Zakelijke administratie: bewaren en bijhouden

Het bijhouden en bewaren van zakelijke administratie is een wettelijke verplichting voor ondernemers. In dit artikel lees je welke gegevens je moet bewaren en hoe lang, en welke afspraken je eventueel kunt maken met de Belastingdienst.

Fiscale bewaarplicht voor ondernemers

Ondernemers zijn wettelijk verplicht hun administratie bij te houden en te bewaren. Hierbij gaat het om zowel papieren als digitale documenten. De administratie vormt de basis voor de belastingaangiften en moet daarom zorgvuldig worden behandeld. Voor bedrijven is er een fiscale bewaarplicht vastgesteld, waarbij de basisgegevens van de administratie minstens zeven jaar bewaard moeten blijven.

Welke gegevens moeten worden bewaard?

De basisgegevens van de administratie zijn onder andere het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, de loonadministratie en gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moeten zelfs tien jaar worden bewaard. Ondernemers die goederen of diensten verkopen aan klanten in de EU die geen btw-aangifte doen en gebruikmaken van het éénloketsysteem, moeten ook rekening houden met een bewaartermijn van tien jaar.

Hoe je als startende ondernemer een bedrijfspand koopt!

Afspraken maken met de Belastingdienst

Het is mogelijk om afspraken te maken met de Belastingdienst over de bewaartermijn en de vorm waarin de administratie wordt bewaard. Zo kan er bijvoorbeeld een kortere bewaartermijn worden afgesproken voor andere gegevens dan de basisgegevens. Let wel op dat een kortere bewaartermijn alleen geldt voor de Belastingdienst en niet voor andere overheidsinstellingen.

Bewaren van programma’s en bestanden

Het bewaren van een afdruk van digitale bestanden is niet voldoende, aangezien de bewaarplicht ook geldt voor computerprogramma’s en bestanden. Zorg er daarom voor dat de digitale bestanden bij een controle bruikbaar zijn en bewaar de programma’s waarmee de bestanden worden gebruikt.

Kopie identiteitsbewijs

Hoewel het is toegestaan om klanten om legitimatie te vragen, mag de persoonsgegevens uit een identiteitsbewijs niet zomaar worden gekopieerd en bewaard in de administratie. Dit mag alleen als het verplicht is, bijvoorbeeld bij het aannemen van personeel.

Hoe een boekhoudprogramma kan helpen

Een online boekhoudprogramma kan enorm helpen bij het bijhouden en bewaren van de zakelijke administratie. Met zo’n programma kan je gemakkelijk digitale facturen en bonnetjes opslaan en automatisch koppelen aan de juiste transacties. Daarnaast worden alle gegevens veilig bewaard in de cloud en kan je altijd en overal bij je administratie. Een bijkomend voordeel is dat de kans op fouten in de administratie kleiner wordt omdat het programma automatisch de boekingen categoriseert en berekeningen maakt. Lees verder over hoe jij je financiële administratie optimaliseert. Zo wordt de administratie bijhouden een stuk overzichtelijker en makkelijker.