Bij het inrichten van de boekhouding voor jouw organisatie zijn er verschillende zaken om rekening mee te houden. Veel (startende) ondernemers kiezen voor het gebruik van een online boekhoudpakket, welke hen hierbij helpt. Daarbij biedt zo’n pakket verschillende andere voordelen. Denk aan de mogelijkheid om de btw-aangifte aan het eind van ieder kwartaal automatisch te laten genereren. Of wat te denken van het gegeven dat de boekhouding nooit meer verloren zal gaan, bij het vastlopen van de computer?
Een van de zaken om rekening mee te houden bij het inrichten van de boekhouding, is het opnemen van een post voor mogelijke wanbetalers. Zie het als een reserve, waarmee de onbetaalde facturen gecompenseerd kunnen worden. Bij wanbetalers kun je een ervaren incassobureau inschakelen om de afnemer alsnog aan te zetten tot het betalen van de factuur, maar dat werkt niet altijd. Met een reserve in de boekhouding wordt voorkomen dat wanbetalers de stabiliteit van de onderneming in gevaar brengen.
Automatisch herinneringen versturen vanuit het boekhoudpakket
Verschillende boekhoudpakketten maken het mogelijk om automatisch betalingsherinneringen te versturen naar afnemers. Niet alleen maakt dit het inschakelen van een incassobureau mogelijk overbodig, ook is het noodzakelijk om in de laatste stap een deurwaarder in te kunnen schakelen. Voordat een deurwaarder van de rechter toestemming krijgt om diens bevoegdheden te gebruiken, zal een ondernemer er alles aan moeten hebben gedaan om de consument via andere wegen aan te zetten tot het betalen van de factuur. Naast het versturen van betalingsherinneringen is ook het door een incassobureau als Juristu laten versturen van een aanmaning daar een voorbeeld van.
Bevoegdheden van een deurwaarder
Een deurwaarder kan er op verschillende manieren voor zorgen dat een openstaande factuur alsnog voldaan wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het beslag leggen op het loon of het vermogen van een afnemer. Ook is het mogelijk om onroerende zaken in beslag te nemen, om deze vervolgens te verkopen en daarmee de factuur te bekostigen. De gekozen aanpak is logischerwijs sterk afhankelijk van de hoogte van het openstaande bedrag.
Voorkom verslechterde relatie met leveranciers
Het opnemen van een reserve voor wanbetalers in de online boekhouding borgt niet alleen de financiële stabiliteit van de organisatie. Ook helpt dit te voorkomen dat de relatie met leveranciers verslechtert. Zo’n situatie doet zich voor, wanneer je als gevolg van de wanbetalers niet in staat bent de facturen van je eigen leveranciers te voldoen. Daar komt nog bij dat deze leveranciers rente in rekening kunnen brengen over het verschuldigde, niet tijdig betaalde bedrag.