Eenvoudig factureren: hoe maakt een facturatieprogramma het makkelijk?

Eenvoudig factureren, maar weet u niet goed hoe u dat kunt aanpakken? Een online facturatieprogramma is dan een uitstekende keuze. Benieuwd waarom? We zetten 5 redenen op een rij die het makkelijk maken om er gebruik van te maken voor de facturatie. 

Cannot find required Table

5 handige voordelen van facturatiesoftware

Succesvolle ondernemers kunnen niet zonder online facturatie software. Het biedt in ieder geval 5 belangrijke voordelen, die helpen eenvoudig te factureren:

• Sjabloon voor facturen
• KvK-gegevens inladen
• Rubrieken voor diensten of producten
• Versturen als PDF
• Overzicht van openstaande facturen

Sjabloon voor facturen

Eenvoudig factureren? Het is belangrijk om daar zo min mogelijk tijd in te hoeven steken. Het iedere keer aanmaken van een factuur in bijvoorbeeld Word of Excel kost relatief veel tijd. U dient de gegevens erbij te pakken, in het ergste geval uw logo te plaatsen en de verschillende factuurregels aan te maken. Het is belangrijk om per regel aan te geven wat de kosten zijn, de btw te berekenen en het totaal uiteindelijk op te tellen.

Let op: een handmatige factuur kost meer tijd dan een factuur met een sjabloon. Bovendien is het risico op fouten veel groter, waardoor ondernemers zonder online facturatieprogramma aan het eind van het jaar veel tijd steken in het vinden van de fouten in de administratie. 

Veel eenvoudiger en makkelijker is het om te werken met een sjabloon, in een online facturatieprogramma. Alle belangrijke informatie is meteen beschikbaar en de factuurregels staan al klaar. Het is voldoende om de juiste bedragen in te vullen, waarna de btw automatisch wordt berekend en het logo bovenaan de factuur komt te staan. Heel eenvoudig en snel, en bovendien zonder kostbare fouten. 

KvK-gegevens inladen

Een sjabloon vormt de belangrijke basis, maar met online facturatie software is er gelukkig nog veel meer mogelijk. Er is bij veel programma’s sprake van een koppeling met de gegevens van de Kamer van Koophandel. Heeft u een KvK-nummer of de bedrijfsnaam van een klant? Dan is het aan de hand daarvan mogelijk om ook de rest van de gegevens erbij in te laden.

Het bespaart opnieuw veel tijd en voorkomt tegelijkertijd fouten. Door de KvK-gegevens automatisch in te laden is alles beschikbaar en kost het maken van een factuur maar weinig tijd. Het is een van de manieren waarop succesvolle ondernemers eenvoudig factureren, waarmee ze voorkomende hier veel tijd en energie in gaat zitten. 

Rubrieken voor diensten of producten

Wilt u daarnaast nog meer tijd besparen en eenvoudig factureren? Veel van de programma’s hebben de mogelijkheid om vaste rubrieken aan te maken voor producten of diensten die u vaak levert. Op die manier hoeft u de rubriek alleen maar aan te klikken, waarna de complete beschrijving meteen beschikbaar is.

Het voorkomt opnieuw fouten en zorgt ervoor dat het maken van een factuur niet langer dan een paar seconden tot maximaal een minuut hoeft te duren. Dat lijkt een kleine besparing, maar levert bij enkele tientallen facturen al snel een hoop tijdswinst op. Bovendien zorgt u er met de rubrieken voor dat klanten allemaal dezelfde soorten facturen krijgen, met een vergelijkbare beschrijving. Het voorkomt onduidelijkheid en zorgt voor een meer professionele uitstraling. 

Eenvoudig factureren: versturen als PDF

Eenvoudig factureren kan natuurlijk online, zonder dat u daarvoor een envelop en een postzegel hoeft te gebruiken. Veel van de online facturatieprogramma’s bieden de mogelijkheid om de factuur meteen als PDF te versturen. Dat kan natuurlijk ook per e-mail, maar in steeds meer programma’s kan het vanuit de online facturatie software.

Dat levert een paar voordelen op. Het kost natuurlijk minder tijd, omdat het niet nodig is om de PDF eerst aan te maken, te downloaden en vervolgens een e-mail te maken om die bij te voegen. Daarnaast kan de software de PDF versturen en meteen om een ontvangst- en leesbevestiging vragen. Als de software van de klant het toelaat wordt op die manier duidelijk of de factuur is aangekomen en of de klant die heeft geopend en bekeken. 

Overzicht van openstaande facturen

Die laatste optie maakt het mogelijk om een overzicht van de openstaande facturen te maken en daarbij aan te geven welke klanten de facturen wel openen, maar vervolgens (nog) niet betalen. Het is belangrijke informatie, om de facturen op te volgen en daarmee aan de slag te gaan om de betaling te laten plaatsvinden. 

Blijven de betalingen uit? Dan is dat vanuit de software goed in de gaten te houden, om klanten die te laat betalen op tijd een herinnering te sturen. Door de herinnering en een eventuele aanmaning vlot te versturen lukt het veel ondernemers om hun klanten sneller te laten betalen. Op die manier verdient zo’n facturatieprogramma zich makkelijk terug, om onder de streep zoveel mogelijk over te houden. Los daarvan scheelt het een hoop tijd, omdat u niet steeds zelf hoeft uit te zoeken welke factuur er betaald is, welke er nog open staat en wat er moet gebeuren om die betaald te krijgen. 

Online facturatie software: in de cloud

Eenvoudig factureren en benieuwd naar de mogelijkheden op dat gebied? Online facturatie software is dan de meest populaire keuze onder ondernemers. Zij zorgen er daarmee voor dat ze zo min mogelijk tijd besteden aan de administratie, terwijl ze wel gebruik kunnen maken van professionele facturen met alle belangrijke gegevens.

U kunt online de verschillende pakketten om online te factureren vergelijken. Ontdek op die manier wat er mogelijk is met de software en waarom dit zo eenvoudig werkt. Het is een prettige keuze voor startende ondernemers, omdat de kosten beperkt zijn. Voorkom dat u veel tijd dient te steken in facturen en het opstellen daarvan, door gebruik te maken van handige software.

Tip: probeer de software voor facturen gewoon gratis uit. Doorgaans kan dat een paar weken tot 30 dagen lang, om zelf te ervaren hoe makkelijk het werkt. Het is de manier om eenvoudig te factureren, waarmee u bovendien minder fouten maakt dan wanneer u het handmatig zou doen.

Lees ook; Een efficiënt facturatieproces met behulp van boekhoudsoftware