Elke ondernemer kan te maken krijgen met verloren facturen of bonnetjes. Dit kan verschillende redenen hebben, zoals per ongeluk weggegooide papieren bonnetjes of verdwenen digitale facturen. Wat de oorzaak ook is, het is belangrijk om te weten hoe je dit recht kunt zetten in je boekhouding. Een verloren factuur kan namelijk financiële gevolgen hebben, vooral als het gaat om de btw-aangifte. In deze blog leggen we uit hoe je dit probleem kunt aanpakken en geven we tips om het in de toekomst te voorkomen.

Wat te doen als je een factuur of bon kwijt bent?
Elke ondernemer kan te maken krijgen met verloren facturen of bonnetjes. Bonnetjes kunnen per ongeluk weggegooid worden en digitale facturen kunnen verdwijnen uit je inbox. Dit kan zorgen voor onrust, maar de gevolgen hangen af van het type factuur dat je kwijt bent geraakt. Er zijn namelijk verschillende stappen die je kunt nemen om de schade te beperken, afhankelijk van of het gaat om een inkomende factuur of een verkoopfactuur.
Inkomende facturen kwijt: hoe los je dit op?
Als je investeringen doet voor je bedrijf, ontvang je bonnetjes en facturen van andere bedrijven. Deze documenten zijn belangrijk voor je administratie en vooral voor de btw-aangifte. Het verliezen van een inkomende factuur betekent dat je de betaalde btw niet kunt terugvragen. Een betaalbewijs of pakbon is hiervoor niet voldoende.
Hoewel je de btw niet kunt terugvragen zonder een geldige factuur, kun je de kosten wel zakelijk opvoeren voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Dit vereist echter dat je bepaalde zaken kunt aantonen:
- Het moet duidelijk zijn dat de kosten zakelijk zijn.
- Je moet kunnen aangeven wie de leverancier is en welke diensten of producten geleverd zijn.
- Het bedrag op de factuur moet te herleiden zijn.
Verkoopfacturen kwijt: voorkomen van hoge boetes
Bij de verkoop van producten of diensten verstuur je verkoopfacturen naar je klanten. Deze facturen zijn belangrijk voor de Belastingdienst omdat ze de verschuldigde btw aangeven. Het is dus essentieel dat je deze facturen bewaart. Verlies van verkoopfacturen kan serieuze problemen veroorzaken, zoals boetes en problemen met de administratie. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door brand, waterschade of een computercrash.
De bewaarplicht van 7 jaar
Ondernemers zijn wettelijk verplicht hun zakelijke administratie, inclusief alle facturen, zeven jaar te bewaren. Het verliezen van een factuur betekent dat je niet meer aan deze bewaarplicht voldoet, wat kan leiden tot boetes, omkering van de bewijslast en in ernstige gevallen strafrechtelijke vervolging.
Deugdelijke administratie bijhouden
De Belastingdienst verplicht ondernemers om een deugdelijke administratie bij te houden. Dit betekent dat je administratie kloppend en volledig moet zijn. Bij een controle, ook wel een boekenonderzoek genoemd, moet je alle benodigde documenten kunnen tonen. Het niet kunnen overleggen van de juiste documenten kan leiden tot boetes wegens nalatigheid.
Stappenplan bij een verloren verkoopfactuur
Als je een verkoopfactuur kwijt bent, moet je een aantal stappen ondernemen om boetes en andere gevolgen te voorkomen:
- Informeer de Belastingdienst: Neem direct contact op met de Belastingdienst. Als het verlies te wijten is aan een oorzaak zoals diefstal of brand, lever dan een inspectierapport aan als bewijs.
- Herstel de administratie: Controleer of de onderneming verzekerd is tegen dit soort verliezen en overleg met een inspecteur van de Belastingdienst over de te nemen stappen.
Voorkomen van verlies van bonnetjes en facturen
Hoewel het kwijtraken van facturen iedereen kan overkomen, zijn er stappen die je kunt nemen om dit te voorkomen. Hier zijn enkele tips om te zorgen dat je je administratie op orde houdt:
Administratie op meerdere plekken bewaren
Bewaar je facturen niet op slechts één plek. Bewaar ze zowel fysiek als digitaal. Gebruik bijvoorbeeld online opslagdiensten zoals Google Drive of OneDrive die automatische back-ups maken. Dit verkleint de kans dat je facturen volledig kwijtraakt.
Digitaliseer facturen en bonnetjes
Fysieke bonnetjes kunnen gemakkelijk verloren gaan. Digitaliseer ze door er scans van te maken en zorg dat alle echtheidskenmerken zichtbaar zijn. Bewaar deze scans vervolgens in een online omgeving.
Gebruik een online boekhoudprogramma
Een online boekhoudprogramma kan helpen om je administratie op orde te houden. Dit soort programma’s maken het gemakkelijker om facturen te bewaren en te beheren. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor programma’s als e-boekhouden.nl, Exact Online, Snelstart of Moneymonk. Deze programma’s bieden vaak de mogelijkheid om facturen direct te uploaden en te digitaliseren, waardoor je altijd een back-up hebt.
Overstappen naar een ander boekhoudprogramma
Als je niet tevreden bent met je huidige boekhoudprogramma, kun je overstappen naar een ander programma. Zorg ervoor dat je administratie goed wordt overgezet. Maak gebruik van auditfiles en Excel-bestanden om de gegevens over te zetten. Maak ook een back-up van de gegevens in het oude systeem zodat je altijd toegang hebt tot je administratie voor de Belastingdienst.
Het verliezen van facturen en bonnetjes kan ernstige gevolgen hebben voor je administratie en de belastingaangifte. Het is daarom belangrijk om te weten hoe je dit probleem kunt oplossen en vooral hoe je het kunt voorkomen. Door je administratie op meerdere plekken te bewaren, facturen te digitaliseren en een betrouwbaar online boekhoudprogramma te gebruiken, kun je de kans op verlies minimaliseren en boetes voorkomen. Zorg ervoor dat je administratie altijd op orde is, zodat je zonder zorgen je onderneming kunt runnen.
PLAN - PRICE
Description
Vanaf 39 per maand
400.000 gebruikers in NL
30 dagen gratis proberen
Voor alle ondernemers (excl Starters & ZZP'ers)
9000+ accountants werken met Exact
15 mnd GRATIS!
HOOGST SCORE: 9.6 op Trustpilot!
Keurmerk Betrouwbaar Boekhouden
Perfect voor Starters, ZZP'ers, MKB en webshops
1e jaar gratis! - vanaf 9 p/mnd
Hoge waardering
Geschikt voor Starters, ZZP'ers, MKB en accountants
Meest gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma