In de dagelijkse bedrijfsvoering wordt een enorme hoeveelheid documenten geproduceerd. Denk aan contracten, financiële rapporten, personeelsgegevens en meer. Maar welke documenten moeten worden bewaard, en welke moeten veilig worden vernietigd? Deze gids biedt bedrijven duidelijke richtlijnen over het correct omgaan met gevoelige documenten en afvalstromen.
Waarom is het belangrijk om documenten te vernietigen?
Het niet correct vernietigen van documenten kan leiden tot ernstige gevolgen, zoals identiteitsdiefstal of het lekken van bedrijfsgevoelige informatie. Denk aan persoonsgegevens van klanten, vertrouwelijke bedrijfsstrategieën of financiële gegevens.
Naleving van wetgeving
Bedrijven zijn wettelijk verplicht om vertrouwelijke informatie correct te beheren. Niet-naleving kan leiden tot boetes, juridische procedures of imagoschade. In Nederland gelden onder andere de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en specifieke sectorale wetgevingen.
Efficiëntie en ruimtebeheer
Het opruimen en vernietigen van oude documenten kan bijdragen aan een georganiseerde werkplek en meer ruimte creëren voor nieuwe projecten.
Welke documenten moeten worden vernietigd?
Hieronder geven we een aantal voorbeelden van documenten die mogelijk vernietigd moeten worden:
Persoonsgegevens
Alle documenten die persoonsgegevens bevatten, zoals identiteitsbewijzen, salarisinformatie en medische gegevens, moeten veilig worden vernietigd. Dit voorkomt dat deze gegevens in verkeerde handen vallen.
Financiële documenten
Inkomstenrapporten, belastingaangiften en bankafschriften zijn gevoelig voor fraude als ze niet op de juiste manier worden vernietigd.
Contracten en juridische documenten
Oude contracten die niet langer geldig zijn, zoals huurovereenkomsten of leverancierscontracten, bevatten vaak vertrouwelijke clausules die bescherming vereisen.
Interne bedrijfsinformatie
Rapporten over bedrijfsstrategieën, marketingplannen en onderzoeksgegevens kunnen schadelijk zijn als ze publiekelijk worden gemaakt.
Correspondentie en e-mails
Fysieke brieven en e-mails die vertrouwelijke informatie bevatten, moeten ook regelmatig worden gescreend en vernietigd.
Hoe beslis je welke documenten bewaard of vernietigd moeten worden?
Met onderstaande tips kun je bepalen welke documenten bewaard of vernietigd kunnen worden:
Stel een bewaartermijn vast
Wetgeving geeft vaak richtlijnen over hoe lang bepaalde documenten moeten worden bewaard. Voorbeelden:
- Belastingdocumenten: minimaal 7 jaar.
- Personeelsgegevens: afhankelijk van het type, vaak 5 tot 7 jaar.
- Contracten: bewaar ze zolang ze van kracht zijn en een aantal jaren daarna.
Voer een regulier archiefbeheer uit
Regelmatig archiefbeheer zorgt ervoor dat verouderde documenten worden verwijderd en actuele informatie makkelijk toegankelijk blijft.
Overleg met experts
Een compliance-expert of juridisch adviseur kan helpen bij het opstellen van een beleid dat voldoet aan de wetgeving.
Veilige methoden voor documentvernietiging
- Shredden. Het gebruik van een papierversnipperaar is een veelgebruikte methode, vooral voor kleinere hoeveelheden documenten.
- Professionele vernietigingsdiensten. Voor grotere hoeveelheden vertrouwelijke documenten is het inschakelen van een professionele dienst zoals bedrijfsafval via Milieu Service Nederland een uitstekende keuze. Zij zorgen ervoor dat documenten veilig en volgens de richtlijnen worden vernietigd.
- Digitale documenten. Vergeet niet dat digitale documenten ook veilig moeten worden verwijderd. Gebruik gespecialiseerde software om harde schijven, USB-sticks en andere opslagapparaten te wissen.
Wat doe je met overig bedrijfsafval?
Niet alle documenten hoeven te worden vernietigd. Veel papier kan worden gerecycled. Zorg ervoor dat al het andere afval, zoals niet-vertrouwelijke papieren, plastic en karton, gescheiden wordt ingezameld. Voor gemengd afval kun je een restafval container gebruiken, wat zorgt voor een efficiënte afvalverwerking.
