Efficiënte kascontrole voor je vereniging: Zo pak je het aan!

In Nederland zijn er in het tweede kwartaal van 2023 maar liefst 42.560 verenigingen actief, volgens de cijfers van de Kamer van Koophandel. De bekendste vereniging is ANWB, gevolgd door de KNVB en FNV. Deze verenigingen hebben gemeen dat hun doel niet is om winst te maken, maar om maatschappelijke activiteiten te organiseren. Hoewel winst maken toegestaan is, moet dit bedrag worden gebruikt voor de maatschappelijke activiteiten.

Wettelijke verplichting van een kascommissie

Voor elke vereniging geldt een wettelijke verplichting om een kascommissie te hebben, zoals vastgelegd in artikel 2:48 van het Burgerlijk Wetboek. De kascommissie heeft als taak om de balans, de staat van baten en lasten, en de toelichting daarop te onderzoeken. De Algemene Ledenvergadering benoemt doorgaans minimaal twee personen om deze verantwoordelijke rol van een externe boekhouder op zich te nemen.

Hoe voer je een kascontrole efficiënt uit?

Als je als lid van de kascommissie aangewezen bent, is het van groot belang dat je toegang krijgt tot alle boeken en bescheiden van de vereniging. Dit omvat onder andere de ledenadministratie, notulen van vergaderingen en financiële administratie. Het bestuur van de vereniging is verplicht om alle benodigde informatie met je te delen. Hieronder worden 7 stappen toegelicht om de kascontrole zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Houd er rekening mee dat deze stappen als basisgids kunnen dienen, en dat er mogelijk andere wet- en regelgeving van toepassing is, afhankelijk van bijvoorbeeld de grootte van de vereniging.

Stap #1: Minimaliseer fouten met een online boekhoudprogramma

Je hebt de keuze om de kascontrole handmatig uit te voeren of met behulp van speciale boekhoudsoftware. Het gebruik van een boekhoudprogramma heeft als groot voordeel dat de kans op fouten kleiner wordt. Bovendien kun je te allen tijde en overal de actuele financiële gegevens inzien.

Neem bijvoorbeeld e-Boekhouden, een boekhoudprogramma dat je op een eenvoudige manier helpt bij je boekhouding, facturatie en urenregistratie. Verenigingen kunnen bij dit programma profiteren van een sterk gereduceerd tarief. De eerste 30 dagen zijn zelfs als proefperiode gratis. Daarna betaal je slechts 9,50 euro per maand voor boekhouden en 8,50 euro per maand voor ledenadministratie, ongeacht het aantal leden dat je vereniging heeft.

Stap #2: Controleer het begin- en eindsaldo van de balans

Nadat je gekozen hebt voor een boekhoudprogramma, is het tijd voor stap 2: controleer het beginsaldo van de balans en vergelijk dit met het eindsaldo van het voorgaande boekjaar. Het is van essentieel belang dat de bedragen in het jaarverslag overeenkomen met de eindbedragen van de rekeningen en kasgelden. Eventuele afwijkingen dienen verklaard te worden en tijdens de Algemene Ledenvergadering gedeeld te worden.

Stap #3: Controleer de lijst met alle kosten

Bij de kostenspecificatie kun je nagaan welke kosten geboekt zijn, inclusief details zoals de betalingsdatum en omschrijving. Meestal wordt deze gedetailleerde informatie door de penningmeester verstrekt. Om dit efficiënt te controleren, kun je steekproeven uitvoeren. Bij het gebruik van boekhoudsoftware kun je alle kosten gemakkelijk opzoeken in het grootboek.

Stap #4: Ga na of alle facturen betaald zijn

Wanneer er voor alle uitgaven een factuur of declaratie aanwezig is, is het van belang om te controleren of deze ook daadwerkelijk betaald zijn. Controleer hiervoor de dagafschriften van de rekening. Houd goed bij welke facturen nog openstaan voor betaling.

Stap #5: Kloppen de inkomsten in de jaarrekening?

