Overstappen naar een nieuw boekhoudpakket: waar moet je op letten?

Ben je van plan om over te stappen naar een nieuw boekhoudpakket? Lees dan dit artikel waarin we bespreken waar je op moet letten bij het kiezen van een nieuw pakket en hoe je het beste kunt overstappen. Tegenwoordig hoeft overstappen geen obstakel meer te zijn!

Een frisse start voor je boekhouding

Wil je je boekhouding verbeteren? Dan kan overstappen naar een nieuw boekhoudpakket veel voordelen opleveren. Het kan bijvoorbeeld efficiënter, uitgebreider of goedkoper zijn dan het pakket dat je momenteel gebruikt. In deze tekst lees je waar je op moet letten als je besluit over te stappen naar een ander boekhoudpakket.

Het belang van het juiste boekhoudpakket

Een goed boekhoudpakket is van onschatbare waarde voor een bedrijf. Het kan helpen bij het maken en bijhouden van een correcte boekhouding. Maar wat als het gekozen boekhoudpakket niet bij je past? Hoe stap je dan over?

Bepaal wat je nodig hebt

Het is belangrijk om voor jezelf de belangrijkste functies op een rij te zetten, zodat je kunt bepalen wat je nodig hebt. Denk ook aan je toekomstplannen. Het is fijn als het zzp boekhoudpakket geschikt is voor de groei van je bedrijf. Wees echter ook kritisch. Boekhoudpakketten bieden veel mogelijkheden, maar hoe meer je boekhoudpakket kan, des te ingewikkelder en duurder het wordt. Focus je daarom op de dingen die je er echt mee gaat doen en neem alleen extra modules als je ze nodig hebt.

Waarom overstappen?

Overstappen naar een nieuw boekhoudpakket kan je als ondernemer veel voordelen bieden. Misschien is het pakket dat je momenteel gebruikt niet meer geschikt voor je situatie of zijn je behoeften veranderd. In dat geval is het verstandig om eerst te inventariseren wat je precies nodig hebt. Wil je bijvoorbeeld gebruikmaken van specifieke applicaties of koppelingen? Hoeveel wil je je boekhouding automatiseren en ga je deze zelf doen of uitbesteden? Het is belangrijk om deze vragen voor jezelf te beantwoorden, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.

Overstappen vanuit Excel

Excel is voor veel ondernemers een bekend programma om hun boekhouding in bij te houden. Het is gratis en biedt de mogelijkheid om cijfers in te voeren en berekeningen te maken. Toch kleven er ook nadelen aan het gebruik van Excel. Zo is de kans op fouten groter en kost het veel tijd om deze te herstellen. Daarnaast wordt de btw-aangifte niet automatisch voor je klaargezet, wat voor extra werk zorgt. Wil je overstappen naar een online boekhoudpakket? Dan kun je je gegevens eenvoudig exporteren en verdergaan met je boekhouding.

Overstappen vanuit boekhoudprogramma

Als je merkt dat het huidige boekhoudpakket niet aan jouw wensen voldoet, is het misschien tijd om over te stappen naar een ander online boekhoudpakket. Voordat je een keuze maakt, is het belangrijk om de belangrijkste functies op een rijtje te zetten die voor jou en je bedrijf nodig zijn. Houd daarbij ook rekening met de toekomstplannen van je bedrijf, zodat het nieuwe boekhoudpakket geschikt is voor de groei van je onderneming.

Hoewel boekhoudpakketten veel mogelijkheden bieden, is het belangrijk om kritisch te blijven en je te richten op de functies die je daadwerkelijk nodig hebt. Extra modules en opties maken het boekhoudpakket vaak complexer en duurder. Door je te concentreren op de kernfuncties blijft de boekhouding overzichtelijk en betaal je niet onnodig veel.

Als je eenmaal een geschikt boekhoudpakket hebt gevonden, is overstappen vrij eenvoudig. De meeste aanbieders hebben een overstapservice die het proces voor jou regelt. Soms kun je het nieuwe boekhoudpakket gratis uitproberen en is het overzetten of importeren van je administratie niet ingewikkeld. Dankzij de koppelingen met onder andere je zakelijke betaalrekening staat alle informatie snel in het nieuwe boekhoudpakket.

