Administratie VvE: waar moet die aan voldoen? [tips]

De administratie van de VvE opzetten en dat in één keer goed doen? Het is belangrijk om rekening te houden met een aantal voorwaarden en verplichtingen. Dat voorkomt vervelende verrassingen en zorgt ervoor dat u netjes voldoet aan de richtlijnen die er gelden. En houd er bovendien rekening mee dat u de VvE administratie minimaal 7 jaar dient te bewaren, om te voldoen aan de bewaarplicht.

Voor de administratie van de Vereniging van Eigenaars kunt u gebruik maken van een handig boekhoudprogramma. Speciaal ontwikkeld voor verenigingen, met de mogelijkheden die u daarbij nodig heeft. Zonder dat het ingewikkeld of complex wordt, om de administratie eenvoudiger en sneller bij te kunnen houden.  

Exploitatierekening: VvE jaarrekening

Benieuwd naar de administratie van de VvE en hoe u dat moet aanpakken? Het is belangrijk om binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar de exploitatierekening op te stellen. Het is de jaarrekening voor de vereniging, waarmee u in kaart brengt hoe de inkomsten en uitgaven het afgelopen boekjaar waren.

Tot de exploitatierekening behoren de volgende onderdelen:

• Balans
• Winst- en verliesrekening
• Toelichting op de balans en winst- en verliesrekening

Uit de stukken moet duidelijk worden wat de inkomsten en de uitgaven waren. Bovendien is het mogelijk om vanuit de administratie te laten zien hoe de vereniging er op dit moment voor staat. Bijvoorbeeld als het gaat om de reserves die zijn opgebouwd en hoe er rekening wordt gehouden met het groot onderhoud dat er op termijn aan zit te komen. 

Overleggen aan de Algemene Ledenvergadering

Zodra de financiële stukken beschikbaar zijn is het vanuit het bestuur belangrijk om die te overleggen aan de Algemene Ledenvergadering. Dat betekent in de praktijk dat u de stukken beschikbaar moet maken, zodat alle leden daar naar kunnen kijken. Tijdens de vergadering hebben zij de kans om daar vragen over te stellen en opmerkingen bij te plaatsen.

Let op: houd er rekening mee dat u de stukken op tijd overlegt aan de Algemene Ledenvergadering. Als u dat niet doet is er niet meteen sprake van een sanctie voor nalatigheid of vernietigbaarheid. Wel is het een teken aan de wand dat de zaken niet goed op orde zijn, iets dat later tot problemen kan leiden.

Het is belangrijk om vanuit de kascommissie en het bestuur uitleg te kunnen geven bij de financiële stukken. Zorg ervoor dat u de administratie voor de VvE goed en helder bijhoudt, zodat u zelf precies weet wat erin komt en wat eruit gaat. En hoe de gerealiseerde bedragen afwijken van de begroting op voorhand. Door uit te leggen waar dat door komt voorkomt u kritische vragen van de leden, die natuurlijk willen weten wat er gebeurt met het geld dat ze inleggen.

Kascommissie controleert de jaarstukken

Het is belangrijk om de kascommissie te vragen om de jaarstukken te controleren. Zij nemen de financiële stukken door, om na te gaan wat erin is gekomen, wat eruit is gegaan en wat er op dit moment aan reserves beschikbaar is.

De commissie controleert de stukken en zal op basis daarvan de vergadering adviseren over het wel of niet goedkeuren. Er is ruimte voor kritische noten. De commissie moet de VvE administratie makkelijk kunnen controleren, om aan de hand daarvan aan te geven dat de leden hun goedkeuring kunnen uitspreken. Op die manier heeft het bestuur z’n taken netjes vervult, waarmee het mogelijk wordt om verder te gaan met het volgende boekjaar.

Administratie VvE: goedkoop boekhoudpakket

Wil je de administratie van de VvE op een goede manier in orde maken? Het is belangrijk om daar al in een vroeg stadium mee te beginnen. Je kunt online een boekhoudprogramma vergelijken, zodat je een pakket vindt dat speciaal geschikt is voor de vereniging. Mét de mogelijkheden die je belangrijk vindt, zonder onnodige complexiteit waar je niet naar op zoek bent. Zodat je de administratie van de vereniging ook kunt doen als je daar nog weinig ervaring mee hebt.

Gebruik de bovenstaande tips om op tijd de juiste stappen te zetten. Door de administratie netjes bij te houden en de jaarstukken op tijd beschikbaar te maken. Voor de kascommissie (kascontrole) en natuurlijk voor de leden, zodat ze daar tijdens de Algemene Ledenvergadering over kunnen stemmen. Allemaal op basis van een goede VvE administratie, waarvoor wij je de pakketten online kunnen aanbevelen.