Tips voor het effectief bijhouden van je administratie als ondernemer

Een effectieve administratie is van essentieel belang voor elke ondernemer. In dit artikel delen we enkele handige tips om je administratie op een efficiënte en gestructureerde manier bij te houden.

Als ondernemer is het bijhouden van een goede administratie van groot belang, niet alleen om te voldoen aan de wettelijke vereisten, maar ook om op elk moment inzicht te hebben in de financiële gezondheid van je onderneming. Helaas bewaart meer dan 40% van de ondernemers hun bonnetjes in een (schoenen)doos, kastlade of andere plek in huis en gebruikt meer dan de helft van hen een spreadsheet (Excel) voor de administratie. Hieronder vind je zes tips om je administratie effectief bij te houden.

Bewaar je administratie volgens de juiste termijn

Als ondernemer ben je verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor kasadministratie, contracten, in- en uitgaande facturen en agenda-afspraken. Sommige gegevens moet je zelfs 10 jaar bewaren, zoals de btw-gegevens over onroerend goed, het éénloketsysteem of de Unieregeling. Zorg er daarom voor dat je precies weet welke gegevens je moet bewaren en hoe lang, zodat je aan de wettelijke vereisten voldoet.

Maak regelmatig een back-up van je administratie

Zorg ervoor dat je regelmatig een back-up maakt van je administratie. Dit kan op een externe harde schijf of in de cloud. Het kan altijd gebeuren dat er iets misgaat, bijvoorbeeld door brand, diefstal of een defecte computer. Door regelmatig een back-up te maken, zorg je ervoor dat je altijd bij je administratie kunt en dat je geen gegevens verliest. Er zijn ook verschillende boekhoudprogramma’s die zorgen dat je administratie effectief wordt opgeslagen in het systeem.

Werk je administratie regelmatig bij

Het is belangrijk om je administratie regelmatig bij te werken, zodat je altijd actuele en raadpleegbare gegevens hebt. Dit bespaart je ook veel tijd wanneer je btw-aangifte doet. Zorg er dus voor dat je dit bijhoudt en maak er een gewoonte van om je administratie wekelijks of maandelijks bij te werken.

Bewaar al je administratieve gegevens in de originele vorm

Als je een factuur op papier ontvangt, bewaar deze dan ook op papier. Als een factuur digitaal binnenkomt, bewaar deze dan ook digitaal. Als je facturen en bonnetjes wilt inscannen en digitaal wilt bewaren, moet je ervoor zorgen dat dit een juiste en volledige weergave is van het origineel. Dit kan bijvoorbeeld door de scan te voorzien van een elektronische handtekening. Ook hiervoor is het erg handig om bijvoorbeeld een zzp boekhoudprogramma te gebruiken. Hier kun je vaak al je facturen en bonnetjes direct inscannen en eenvoudig opslaan.

Houd je zakelijke en privérekening gescheiden

Het is belangrijk om je zakelijke en privérekening gescheiden te houden. Dit voorkomt vergissingen en maakt je administratie veel sneller. Het is vooral belangrijk om dit te doen als je deelneemt aan de kleineondernemersregeling, zodat je de omzetgrens van € 20.000,- goed in de gaten kunt houden.

Gebruik een online boekhoudprogramma

Het bijhouden van een goede administratie is essentieel voor elke ondernemer. Gelukkig zijn er tegenwoordig tal van online boekhoudprogramma’s beschikbaar die het gemakkelijker maken om je administratie bij te houden en te organiseren. Met deze programma’s kun je bijvoorbeeld eenvoudig facturen opstellen en versturen, banktransacties importeren en je btw-aangifte doen. Daarnaast bieden veel programma’s handige functies zoals het automatisch koppelen van facturen aan betalingen en het genereren van financiële overzichten en rapportages. Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma kun je veel tijd besparen en heb je altijd inzicht in de financiële situatie van je bedrijf.