Eigen factuur maken in 3 stappen: zo maakt u een simpele factuur

Een eigen factuur maken en daarvoor op zoek naar de eenvoudigste stappen voor een simpele factuur? U kunt daarvoor een voorbeeld factuur voor een eenmanszaak gebruiken, maar gelukkig is het ook aan de hand van een paar stappen niet zo ingewikkeld.

Houd er rekening mee dat het belangrijk is om de volgende stappen te zetten:

• Verplichte gegevens verzamelen
• Leveringen en/of diensten omschrijven
• Juiste btw-tarief hanteren en vermelden

Op die manier kunt u een eigen factuur maken, om die aan klanten te versturen. Dat mogen zakelijke klanten zijn, maar het mag ook gaan om particuliere klanten. Zolang u de 3 stappen hanteert creëert u eenvoudig een simpele factuur, die u kunt opnemen in de administratie.

De factuur maakt de klant goed duidelijk wat er betaald moet worden, voldoet aan de verplichtingen van de Belastingdienst en biedt u zelf het overzicht binnen de administratie. Door gebruik te maken van een facturatieprogramma, waarmee u eenvoudig voorkomt dat u het overzicht kwijtraakt en u niet goed meer weet wat erin komt en wat er aan de andere kant uit gaat.

1. Verzamel de verplichte gegevens

Een eigen factuur maken begint met het verzamelen van de verplichte gegevens. Daarmee zorgt u ervoor dat u de klant kunt aangeven wat er betaald dient te worden. Tegelijkertijd voldoet u op deze manier aan de verplichtingen zoals die gelden. Onder andere de Belastingdienst stelt een aantal eisen. Op die manier ontstaat er een ‘goede’ administratie, waar de facturen een belangrijk onderdeel van uitmaken.

Wij zetten de gegevens op een rij die u dient te verzamelen:

• Btw-nummer

  Een verplicht element, mits u ondernemer bent voor de Belastingdienst. U dient het btw-nummer te vermelden, zodat de Belastingdienst na kan gaan welke bedragen aan btw u ontvangt en wat u dient af te dragen.
Tip: andersom mag u de btw over facturen met daarop uw btw-nummer in aftrek brengen, zodat u daar als ondernemer voordelig aankopen mee kunt doen.
• KvK-nummer
  Het nummer van uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel, waarmee u aan kunt tonen dat u een officiële onderneming bent. Het biedt de klant tevens de mogelijkheid om na te gaan wie er een factuur verstuurt.
• Factuurnummer
  Gebruik voor iedere factuur een uniek factuurnummer en zorg ervoor dat deze chronologisch oplopen. Begin het jaar met factuurnummer 1 en ga vervolgens door met 2, 3, et cetera. Het is toegestaan om te beginnen met nummer 5 of nummer 1001, mits de nummering vervolgens opeenvolgend is. In het nieuwe boekjaar (januari) is het belangrijk om de nummering opnieuw te starten, bijvoorbeeld in combinatie met het jaartal.
• Factuurdatum met de betalingstermijn

  Vermeld op de factuur altijd de factuurdatum. Dat is de datum waarop u de factuur aanmaakt. Een facturatieprogramma doet dat automatisch. Stel bovendien de betalingstermijn in. Gebruikelijk is om een termijn te hanteren van 14 dagen of 30 dagen. Zo heeft uw klant voldoende de tijd om de factuur te voldoen.
Tip: houd de betalingstermijn scherp in de gaten. Laat klanten op die manier zien dat het de bedoeling is binnen die termijn te betalen. Stuur ze na het verlopen van de termijn snel een herinnering en daarna eventueel een aanmaning.
• Bedrijfsnaam en adres

  Vermeld altijd uw eigen bedrijfsnaam en het adres van uw bedrijf. Het zijn verplichte gegevens, waarmee de klant kan zien wie de factuur verstuurt. Heeft u het bedrijf nog niet opgericht? Vermeld dan uw naam en adres.
• (Bedrijfs)naam en adres van de klant

  Combineer de gegevens van u of uw bedrijf met die van de klant. Vermeld de (bedrijfs)naam en adresgegevens, zodat duidelijk is aan wie u de factuur richt. Dit is belangrijk om aan de verplichtingen van de Belastingdienst te voldoen.

2. Omschrijf de leveringen en/of diensten

Zodra u de belangrijke gegevens verzameld heeft kunt u een eigen factuur maken door de leveringen en/of de diensten te omschrijven. Omschrijf welke producten of diensten u geleverd heeft. Gaat het om uren? Omschrijf dan de werkzaamheden en zet daarbij hoeveel uur u daar aan gewerkt heeft. Vervolgens kunt u die uren vermenigvuldigen met het uurtarief, zodat er per ‘activiteit’ een subtotaal ontstaat. De eventueel verschillende subtotalen kunt u bij elkaar optellen tot het totaal, om daar de btw over te berekenen.

Tip: offreer op voorhand de uren die u zal werken aan het project of de kosten van de levering die u zal doen. Wijkt dit tijdens het project (sterk) af? Breng klanten daar vooraf van op de hoogte, om verwarring over de factuur te voorkomen.

3. Hanteer en vermeld het juiste btw-tarief

Ondanks de simpele factuur is het belangrijk om kritisch te zijn op het btw-tarief dat u dient te hanteren en moet vermelden. Vermeld altijd het bedrag dat u factureert exclusief de btw, om daar vervolgens de btw over te berekenen.

Let op: verreken kortingen altijd ten opzichte van de prijs exclusief btw. Bereken daarna pas de btw over het te factureren bedrag.

Vermeld op de factuur het btw-tarief dat u hanteert, de vergoeding die u vraagt en het btw-bedrag daarover in euro’s. Zo kunt u een eigen factuur maken, die netjes aan de richtlijnen voldoet.

Tip: maakt u jaarlijks minder dan 1.883 euro aan btw-kosten? Dan is het mogelijk om gebruik te maken van de Kleine-ondernemersregeling en hoeft u minder of zelfs helemaal geen btw af te dragen.

Eigen factuur maken: vergelijk facturatiesoftware

Een eigen factuur maken? Een simpele factuur kunt u eenvoudig maken door daarvoor gebruik te maken van de juiste software. Slimme software voor de facturatie, die de bovenstaande stappen alvast bevat. Zo ziet u geen belangrijke informatie over het hoofd, kunt u de diensten of leveringen goed vermelden en hanteert u eenvoudig het juiste btw tarief.