Online factureren: daar kun je als ZZP’er bijna niet omheen. En beter nog, het biedt je de kans om jouw facturen sneller betaald te krijgen. Als je gebruik maakt van de volgende handige tips natuurlijk. Zorg ervoor dat je een online factuurprogramma gebruikt en je online facturen verstuurt. En de mogelijkheden vergelijken? Dat doe je natuurlijk eenvoudig online. Hier volgen de tips om jouw klanten sneller te laten betalen:
- Factureer digitaal (en kondig dat aan)
- Gebruik iDeal- en Paypal-buttons
- Maak een duidelijke online factuur
- Denk na over een elektronische handtekening
- Online factureren en online herinneringen versturen
- Gebruik een online factuurprogramma
Factureer digitaal (en kondig dat aan)
Met name grotere (MKB-)bedrijven zijn papieren facturen gewend. Per post, die binnenkomen bij de administratie en vervolgens (traag) verwerkt worden. Stuur je een digitale factuur? Dat is een stuk sneller, maar past niet bij de manier van werken die zij kennen. Factureer bij voorkeur altijd digitaal, maar kondig dat op voorhand alvast aan. Geef aan dat je daarmee graag papier bespaart, sneller werkt en je de administratie overzichtelijk wilt houden. Door het vooraf aan te kondigen is de acceptatie beter, waardoor jij de factuur sneller betaald krijgt.
Tip: stuur de factuur indien mogelijk meteen mee met de geleverde diensten of zorg ervoor dat hier zo min mogelijk tijd tussen zit. Op die manier zit het geleverde nog vers in het geheugen bij de ontvanger, waardoor de factuur als ‘eerlijker’ wordt ervaren. Je levert producten of diensten, in ruil waarvoor je vraagt om een betaling van de factuur. Het maakt de kans op een snelle betaling aanzienlijk groter.
Gebruik iDeal- en Paypal-buttons
Online factureren biedt bovendien een ander voordeel. Het gemiddelde online factuurprogramma biedt de mogelijkheid om betaalbuttons toe te voegen. Bij het mailtje dat je verstuurt, met als bijlage de factuur. Bijvoorbeeld een knop voor iDeal of voor Paypal. Zodat klanten de factuur kunnen betalen, op de manier waarop ze ook in webwinkels afrekenen.
Tip: iDeal gebruiken voor je facturen? Dat kan via een Payment Provider, zoals Mollie. Koppel de provider van je keuze vervolgens aan je online factuurprogramma. Je kunt de mogelijkheden tot online factureren vergelijken, door goed te kijken naar deze mogelijke koppelingen.
Zorg er wel voor dat klanten ook gewoon via een bankoverschrijving kunnen blijven betalen. Zorg voor een mailtje met de buttons om meteen te betalen en in de bijlage de factuur. Ook klanten die wel via iDeal of Paypal betalen hebben die factuur namelijk nodig, om hun eigen administratie op orde te maken.
Maak een duidelijke online factuur
Online en offline: zorg voor een duidelijke factuur. Met daarop alle belangrijke (en verplichte) gegevens. En met een helder overzicht van de geleverde goederen en/of diensten. En het belangrijkste: zorg voor een duidelijke vermelding van je rekeningnummer, van het factuurnummer dat de klant moet vermelden en van de vervaldatum van de factuur. Lees hier meer over een voorbeeld factuur.
Tip: gebruik een dikgedrukt lettertype voor jouw rekeningnummer, het factuurnummer en de vervaldatum. Met een hoop witruimte er omheen, om het extra op te laten vallen.
Denk na over een elektronische handtekening
Het is wettelijk niet verplicht, maar het verdient wel een aanbeveling om gebruik te maken van een digitale handtekening of EDI. Op die manier zorg je voor professionele facturen, waarmee je aangeeft dat je serieus zakendoet. Ook dat kan bijdragen aan de snelheid waarmee klanten betalen. En een digitale handtekening hoeft slechts een paar tientjes per jaar te kosten.
Online factureren en online herinneringen versturen
Je kunt online factureren met een online factuurprogramma. En daar ook online herinneringen mee versturen. Kies bij voorkeur een programma dat bijhoudt hoe lang een factuur al open staat. En of je inmiddels een betaling zou moeten hebben ontvangen. Op die manier krijg je haast automatisch een herinnering, aan de hand waarvan je meteen actie kunt ondernemen.
Zorg er op die manier voor dat je de facturen verstuurt, dat je de herinneringen op tijd aanmaakt en dat je indien nodig ook overgaat tot aanmaningen. Met de andere tips erbij zou het zo ver natuurlijk niet moeten komen. Toch is het de moeite waard om het online factureren te vergelijken aan de hand van de mogelijkheden om dit te doen. Een automatisch overzicht van openstaande facturen maakt het veel gemakkelijker om die op te volgen. En om ervoor te zorgen dat je die toch netjes betaald kunt krijgen, waardoor jij niet met onbetaalde bedragen achterblijft.
Tip: zorg ervoor dat je na de vervaldatum zo snel mogelijk een herinnering stuurt. Door er snel bij te zijn geef je opnieuw aan dat je het serieus aanpakt. De klant is daardoor eerder geneigd om op tijd te betalen.
Gebruik een online factuurprogramma
En de beste tip? Gebruik een online factuurprogramma. Een programma dat je kunt vergelijken op basis van een aantal van de bovenstaande tips. Zodat je een goed beeld krijgt van de software en de manier waarop je daar gebruik van kunt maken.
Het is vooral belangrijk dat de software gemakkelijk werkt en je veel werk uit handen neemt. De software kan je op die manier helpen overzicht te behouden, waardoor jij je facturen sneller betaald kunt krijgen. Door er op tijd achteraan te gaan en de administratie zelf in ieder geval niet te lang te laten liggen.
Online factuurprogramma’s vergelijken
We maken het je online graag gemakkelijk om de verschillende beschikbare factuurprogramma’s te vergelijken. Kijk goed naar de mogelijkheden tot online factureren. Aan de hand van de kosten, maar vooral op basis van de functionaliteiten. Slimme ZZP’ers besparen veel tijd en moeite, door de facturen zo gemakkelijk mogelijk te versturen. Dat betekent namelijk dat je tijd overhoudt, die je kunt gebruiken om voor klanten te werken. Op die manier kan zelfs een duurder online factuurprogramma zich gemakkelijk terugverdienen. Vergelijken loont, en zorgt ervoor dat je goed op de hoogte bent van de mogelijkheden van de verschillende softwarepakketten om online mee te factureren.
Ik heb een tijdje facturen in excel gemaakt, maar ben al snel over gestapt op Visma accounting. Kreeg nog een half jaar gratis omdat ik pas een half jaar een eigen bedrijf had gestart. Visma werkt voor mij prima. Eenvoudig boekhoudprogramma om te gebruiken en alle facturen zijn makkelijk en snel opgemaakt en verstuurd!