Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie te bewaren. Er geldt een bewaartermijn voor bepaalde gegevens, zowel op papier als digitaal. Maar hoe lang moet je jouw administratie eigenlijk bewaren? En hoe moet je deze bewaren?
Bewaartermijn en bewaarplicht voor ondernemers
Ondernemers hebben een wettelijke bewaarplicht voor hun administratie. Dit betekent dat je bepaalde gegevens moet bewaren, zodat de Belastingdienst deze gegevens kan controleren als dat nodig is. De bewaartermijn verschilt per soort gegevens en ligt tussen de 7 en 10 jaar.
Bewaren op papier of digitaal
Ondernemers mogen zelf bepalen hoe zij hun administratie bewaren. Of dit nu op papier of digitaal is, maakt niet uit. Wel moet je administratie binnen een redelijke termijn te controleren zijn door de Belastingdienst als je een boekenonderzoek krijgt.
Kortere bewaartermijn afspreken
In sommige gevallen kun je met de Belastingdienst een kortere bewaartermijn afspreken dan de wettelijke termijn. Dit geldt niet voor de basisgegevens uit je administratie, maar wel voor de overige gegevens. Ook kun je afspraken maken over de vorm waarin je gegevens bewaart – digitaal of op papier. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
Soorten gegevens en bewaartermijn
De bewaartermijn van je administratie verschilt per soort gegevens. Zo moet je de basisadministratie 7 jaar bewaren en gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Verkoop je in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen en heb je daarnaast gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop)? Dan is de bewaartermijn ook 10 jaar. Overige gegevens, zoals bankafschriften en contracten, moet je 7 jaar bewaren.
Voorbeelden van te bewaren gegevens
Welke gegevens moet je nu precies bewaren?
Voorbeelden van gegevens die je 7 jaar moet bewaren zijn:
- Het grootboek
- De debiteuren- en crediteurenadministratie
- De in- en verkoopadministratie, de loonadministratie
- Gegevens die belangrijk zijn voor belastingheffing aan derden.
Overige gegevens die je 7 jaar moet bewaren zijn onder andere:
- Privé-gebruik van goederen en diensten
- Tussentijds gemaakte controleberekeningen
- Bankafschriften
- Contracten
- Agenda’s
- Software
- Databestanden
- Ritten- en kilometerregistratie.
Voorbeelden van gegevens die je 10 jaar moet bewaren zijn:
- Gegevens over onroerende zaken en verkoopgegevens aan klanten in de EU die geen btw-aangifte doen.
Door gebruik te maken van een boekhoudprogramma, heb je vaak de mogelijkheid om veel van deze gegevens direct op te slaan. Hierdoor heb je een duidelijk overzicht van alle gegevens en kun je deze zelf updaten, wanneer dat nodig is. Het is verstandig om verschillende boekhoudprogramma’s te vergelijken, voordat je de keuze maakt.
Hoe je als ondernemer je administratie geordend en veilig bewaart – 3 tips!
Een geordende administratie kan ondernemers belastingvoordelen opleveren, zoals de kleineondernemersregeling, startersaftrek en zelfstandigenaftrek. Maar hoe houd je de administratie netjes en veilig opgeslagen? Hier volgen enkele praktische tips.
Tip 1: Begin op tijd
Als ondernemer is het belangrijk om vanaf het begin de administratie goed bij te houden. Dit kan zelfs al in de voorbereidende fase, voordat je een KVK-nummer hebt of klanten hebt geworven. Door vroeg te beginnen met het bijhouden van de administratie, heb je een goed inzicht in je cijfers en kun je beter inspelen op ontwikkelingen en trends.
Tip 2: Houd je aan de bewaarplicht
Als ondernemer heb je een wettelijke bewaarplicht voor de administratie. Houd je aan de termijnen die gelden voor het bewaren van de verschillende soorten gegevens. Zo moet je de basisadministratie 7 jaar bewaren en gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Verkoop je in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen en heb je daarnaast gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop)? Dan geldt ook een bewaartermijn van 10 jaar.
Tip 3: Maak gebruik van tools en programma’s
Je hoeft niet alles handmatig bij te houden. Maak gebruik van tools en programma’s die het bijhouden van de administratie gemakkelijker maken. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen voor een online boekhoudpakket, dat het administratieproces vereenvoudigt en versnelt. Dit is enorm populair, voornamelijk de laatste jaren. Vooral bij zzp’ers is een zzp boekhoudprogramma tegenwoordig echt onmisbaar.