Naast het controleren van de uitgaven, is het eveneens belangrijk om te kijken naar alle inkomsten en of deze correct vermeld staan in de jaarrekening. Hierbij kun je denken aan contributies van leden, eventuele donaties, sponsoring en andere inkomsten. Ook tijdens deze stap is het van belang om afwijkingen te noteren, bijvoorbeeld als er leden zijn die hun contributie niet betaald hebben.

Stap #6: Vergelijk de begroting met de werkelijkheid

In stap 6 is het tijd om de begroting te vergelijken met de werkelijke opbrengsten en kosten. Wanneer je verschillen ontdekt, is het noodzakelijk om op zoek te gaan naar een mogelijke verklaring hiervoor. Daarnaast is het raadzaam om de optellingen in het jaarverslag te controleren. Als je gebruik maakt van e-Boekhouden, vind je de optellingen onder het ‘Winst & Verlies’ overzicht.

Stap #7: Rapporteer de resultaten

Nadat je de eerste zes stappen hebt doorlopen, is het tijd om een rapport op te stellen waarin je alle resultaten van de kascontrole beschrijft, inclusief eventuele afwijkingen. Deel dit rapport met het bestuur en presenteer het tijdens de Algemene Ledenvergadering. Dit rapport biedt de vereniging waardevolle inzichten in de financiële gezondheid en transparantie van de boekhouding.

Alles over de wettelijke verplichting van de kascommissie

De kascommissie is een essentieel onderdeel van elke vereniging, vooral als de financiële gegevens niet door een externe boekhouder worden gecontroleerd. In dat geval benoemt de Algemene Ledenvergadering minimaal twee personen om deze verantwoordelijke rol op zich te nemen. De kascommissie heeft als taak om de balans, de staat van baten en lasten, en de toelichting daarop te onderzoeken.

Een nauwkeurige en tijdige kascontrole is van groot belang, omdat eventuele fouten of onregelmatigheden anders grote gevolgen kunnen hebben. Onopgemerkte fouten kunnen immers leiden tot verkeerde besluitvorming en zelfs bedreiging van het voortbestaan van de vereniging.

De voordelen van een online boekhoudprogramma

Het gebruik van een online boekhoudprogramma zoals e-Boekhouden kan de efficiëntie van de kascontrole aanzienlijk vergroten. Met dit programma heb je altijd en overal toegang tot de actuele financiële gegevens van de vereniging. Bovendien minimaliseer je de kans op menselijke fouten, aangezien het programma berekeningen automatisch uitvoert en financiële gegevens overzichtelijk presenteert.

Door te kiezen voor een goed boekhoudpakket, speciaal ontworpen voor zzp’ers en verenigingen, kun je de boekhouding en ledenadministratie moeiteloos bijhouden. Het biedt niet alleen gemak, maar ook een sterk gereduceerd tarief voor verenigingen.

Efficiëntie en transparantie met geautomatiseerde administratie

Het automatiseren van de administratie met een online boekhoudprogramma heeft tal van voordelen. Het vermindert de kans op fouten en bespaart veel tijd, die je als verenigingslid beter kunt besteden aan andere belangrijke taken. Bovendien geeft geautomatiseerde administratie een duidelijk overzicht van inkomsten en uitgaven, waardoor je de financiële situatie van de vereniging altijd helder voor ogen hebt.

Vergelijk verschillende boekhoudprogramma’s

Bij het kiezen van een geschikt boekhoudprogramma is het verstandig om verschillende opties te vergelijken. Let op functionaliteiten die voor jouw vereniging van belang zijn, zoals gebruiksvriendelijkheid, rapportagemogelijkheden en ondersteuning bij belastingaangiften. Met een goed boekhoudprogramma op maat kun je de kascontrole efficiënter en met meer inzicht uitvoeren.

---

Efficiënte kascontrole voor een gezonde vereniging

Een efficiënte kascontrole is cruciaal voor het waarborgen van een gezonde financiële situatie binnen jouw vereniging. Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma, zoals e-Boekhouden, kun je de kascontrole nauwkeurig en transparant uitvoeren. Vergelijk verschillende boekhoudprogramma’s om de beste keuze te maken die past bij de behoeften van jouw vereniging. Zo kun je de financiën van de vereniging op orde houden en met vertrouwen de toekomst tegemoet gaan.