Hoe houd je de boekhouding van je webshop bij?

In dit artikel wordt uitgelegd waarom een goede boekhouding essentieel is voor het succes van een e-commerce onderneming. Verschillende aspecten zoals voorraadbeheer, betaalmethodes en verzendkosten worden besproken, evenals het belang van het kiezen van de juiste boekhoudsoftware en het raadplegen van een expert.

Als eigenaar van een webshop is het belangrijk om je boekhouding goed op orde te hebben. Dit zorgt voor nauwkeurige administratie en financiële overzichten, waardoor je beter in staat bent om de juiste beslissingen te nemen. Door online te boekhouden kun je dit allemaal nauwkeurig bijhouden.

Diverse aandachtspunten om je boekhouding goed te laten verlopen.

Er zijn diverse aandachtspunten waar je als webshopeigenaar rekening mee moet houden om je boekhouding goed te laten verlopen. Hieronder lees je de meest belangrijke aandachtspunten.

Meerdere valuta’s en internationale verkopen

Een belangrijk aspect van een webshop is de mogelijkheid om producten te verkopen aan klanten buiten de eurozone. In dit geval moet je rekening houden met wisselkoersen die je e-commerceplatform gebruikt om valuta’s om te zetten. Het kan voorkomen dat deze omzetting leidt tot een afwijking, wat je vervolgens moet registreren als een ‘winst of verlies op vreemde valuta’ in je administratie.

Omzetbelasting

Een van de grootste uitdagingen bij het runnen van een webshop is het correct innen en betalen van omzetbelasting, vooral wanneer je te maken hebt met grensoverschrijdende verkopen. Bij een verkoop aan buitenlandse particulieren geldt een wereldwijde drempel van €10.000. Als deze drempel wordt overschreden, moet je het btw-tarief van de ontvangende klant hanteren en dit op de factuur vermelden. Let op dat je op het juiste moment facturen omzet van 21 procent btw naar het percentage dat berekend wordt in het land van de ontvanger.

Payment serviceproviders

Payment serviceproviders zoals Mollie, Adyen en PayPal maken het beheer van je administratie complexer. Ze rekenen een deel van de verkoop als kosten, wat resulteert in een netto-omzet in plaats van bruto-omzet op je bankrekening. In je administratie noteer je de bruto-omzet en het verschil tussen dat bedrag en de storting op je bankrekening als ‘verkoopprovisie’.

Retouren

Als een klant een artikel retourneert dat via een externe payment serviceprovider is betaald, kan dit voor problemen zorgen bij het vastleggen van de retourzending. Het is belangrijk om te weten of de retourzending is vastgelegd in het platform of via de payment serviceprovider. Daarnaast betalen veel payment serviceproviders de door jou betaalde verkoperskosten niet terug wanneer een klant een artikel retourneert. Dit moet je opnemen als verlies in je boekhouding.

Door aandacht te besteden aan deze belangrijke punten bij de boekhouding van je webshop, kun je ervoor zorgen dat je administratie nauwkeurig is en je de juiste beslissingen kunt nemen. Het is ook verstandig om een professionele accountant in te schakelen om je te adviseren en te helpen bij het bijhouden van je financiële administratie.

Centraal beheer van voorraad

Het bijhouden van je voorraad is belangrijk voor het succes van je webwinkel. Maar als je op meerdere plaatsen online verkoopt, kan het moeilijk zijn om wijzigingen in de voorraad bij te houden. Daarom is het belangrijk om één centrale plek te hebben om de voorraad bij te houden. Zo weet je altijd precies hoeveel producten je nog op voorraad hebt en voorkom je dat je klanten teleurstelt door producten te verkopen die eigenlijk niet meer leverbaar zijn.

Achteraf betalen en boekhouding

Als je van plan bent om achteraf betalen aan te bieden, is het belangrijk om de verkopen pas volledig te verwerken in je boekhouding als het geld op je bankrekening is bijgeschreven. Het aanbieden van verschillende online betaalmethodes kan ook van invloed zijn op je boekhouding. Zorg er dus voor dat je software deze verkopen kan verwerken en dat je boekhouder op de hoogte is van de verschillende betaalmethodes die je aanbiedt.

Verzendkosten en boekhouding

Verzending is een belangrijk onderdeel van je webwinkel en kan ook van invloed zijn op je boekhouding. Verzendkosten die je aan klanten in rekening brengt, komen vaak niet overeen met wat je betaalt om die artikelen te verzenden. Het is belangrijk dat je boekhouding deze verschillen kan verklaren. Je kunt ervoor kiezen om alles op één grootboekrekening te boeken of om twee aparte grootboekrekeningen aan te maken. Overleg hierover met je boekhouder om te bepalen welke methode het beste bij jouw onderneming past.

Kies een goede boekhouder of accountant

Het is belangrijk om een goede keuze te maken als het gaat om e-commerce software, boekhoudprogramma’s en payment serviceproviders. Maar vergeet ook niet het belang van een gespecialiseerde boekhouder of accountant voor jouw onderneming. Zij zijn op de hoogte van de regels en kennen de fiscale voordelen. Bovendien kunnen ze fungeren als financiële sparringpartner voor jouw zaak en je helpen bij het maken van belangrijke financiële beslissingen.