Boekhoudprogramma voor een stichting: wat is er verplicht?

By | 9 november 2018

Een boekhoudprogramma voor een stichting kiezen, en benieuwd wat er verplicht is? U dient rekening te houden met een paar belangrijke zaken, zodat u een goede administratie bij kunt houden. Dat kan aan de hand van een voorbeeld van een boekhouding voor een vereniging, net als op basis van een paar eenvoudige richtlijnen.

We helpen u graag het beste boekhoudprogramma voor een stichting te kiezen, maar niet zonder aandacht te besteden aan de belangrijke regels die de Belastingdienst stelt. Op die manier kiest u een programma voor een stichting of vereniging, waarmee u de administratie zo makkelijk mogelijk kunt maken.

Zorg met een boekhoudprogramma voor de stichting voor een actuele administratie, zoals de Belastingdienst die vereist. En houd er rekening mee dat u daarmee binnen 6 maanden een jaarrekening moet kunnen opstellen. Verder gelden er nog een paar andere verplichtingen, die we graag voor u op een rij zetten.

Actuele administratie

De Belastingdienst is helder over de verplichtingen. U moet als stichting of vereniging zorgen voor een actuele administratie die voldoende inzicht biedt in de financiële situatie.

Dat is enerzijds ontzettend duidelijk, maar kan andersom natuurlijk ook een aantal vragen oproepen. Er gelden geen harde verplichtingen om de administratie op een bepaalde manier bij te houden. Wel moet de administratie actueel zijn. Dat betekent dat u de administratie regelmatig dient bij te werken, zodat er geen vertragingen optreden. Probeer bijvoorbeeld te voorkomen dat belangrijke in- en verkoopfacturen langer dan een week blijven liggen. Zorg er daarnaast voor dat de administratie aan het eind van de maand helemaal klopt, zodat u zich daar geen zorgen over hoeft te maken.

Het boekhoudprogramma voor de stichting moet daarnaast inzicht bieden in de financiële situatie. ‘Voldoende inzicht’, volgens de Belastingdienst: wat wordt daarmee bedoeld? Het moet in één oogopslag duidelijk zijn welke bedragen de vereniging of stichting bezit, welke schulden er uitstaan en hoe de balans is opgebouwd. Zorg in ieder geval voor een overzicht van de balans, een winst- en verliesrekening en een duidelijk overzicht van inkomende en uitgaande facturen.

Binnen 6 maanden een jaarrekening

Daarnaast gelden er nog een aantal andere verplichtingen voor een boekhoudprogramma voor een stichting of een vereniging. Die komen grotendeels overeen met de eisen die de Belastingdienst stelt aan een reguliere organisatie of een bedrijf.

U kunt een voorbeeld boekhouding van een vereniging gebruiken, maar het beste boekhoudprogramma voor een stichting ook kiezen door algemene boekhoudprogramma’s te vergelijken. Zorg er daarmee bijvoorbeeld voor dat u binnen 6 maanden een jaarrekening op kunt stellen. Dat voorkomt dat die taak te lang blijft liggen, waardoor er na een boekjaar geen duidelijkheid ontstaat over de resultaten.

Tip: wilt u afwijken van deze termijn? Het is mogelijk om in de statuten een andere termijn vast te stellen. Het bestuur moet erop toezien dat de jaarrekening binnen de gestelde termijn wordt opgemaakt.

Andere verplichtingen boekhoudprogramma stichting

Tot de andere verplichtingen voor een stichting of een vereniging behoort bijvoorbeeld de bewaarplicht. Die geldt standaard voor 7 jaar, waardoor het belangrijk is om de gegevens in het boekhoudprogramma te kunnen bewaren. In de cloud of lokaal opgeslagen, dat maakt in dit geval niet uit. Een digitale kopie is voldoende, mits die makkelijk bereikbaar is als de Belastingdienst een controle uitvoert.

Houd rekening met twee bewaartermijnen. Er geldt een termijn van 7 jaar voor praktisch alle onderdelen uit de administratie en boekhouding. Een uitzondering geldt voor zaken die betrekking hebben op onroerend goed. Daarvoor geldt een bewaartermijn van 10 jaar, dus zorg ervoor dat het boekhoudprogramma daarvoor geschikt is.

Er geldt in algemene zin een administratieverplichting. Wat het beste boekhoudprogramma voor de stichting in uw geval ook is, u moet daarmee de administratie op een duidelijke manier bij kunnen houden. En krijgt u controle door de Belastingdienst? Dan heeft u de plicht om daar aan mee te werken. U zal openheid van zaken moeten geven, zodat de fiscus kan controleren of alles netjes wordt bijgehouden. Laat zien dat de boekhouding aan de bovengenoemde voorwaarden voldoet. Op die manier kunt u een goed overzicht bieden van de inkomsten en uitgaven, waarbij de actualiteit natuurlijk belangrijk is.

Dat zijn de voorwaarden die gelden voor een boekhouding van een stichting of vereniging. Probeer het boekhoudprogramma daarop uit te zoeken, om daar zo makkelijk mogelijk mee om te gaan. Software die eenvoudig werkt, bijvoorbeeld vanuit de cloud, maakt het makkelijker om alles bij te houden. Op die manier komt u niet voor vervelende verrassingen te staan als de Belastingdienst aangeeft de vereniging of stichting te willen controleren.

Beste boekhoudprogramma voor een stichting: vergelijken

Benieuwd naar het beste boekhoudprogramma voor uw stichting of vereniging? U kunt online de verschillende pakketten vergelijken. Op die manier krijgt u een goed beeld van wat er beschikbaar is. Houd er rekening mee dat veel van de pakketten ook geschikt zijn voor bedrijven. Met name de boekhoudprogramma’s voor kleine bedrijven en voor dienstverlenende ZZP-ers zijn over het algemeen goed geschikt. Die pakketten maken de administratie zo eenvoudig mogelijk, zodat u geen accountant of boekhouder hoeft te zijn om daarmee te kunnen werken.

Let er ondertussen wel op dat het boekhoudprogramma netjes voldoet aan de gestelde eisen door de Belastingdienst. Zorg daarmee voor een duidelijke en actuele administratie, waaruit blijkt hoe de stichting er op dat moment voor staat. Dat voorkomt onduidelijkheid, zorgt ervoor dat u netjes aan de eisen voldoet en maakt het makkelijk om de resultaten door de jaren heen in kaart te brengen. Vergelijk online de verschillende boekhoudprogramma’s voor een stichting, zodat u daar eenvoudig de beste keuze uit kunt maken.

Category: Blog boekhoudprogramma-vereniging-stichting

About Patrick

Patrick is al vanaf het begin betrokken bij het team van Boekhoudprogramma-vergelijken.com als redacteur. Hij schrijft artikelen en berichten die ondernemers onafhankelijk informeert over de voors en tegens van verschillende boekhoudpakketten. Daarnaast voorziet hij met zijn uitgewerkte artikelen ondernemers (starter, zzp'er en mkb'er) van praktische tips en trucs rondom het opzetten van een gestroomlijnde (administratieve) workflow. Altijd geschreven vanuit het gemak voor de ondernemers als uitgangspunt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *