Administratie voor de stichting: wat houdt de bewaarplicht in?

De administratie voor de stichting doen en gehoord over de bewaarplicht? Het is belangrijk om alle documenten die horen bij de boekhouding lang genoeg te bewaren. Fysiek of digitaal, zodat de Belastingdienst en andere instanties die kunnen inzien als dat nodig is.

Lees wat anderen zeggen over de ideale administratie voor uw stichting, zodat u gebruik kunt maken van de handige pakketten die er beschikbaar zijn. Met een online boekhoudprogramma voor verenigingen, dat vooral op een eenvoudige manier werkt. Waarin het eenvoudig is om de administratie bij te houden en de belangrijke documenten te bewaren. Zodat u netjes kunt voldoen aan de bewaarplicht, waardoor daarmee in ieder geval geen problemen zullen ontstaan. 

Fysiek of digitaal opslaan: 7 jaar bewaren

U dient alle documenten uit de administratie van de vereniging of stichting minimaal 7 jaar te bewaren. Die verplichting geldt op basis van de administratieplicht. 

Let op: in sommige gevallen bepaalt de belastingwetgeving dat er sprake is van uitzonderingen. Sommige documenten dient u nog langer of zelfs altijd te bewaren. 

Het kan gaan om kassabonnen en kassarollen, net als financiële aantekeningen en controleberekeningen die u doet. Bovendien behoren ook de bankafschriften hiertoe, net als overeenkomsten die u sluit en agenda’s die u gebruikt om afspraken te plannen. Het zijn allemaal belangrijke documenten, net als alle correspondentie, de software en databestanden die u gebruikt om de administratie voor de stichting of vereniging bij te houden.

Tip: werkt u samen met een loonservicebureau of een andere dienstverlener? Houd er rekening mee dat ook die organisatie mee moet werken aan de bewaarplicht. Alle documenten moeten bij een controle beschikbaar zijn.

Zorg er op die manier voor dat de Belastingdienst en andere instanties alle documenten controleren als daar behoefte aan is. Om de boeken na te gaan en de administratie financieel en fiscaal tegen het licht te houden. En om voor belangrijk overzicht te zorgen, waar u natuurlijk ook zelf uw voordeel mee kunt doen. 

Btw-wetgeving en notariële akten

U mag de documenten fysiek of digitaal bewaren, en het is niet nodig om dat op de beide manieren te doen. Houd er rekening mee dat de termijn van 7 jaar ingaat bij de start van het boekjaar voor de administratie. Facturen vormen daarop een uitzondering, die moeten 7 jaar beschikbaar zijn na uitreiken of ontvangen daarvan. De jaarrekening moet binnen de administratie het langst bewaard blijven, namelijk 7 jaar na het vaststellen daarvan. 

Specifieke belastingwetgeving leidt tot een paar uitzonderingen. Het is bijvoorbeeld belangrijk om documenten rondom onroerende zaken minimaal 9 jaar te bewaren. Die 9 jaar gelden vanaf het jaar volgend op het jaar waarin de vereniging of stichting het vastgoed voor het eerst in gebruik neemt. In de praktijk is het daarom verstandiger om uit te gaan van een termijn van 10 jaar.

Maakt u voor de administratie gebruik van notariële aktes, een pensioen- of bijvoorbeeld een lijfrentepolis? Hiervoor geldt de reguliere bewaartermijn niet. Het is belangrijk om de akten altijd te bewaren, u mag die nooit wegdoen. Het is niet voldoende om de documenten 7 jaar in bewaring te nemen.

Sancties bij niet voldoen aan de administratie- of bewaarplicht

Voldoet u niet aan de bewaarplicht die er geldt voor de administratie van de stichting? Houd er rekening mee dat de bewijslast voor de administratie kan worden omgekeerd. Het betekent in de praktijk dat u meer moeite zal moeten doen om aan te tonen dat alles netjes klopt. Normaal gesproken moet de Belastingdienst aangeven waar het niet klopt of waar het misgaat. Dat is niet het geval op het moment dat de documenten niet lang genoeg bewaard worden. Wat dat betreft is er geen sprake van een directe boete, maar zal het in de praktijk wel veel voeten in de aarde hebben om hier mee aan de slag te gaan.

Houd er rekening mee dat de Belastingdienst de stichting of vereniging een naheffing of navordering op kan leggen, als blijkt dat er meer belasting betaald had moeten worden. Het is dan aan u als vereniging of stichting om aan te tonen dat dit niet het geval is, als u het daar niet mee eens bent.

Het is daarom de moeite waard om gebruik te maken van het beste boekhoudprogramma voor verenigingen en stichtingen, waarin de documenten automatisch bewaard worden. Dat voorkomt problemen, zonder dat u de documenten en gegevens handmatig dient bij te houden om te voorkomen dat die te vroeg verdwijnen of verloren gaan. 

Beste boekhoudprogramma voor de stichting

Benieuwd naar het beste online boekhoudprogramma voor verenigingen en stichtingen? U kunt die online vergelijken, om daar een goede keuze uit te maken. Let vooral op het gebruiksgemak van de administratieprogramma’s, zowel om bestanden te bewaren als om de administratie in te voeren.

Op die manier kunt u daar met z’n allen goed aan werken, zonder dat er specifieke kennis van de systemen of van fiscale en financiële zaken nodig is. In plaats daarvan doet de software het meeste zelf, ook om ervoor te zorgen dat de belangrijke bestanden netjes beschikbaar zijn en u geen problemen krijgt met de Belastingdienst.

Met de cloudprogramma’s die er beschikbaar zijn kunt u online boekhouden. Het boekhoudprogramma is online beschikbaar en maakt het op die manier eenvoudig om ook op locatie of onderweg de administratie bij te werken. Door belangrijke bestanden te uploaden en die vervolgens vanuit de cloud op ieder moment te kunnen downloaden.

Vergelijk de verschillende online boekhoudprogramma’s voor stichtingen en verenigingen. Om de administratie voor de stichting goed te doen, en alle belangrijke documenten netjes gedurende de verplichte bewaartermijn achter de hand te houden.