Als ondernemer of accountant kun je soms ontevreden zijn over het huidige boekhoudpakket en de behoefte hebben om over te stappen naar een nieuw pakket. Maar vaak worden overstappen gezien als tijdrovend en ingewikkeld, waardoor de stap toch niet genomen wordt. Het beslissingstraject kan obstakels met zich meebrengen, maar eigenlijk zijn deze obstakels helemaal niet nodig.
Vragen en obstakels bij een overstap
Hieronder staan de vragen die ondernemers en accountants hebben bij een overstap en hoe deze obstakels opgelost kunnen worden.
Kunnen mijn gegevens worden overgezet?
Het handmatig overzetten van financiële gegevens van het ene boekhoudpakket naar het andere kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Maar er is een oplossing voor dit probleem: de XML Auditfile. Dit bestand maakt het mogelijk om niet alleen financiële gegevens, maar ook debiteuren- en crediteurengegevens over te zetten naar het nieuwe boekhoudpakket. En met de automatische bankkoppeling kunnen bankgegevens ook eenvoudig worden overgezet en verwerkt in het nieuwe boekhoudprogramma. Dit maakt het overzetten van gegevens naar een nieuw boekhoudpakket een fluitje van een cent.
Kan ik functioneel tenminste hetzelfde als in mijn huidige pakket?
Het is begrijpelijk dat je functioneel tenminste hetzelfde wilt kunnen doen in je nieuwe boekhoudpakket als in het oude. Gelukkig bieden veel boekhoudpakketten de mogelijkheid om het nieuwe programma kosteloos uit te proberen voordat je definitief overstapt. Zo kun je niet alleen zien hoe het nieuwe programma eruit ziet, maar ook ontdekken welke functionaliteiten het programma bevat. Door je in te lezen in de mogelijkheden en te bepalen welke jij nodig hebt, kun je een weloverwogen keuze maken.
Gaat factureren wel eenvoudig?
Factureren is een belangrijk onderdeel van het boekhoudproces en moet ook tijdens de overstap doorgaan. Gelukkig bieden boekhoudpakketten vaak de mogelijkheid om inkoop- en verkoopfacturen automatisch te verwerken met behulp van ‘Scan en herken’. Door koppelingen met de Kamer van Koophandel in het nieuwe boekhoudprogramma zijn je gegevens altijd up-to-date en worden nieuwe klanten en leveranciers automatisch aangemaakt op basis van deze koppeling. Zo wordt het facturatieproces vereenvoudigd en kun je zonder zorgen overstappen naar een nieuw boekhoudpakket.
Overige vragen en oplossingen
Mocht je nog andere vragen hebben bij een overstap, dan bieden boekhoudpakketten vaak ook een uitgebreide helpdesk en support om je hierbij te ondersteunen. Bovendien zijn veel oplossingen voor obstakels al geïntegreerd in het nieuwe boekhoudprogramma. Hieronder staan nog een aantal veelgestelde vragen en bijbehorende oplossingen.
1. Hoe zit het met de compatibiliteit van het nieuwe boekhoudpakket met andere softwareprogramma’s?
Veel online boekhoudprogramma’s hebben standaardkoppelingen met andere softwareprogramma’s, zoals CRM-systemen of webshops. Hierdoor kun je gegevens uitwisselen en bespaar je tijd en voorkom je fouten bij het handmatig invoeren van gegevens. Mocht er geen standaardkoppeling zijn met een softwareprogramma dat je gebruikt, dan kun je vaak gebruik maken van een API-koppeling, zodat je toch gegevens kunt uitwisselen.
2. Hoe veilig zijn mijn gegevens in het nieuwe boekhoudpakket?
Boekhoudprogramma’s moeten voldoen aan de AVG-wetgeving en hebben vaak verschillende beveiligingsmaatregelen ingebouwd om je gegevens te beschermen. Zo worden je gegevens versleuteld opgeslagen en kun je vaak zelf bepalen wie er toegang heeft tot welke gegevens. Bovendien worden de gegevens vaak dagelijks automatisch geback-upt, zodat je altijd een recente versie van je administratie hebt.
3. Kan ik mijn administratie ook online inzien en bijwerken?
Veel zzp boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om je administratie online in te zien en bij te werken, zodat je altijd en overal toegang hebt tot je administratie. Dit kan handig zijn als je veel onderweg bent of als je wilt samenwerken met andere gebruikers, zoals je accountant of boekhouder.
4. Hoeveel kost een overstap naar een nieuw boekhoudpakket?
De kosten voor een overstap naar een nieuw boekhoudpakket kunnen verschillen per pakket en per situatie. Vaak bieden boekhoudpakketten de mogelijkheid om het pakket eerst kosteloos uit te proberen, zodat je kunt kijken of het pakket bij je past. Bovendien kun je vaak zelf kiezen welke functionaliteiten je nodig hebt en betaal je alleen voor wat je gebruikt. Het is verstandig om de verschillende boekhoudprogramma´s te vergelijken voordat je eraan start.
Kortom, er zijn genoeg oplossingen voor eventuele obstakels bij een overstap naar een nieuw boekhoudpakket. De meeste boekhoudprogramma’s bieden ondersteuning en hebben verschillende functionaliteiten ingebouwd om het overstappen zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Lees ook; Boekhouder, zelf boekhouden of online boekhoudprogramma – wat is het beste!