Herinnering voor een factuur: voorbeeld met alle belangrijke informatie

By | 13 mei 2019

Een herinnering voor een factuur ter voorbeeld gezocht? Hieronder laten we met een voorbeeld duidelijk zien welke informatie er aanwezig moet zijn. Bovendien geven we u aan hoe u aan de ene kant vriendelijk kunt blijven, terwijl er aan de andere kant heel duidelijk in staat wat er aan de hand is.

Zorg er met een herinnering voor dat u voldoet aan de wettelijke richtlijnen op dit gebied, rondom de facturatie. Het is bijvoorbeeld verplicht om minimaal een eerste en een tweede herinnering te sturen, en daarna een aanmaning. Blijft de betaling door de klant daarna alsnog uit? Dan kunt u een incassobureau inschakelen dat hiermee aan de slag gaat. 

Er zijn kosten verbonden aan incassobureaus, ook al werken zij niet zelden op basis van no cure, no pay. Dat is gunstig, al bespaart u de eventuele kosten op het moment dat u de factuur gewoon zelf incasseert. Een herinnering voor een factuur ter voorbeeld kan op die manier heel goed van pas komen, als u zelf niet goed weet hoe u dit het best kunt aanpakken. 

Herinnering voor factuur: hoe zit het wettelijk?

Wilt u de herinnering voor de factuur wettelijk netjes versturen? Er gelden weinig richtlijnen voor herinneringen. U heeft zoals aangegeven de plicht om twee keer een herinnering te versturen en daarna een aanmaning. Dat kunt u doen nadat de betalingstermijn verstreken is.

De betalingstermijn voor uw facturen kunt u zelf kiezen. Gebruikelijk is een termijn tussen de 14 en 30 dagen. Op die manier heeft de klant voldoende tijd om de factuur te bekijken, beoordelen en vervolgens over te maken. Blijft de betaling uit nadat de betalingstermijn verstreken is? Dan is het verstandig om zo kort mogelijk daarna een herinnering te versturen. U voldoet met een eerste en een tweede herinnering dan netjes aan de wettelijke richtlijnen die er gelden. 

Let op: controleer altijd of de klant de herinnering heeft ontvangen. Gebruik een e-mailprogramma met ontvangst- en leesbevestiging of bel de klant even na. Zorg ervoor dat u de bevestiging krijgt dat de herinnering is ontvangen en gezien, zodat u daarna over kunt gaan tot een tweede exemplaar en daarna een aanmaning. 

Voorbeeld van een herinnering

Benieuwd naar een herinnering voor een factuur aan de hand van een voorbeeld? Bekijk hieronder hoe u dat zou kunnen aanpakken:

Geachte heer/mevrouw,

Uit onze administratie is gebleken dat we nog geen betaling hebben ontvangen van de onderstaande factu(u)r(en), waarvan de betalingstermijn inmiddels is verstreken:

[factuurnummer opeisbare factu(u)r(en)] 

We hebben een kopie van de bovenvermelde factu(u)r(en) voor u bijgesloten als bijlage.

We verzoeken u vriendelijk alsnog zorg te dragen voor betaling binnen [betalingstermijn] dagen na dagtekening van deze brief. Alvast bedankt.

Mocht de betaling inmiddels hebben plaatsgevonden, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. 

Met vriendelijke groet,

[uw (bedrijfs)naam]

Zoals u merkt is het belangrijk om vriendelijk te blijven bij de herinnering of tweede herinnering aan een factuur. Dat neemt aan de andere kant niet weg dat u heel duidelijk dient aan te geven dat de factuur nog niet is betaald, terwijl de betalingstermijn is verstreken.

Let op: noemt u een betalingstermijn in de herinnering? Houd die termijn ook zelf in de gaten, om daarna een tweede herinnering te sturen of zelfs over te gaan tot een aanmaning. Als u zich zelf netjes aan de gestelde termijn houdt leidt dat tot vlottere betalingen door klanten. 

Met de herinnering aan een factuur en het voorbeeld zorgt u er eenvoudig voor dat u het klanten aan kunt geven als zij niet op tijd hebben betaald. Het kan zijn dat iemand dit een keer vergeten is, dus probeer de eerste herinnering altijd zo vriendelijk mogelijk op te stellen. Zorg er bovendien voor dat u de factuur nog een keer netjes bijvoegt, om het overmaken daarvan zo makkelijk mogelijk te maken.

In een tweede herinnering en in een eventuele aanmaning mag de toon wat meer dwingend zijn. Het is dan vooral belangrijk om aan te geven dat u er achteraan zal blijven gaan. Daarmee voorkomt u dat klanten ermee weg denken te kunnen kopen, waardoor de betaling nog zeer lang op zich zou kunnen laten wachten. 

Eerste en tweede herinnering van een factuur versturen

U kunt de eerste en de tweede herinnering van een factuur versturen aan de hand van het voorbeeld, zoals u ook een voorbeeld kunt gebruiken om de factuur zelf op te stellen (https://www.boekhoudprogramma-vergelijken.com/voorbeeld-factuur/). Uiteraard bent u vrij in de manier waarop u de factuur en de herinnering opstelt. Dat kan in een e-mail, in Word of als een PDF-document.

Het best werkt software op het gebied van facturatie. Daarmee kunt u eenvoudig een sjabloon aanmaken, om daar iedere keer opnieuw gebruik van te maken. Bovendien kan de software bijhouden welke facturen op tijd zijn voldaan, welke er open staan en hoe lang dat al het geval is. Maak het uzelf makkelijk om tijdig herinneringen en zelfs aanmaningen te versturen, waardoor het daar niet aan zal liggen. Door op tijd aan te geven dat de betaling nog openstaat kunt u klanten bewegen om daar verandering in aan te brengen. En als het met de eerste en tweede herinnering aan de factuur niet lukt kunt u er altijd nog voor kiezen om een incassobureau in te schakelen.

Category: facturatie

About Patrick

Patrick is al vanaf het begin betrokken bij het team van Boekhoudprogramma-vergelijken.com als redacteur. Hij schrijft artikelen en berichten die ondernemers onafhankelijk informeert over de voors en tegens van verschillende boekhoudpakketten. Daarnaast voorziet hij met zijn uitgewerkte artikelen ondernemers (starter, zzp'er en mkb'er) van praktische tips en trucs rondom het opzetten van een gestroomlijnde (administratieve) workflow. Altijd geschreven vanuit het gemak voor de ondernemers als uitgangspunt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *