ZZP’ers?
• Is het boekhoudprogramma aangepast aan mijn vakgebied?
• Bieden ze aangepaste oplossingen aan die voldoen aan mijn behoeften als freelancer?
• Hoeveel gebruikers en clients kunnen gebruik maken van jullie administratie software?
• Hoe kan jullie boekhoudprogramma me helpen te voldoen aan alle wettelijke reguleringen?
• Hoe wordt mijn data bijgehouden? Vinden er backups plaats? Kan mijn toegang onmiddellijk hersteld worden na een onderbreking?
• Welke veiligheidsmaatregelen zijn er getroffen om ervoor te zorgen dat mijn gegevens en die van mijn klanten beveiligd is?
• Wat zijn de totale kosten? Zijn er nog bijkomende installatie- of cloud storage-kosten?
• Welke soorten ondersteuning bieden jullie aan? (Bijvoorbeeld, verloopt alle contact via e-mail, of is er ook de mogelijkheid om gebruik te maken van telefoon of live chat?)

Klaar om jouw boekhoudprogramma te kiezen? Ga hier direct je online boekhoudprogramma vergelijken.

Hier vind je alvast een aantal aanbevelingen:

• Het beste boekhoudpakket voor MKB-bedrijven in 2017
• Beste ZZP boekhoudprogramma’s
• Beste gratis boekhoudsoftware voor kleine ondernemingen
• Beste boekhoudpakket voor Mac OS