VvE administratie: 6 tips om het vlekkeloos te doen

door | 2 januari 2020

De VvE administratie goed op orde maken of dat vanaf het begin goed doen? Met een paar handige tips is het een stuk makkelijker dan u zou denken. Bovendien creëert het overzicht, omdat u weet wat eruit gaat, wat erin komt en wat er onder de streep overblijft.

PLAN - PRICE

Description

15 mnd GRATIS! - vanaf €8 p/mnd

HOOGST SCORE: 9.3 op Trustpilot!

Keurmerk Betrouwbaar Boekhouden 

Perfect voor iedere Vereniging & Stichting!

1e jaar gratis! - vanaf €9 p/mnd

Hoge waardering

Geschikt voor Vereniging en Stichting

6 tips voor de administratie van de VvE

Benieuwd naar onze tips voor een vlekkeloze VvE administratie? We zetten ze voor u op een rij:

  • Win advies in bij uw voorganger
  • Maak een dossier met alle belangrijke documenten
  • Gebruik een checklist voor de controle
  • Zorg voor specificaties van de balansposten
  • Houd een volledig grootboek bij
  • Vergelijk de jaarcijfers met de begroting

1. Win advies in bij uw voorganger

De makkelijkste manier om het in één keer goed te doen? Vraag advies bij uw voorganger, als die er is natuurlijk. Hij of zij kan u waarschijnlijk goed vertellen over de VvE administratie, bijvoorbeeld met aandachtspunten die belangrijk zijn. Of in algemene zin, om een beter beeld te krijgen van welke informatie er beschikbaar is.

Door advies in te winnen maakt u een goede start. Het voorkomt bekende valkuilen, waar uw voorganger mogelijk al is ingetrapt. Het maakt het een stuk makkelijker om het vanaf het begin goed aan te pakken. Of om te beginnen met de zaken die prioriteit hebben, zonder dat u zich eerst de rest eigen hoeft te maken. Het is de makkelijkste manier om het meteen goed te doen.

Tip: door uw voorganger om advies te vragen heeft u meteen een hulplijn achter de hand als u er zelf een keer niet uit zou komen. Handig, zodat u er op dat moment niet alleen voor komt te staan. 

2. Maak een dossier met alle belangrijke documenten

Niets is belangrijker dat overzicht over alle gegevens die u bij de hand wilt houden. Denk binnen het dossier bijvoorbeeld aan:

  • De splitsingsakte
  • Het modelreglement
  • Het huishoudelijk reglement
  • De checklist voor de controle
  • De jaarstukken van de vereniging

Door die stukken bij elkaar in het dossier te stoppen blijft het geheel een stuk overzichtelijker. Een belangrijke tip om te voorkomen dat er chaos kan ontstaan, waardoor u uiteindelijk niet meer weet wat er moet gebeuren. Of belangrijker nog, niet meer weet hoe de commissie er op dat moment voor staat. 

3. Gebruik een checklist voor de controle

Het is belangrijk om jaarlijks een controle van de VvE administratie uit te laten voeren. U kunt daarvoor gebruik maken van een checklist. Op die manier kunt u zelf alvast nagaan of alles klopt, door de lijst gewoon af te werken. Het is de makkelijkste methode om niets over het hoofd te zien, zodat alles dat belangrijk is aan bod zal komen.

Met de checklist zorgt u ervoor dat u de controle goed kunt uitvoeren. Zodat de administratie klopt en u daar ook in het nieuwe jaar weer mee verder kunt. Dat voorkomt dat er een fout sluipt in de VvE administratie, iets dat nog jaren door kan werken of op een later moment vervelende gevolgen kan hebben. 

4. Zorg voor specificaties van de balansposten

De administratie van de Vereniging van Eigenaren kent allerlei balansposten. Het is niet voldoende om die zomaar op de balans te plaatsen, zonder toelichting. Zorg er in plaats daarvan voor dat u kunt zorgen voor een uitgebreide specificatie. Op die manier is goed duidelijk waar het om gaat en welke gegevens er zijn gebruikt om tot de balanspost te komen. 

Het voorkomt dat u niet meer kunt nagaan hoe u tot bepaalde bedragen komt. En zou u de VvE administratie willen overdragen aan iemand anders? Dan is het prettig dat u weer eenvoudig na kunt gaan hoe het ook alweer zat. Het dient op die manier meerdere doelen, nog los van het overzicht waar u zelf plezier van heeft. 

5. Houd een volledig grootboek bij

Zoals bij iedere administratie of boekhouding is het ook bij die van de VvE belangrijk om een volledig grootboek bij te houden. Daarin staan alle boekingen die er plaatsvinden. Het is bovendien belangrijk om verschillende grootboekrekeningen aan te maken, voor de diverse uitgaven die u doet. 

Zorg er met het grootboek van de VvE administratie voor dat alle boekingen netjes op een rij staan. Belangrijk voor de fiscus en de beste manier om zelf na te gaan hoe de administratie ook alweer in elkaar zit. Als er sprake is van een foutje of een onduidelijkheid, om uit te zoeken hoe het precies zit. 

6. Vergelijk de jaarcijfers met de begroting

Tenslotte is het voor de VvE administratie belangrijk om de jaarcijfers te vergelijken met de begroting die u eerder maakte. Kloppen de bedragen met elkaar? Als er sprake is van afwijkingen is het belangrijk om na te gaan waar dat vandaan komt. Zoek uit waar de verschillen zitten en probeer na te gaan of het mogelijk is om dit voor het komende jaar te voorkomen. Op die manier voorkomt u eenvoudig dat er financiële uitspattingen of problemen ontstaan, omdat de cijfers niet kloppen met de begroting.

Tip: vergelijk de jaarcijfers ook met die van eerdere jaren. Is er sprake van dalingen of juist van stijgingen? Probeer daar scherp op te zijn, door na te gaan waar de verschillen vandaan komen. Soms is dit het begin van problemen, dus is het belangrijk om er op tijd bij te zijn. 

VvE administratie: gebruik goede software

Benieuwd hoe u de VvE administratie goed kunt doen? Het is vooral belangrijk om gebruik te maken van goede software. Een speciaal boekhoudprogramma voor verenigingen is dan de beste keuze. Afgestemd op de manier waarop u daar gebruik van wilt maken, met alle mogelijkheden die u daarvoor zoekt. Vergelijk online de mogelijkheden en gebruik een gratis trial, zodat u zelf kunt ervaren hoe makkelijk het werkt. 

Categorie: boekhoudprogramma-vereniging-stichting

Over Redactie

Alex de Vries is sinds 2003 actief als boekhouder voor zzp'ers, freelancers, webshops en het mkb. Voor hen doet hij de boekhouding, btw- en ICT-aangiftes en geeft hij administratief advies. Steeds meer ondernemers willen de boekhouding online doen. Door de vele vragen over online boekhoudprogramma's heeft hij al veel boekhoudsoftware programma's vergeleken. Zijn reviews en beoordelingen van verschillende boekhoudpakketten deelt hij op deze site. De boekhoudreviews zijn gebaseerd op minimaal drie onderdelen: prijs, functies en gebruiksvriendelijkheid.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *