Boekhouden in Excel voor verenigingen: waarom stappen anderen over?

Boekhouden in Excel voor verenigingen: dat lijkt in eerste instantie de beste keuze. U maakt waarschijnlijk al gebruik van Excel, dus daarvoor hoeft u geen extra kosten te maken. De spreadsheets werken eenvoudig en u kunt de complete boekhouding combineren in één bestand.

Het zijn typische voorbeelden van Excel, zowel voor verenigingen als voor ZZP-ers die de administratie en boekhouding doen. Het opzetten is relatief eenvoudig, u kunt er thuis aan werken en er zijn verschillende sjablonen beschikbaar.

Toch stappen steeds meer verenigingen over naar online boekhouden. Zij hebben een tijd lang gewerkt met Excel, maar ontdekken de mogelijkheden van software die er de laatste jaren een stuk slimmer op is geworden. De boekhoudprogramma’s in de cloud werken minstens zo makkelijk, nemen veel repeterend werk uit handen en bieden mogelijkheden om hier samen aan te werken. 

Voordelen boekhouding opzetten in Excel

De boekhouding opzetten in Excel en benieuwd naar de voordelen voor de vereniging? Met een sjabloon hoeft u alleen de bedragen en gegevens maar in te vullen. Het sjabloon kan alvast zijn voorbereid op de btw-aangifte en de kans is groot dat u het complete overzicht heeft in één bestand.

Het zijn belangrijke voordelen voor het boekhouden in Excel, zowel voor verenigingen als voor startende ondernemers. U kunt de volledige boekhouding doen, zonder dat u daarvoor een ingewikkeld boekhoudpakket nodig heeft. In plaats daarvan heeft u voldoende aan een computer met Excel, of een vergelijkbaar programma voor spreadsheets.

Tip: zorg in Excel voor de verschillende belangrijke financiële overzichten. Gebruik bijvoorbeeld verschillende tabbladen voor de winst- en verliesrekening en voor de balans, net als voor de jaaroverzichten en de dagelijkse in- en uitgaven. Door de verschillende tabbladen te gebruiken behoudt u het overzicht. 

Handig voor thuis met een sjabloon

Gebruikt u de boekhouding in Excel thuis? Het is een makkelijke manier om een paar wijzigingen door te voeren, betalingen toe te voegen of de jaarrekening te controleren. Dat kan gewoon thuis, zonder dat u daar de deur voor uit hoeft. U kunt gebruik maken van Excel, een programma dat als onderdeel van het Office-pakket waarschijnlijk toch al op uw computer staat.

Tip: heeft u weinig ervaring met boekhouden? Kies een sjabloon voor Excel dat ook de btw-aangifte makkelijk maakt. Sommige sjablonen geven al precies aan wat u op welke plek dient in te vullen tijdens de aangifte. Op die manier is dit goed duidelijk, zodat u geen fouten maakt en precies weet wat er moet gebeuren.

Dat de Excel boekhouding goed geschikt is voor thuis vormt een voordeel, maar aan de andere kant ook een nadeel. Het betekent namelijk dat u er alleen thuis aan kunt werken, en dat het niet zo makkelijk is om het samen met anderen op te pakken. Bovendien bent u gebonden aan de mogelijkheden van Excel. Dat programma is goed met spreadsheets, maar biedt minder mogelijkheden op het gebied van automatisering.

Boekhouden in Excel voor verenigingen is goed geschikt als u net van start gaat, maar na verloop van tijd zal u tegen beperkingen aan lopen. Grotere verenigingen die minder tijd kwijt willen zijn aan de administratie kiezen daarom voor andere oplossingen. Zij maken gebruik van boekhoudpakketten in de cloud. Die zitten op een eenvoudige manier in elkaar, nemen herhalende taken automatisch over en maken het veel makkelijker om via internet met elkaar samen te werken. 

Boekhouding voor verenigingen: goedkope alternatieven

Benieuwd waar naartoe andere verenigingen overstappen als ze geen gebruik meer maken van Excel als boekhoudprogramma? Ze kiezen voor de programma’s speciaal voor verenigingen en stichtingen. Bijvoorbeeld met de mogelijkheid om contributies eenvoudig te registreren, na te gaan wie er nog niet betaald heeft en de balans makkelijk op te maken. 

Het boekhoudprogramma in de cloud maakt het eenvoudig om samen te werken, bijvoorbeeld om iemand op de vereniging of juist thuis even mee te laten kijken. Of om de taken te verdelen, terwijl u werkt in dezelfde software. De makkelijkste manier om de administratie of boekhouding samen op te pakken, waardoor u daar niet helemaal alleen voor staan. 

Het boekhoudprogramma in de cloud werkt bovendien een stuk makkelijker dan veel mensen denken. Het zijn niet meer de ingewikkelde programma’s van vroeger, waardoor de boekhouder steeds vaker overbodig is. Werken jullie vrijwillig voor de vereniging en zoeken jullie naar een handige oplossing? Een boekhoudprogramma voor verenigingen is dan een stuk beter geschikt dan de spreadsheet in Excel. Het biedt meer geavanceerde mogelijkheden, maakt samenwerken makkelijker en voorkomt dat de overdracht lastig is als er een keer iemand niet beschikbaar is.

Bovendien heeft u de mogelijkheid om de programma’s op uw gemak uit te proberen. U kunt gebruik maken van de trials, bijvoorbeeld voor een periode van 14 of 30 dagen. Op die manier kunt u zelf ervaren hoe makkelijk de software werkt, voordat u definitief een beslissing hoeft te nemen.