Laat kosten geen belemmering zijn

De kosten van een nieuw boekhoudpakket mogen geen belemmering vormen om over te stappen. Er zijn tegenwoordig veel voordelige online boekhoudpakketten beschikbaar, waarbij aanbieders vaak mooie aanbiedingen hebben voor startende ondernemers en zzp’ers. Op vergelijkingssites kun je prijzen en functies van verschillende pakketten met elkaar vergelijken, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.

Kies het juiste moment

In principe kun je op elk moment wisselen van boekhoudpakket. Maar omdat je voor de Belastingdienst verschillende stukken aanlevert, doe je er verstandig aan pas na een btw-aangifte of boekjaar over te stappen. Doe je dit eerder, dan heb je wat dubbel werk met het invoeren van je administratie, maar dat heeft juist als pluspunt dat je kunt proeven en vergelijken. Vaak denken ondernemers dat het einde van het jaar het geschiktste moment is om over te stappen van boekhoudpakket. Dat lijkt logisch, maar voor velen is dit juist een drukke periode en dan ben je liever met andere zaken bezig. Wanneer je je btw-aangifte hebt gedaan, kun je in het nieuwe boekhoudpakket makkelijk een frisse start maken en op tijd beginnen om alles aan te leveren voor de volgende btw-aangifte.

Hoe stap je over?

Het overstappen van een boekhoudpakket is vrij eenvoudig. De meeste aanbieders hebben een overstapservice en regelen het voor je. Soms mag je het boekhoudpakket gratis uitproberen en is je administratie overzetten of importeren niet moeilijk. Door alle koppelingen, met onder andere je zakelijke betaalrekening, staat alles zo in het nieuwe boekhoudpakket.

Kies het juiste boekhoudpakket

Kies vooral een boekhoudpakket dat goed scoort in de markt. Kijk eens op verschillende vergelijkingssites om een juiste keuze te maken. Je doet er verstandig aan om te kiezen voor een boekhoudpakket dat veel doet aan ondersteuning. Denk aan uitlegvideo’s, webinars, een klantenservice die goed bereikbaar is. Maak een proefaccount aan en neem de tijd om te wennen aan het (nieuwe) pakket.

De voordelen van een online boekhoudpakket

Je administratie doen met een boekhoudpakket is tegenwoordig de standaard. Een online boekhoudpakket heeft veel voordelen ten opzichte van traditionele offline software of zelfs handmatig boekhouden. Hieronder zullen we de voordelen van een online boekhoudpakket voor je op een rijtje zetten.

Altijd en overal toegankelijk

Een online boekhoudpakket is overal toegankelijk zolang je maar een internetverbinding hebt. Hierdoor kun je altijd en overal bij je boekhouding, zelfs vanaf je smartphone. Dit maakt het gemakkelijker om snel even iets op te zoeken of een factuur te versturen.

Realtime inzicht in je financiële situatie

Met een online boekhoudpakket heb je altijd en overal realtime inzicht in je financiële situatie. Zo kun je altijd zien hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat, en hoeveel winst je maakt. Dit maakt het gemakkelijker om tijdig bij te sturen als dat nodig is.

Automatische koppelingen met bankrekeningen en facturatiesystemen

Een online boekhoudpakket kan automatisch gekoppeld worden met je zakelijke bankrekening(en) en facturatiesystemen. Hierdoor hoef je niet langer handmatig gegevens over te typen en bespaar je tijd en moeite.

Automatische back-ups en updates

Een online boekhoudpakket wordt automatisch geback-upt en geüpdatet. Hierdoor hoef je je geen zorgen te maken over het kwijtraken van gegevens en werk je altijd met de nieuwste versie van het programma.

Schaalbaarheid en flexibiliteit

Een online boekhoudpakket is schaalbaar en flexibel. Het pakket kan meegroeien met de omvang van je bedrijf en je kunt gemakkelijk extra functionaliteiten toevoegen als dat nodig is. Zo betaal je nooit voor functies die je niet nodig hebt en blijft je boekhouding overzichtelijk.