Je bent sinds kort ondernemer en begint enthousiast met het opbouwen van jouw bedrijf. Maar dan komen er plotseling allerlei lastige boekhouding termen om de hoek kijken. Een belangrijk maar ietwat ingewikkeld aspect van het ondernemen. In het begin kan het bijhouden van een overzichtelijke boekhouding nog best een uitdaging zijn. Je komt immers veel vaktermen tegen die je wellicht nog nooit eerder hebt gezien, en dit kan best overweldigend zijn. Dit is volledig te begrijpen, en hierin sta je dan ook zeker niet alleen.
Een dubbele boekhouding, boekhouding met of zonder btw, inventaris of jaarafsluiting, het zijn allemaal boekhouding termen die voorbij zullen komen. Dergelijk jargon kan soms ingewikkeld zijn om te begrijpen voor startende ondernemers. Echter is het belangrijk om een goed begrip te hebben van deze termen, zodat jouw boekhouding tiptop in orde is.
Nieuwsgierig naar de betekenis van de verschillende belangrijke boekhouding termen? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. In het onderstaande artikel vertellen we jou namelijk alles wat je moet weten. We duiken dieper in op enkele van de belangrijkste boekhouding termen, zodat jij hierna zonder problemen jouw boekhouding op orde kan brengen. Laten we dus snel van start gaan om die boekhoudings termen snel duidelijk te hebben!
Veel voorkomende boekhouding termen
Vaktermen binnen de boekhouding kunnen voor ondernemers soms verwarrend zijn. Wij begrijpen dat wel. Het is immers een lange lijst aan termen die soms redelijk ingewikkeld zijn. Toch is het kennen van de betekenis van groot belang. Zodoende hebben wij speciaal voor jou een lijst samengesteld met daarin de belangrijkste boekhouding termen. Onderstaand zetten we iedere term beknopt uiteen.
Analytische boekhouding
De eerste term die we nader onder de loep willen nemen is de analytische boekhouding. Dit is een vorm van boekhouding die in essentie is gebaseerd op de algemene boekhouding. Echter bestaat de analytische boekhouding uit het classificeren, declareren en analyseren van inkomsten en uitgaven volgens de behoefte van een onderneming. Deze vorm van boekhouding is optioneel en dus niet verplicht.
Het brengt echter wel diverse voordelen met zich mee. Analytische boekhouding is waardevol voor ondernemers die het beheer van hun onderneming willen verbeteren. Deze vorm van boekhouding biedt namelijk enorm veel inzicht. Het is een krachtig instrument voor strategische beslissingen ter verbetering van jouw bedrijf.
Hoe lang boekhouding bewaren?
Ondernemers horen vaak vanuit alle hoeken dat zij hun boekhouding dienen te bewaren. Maar waarom is dit eigenlijk zo belangrijk, en hoelang dient de boekhouding nu daadwerkelijk bewaart te worden?
Bedrijven en zelfstandig ondernemers zijn verplicht hun financiële administratie 7 jaar te bewaren. Dit staat simpelweg vastgesteld in de Nederlandse Wet. Sommige gegevens dienen ondernemers zelfs 10 jaar te bewaren. Jouw boekhouding bewaren is van groot belang. De Belastingdienst behoudt zich namelijk het recht voor om de administratie van jouw onderneming in te zien, tot wel 7 jaar terug. Je dient er dus voor te zorgen dat je deze altijd snel bij de hand hebt wanneer een dergelijke controle uitgevoerd zou worden.
Boekhouding met of zonder BTW
Ondernemers zijn doorgaans verplicht om een boekhouding met btw bij te houden. Dit wil zeggen dat zowel de btw die in rekening wordt gebracht als de btw die wordt afgetrokken, moet worden bijgehouden. Deze administratie is nodig om correct btw-aangifte te kunnen doen. In sommige gevallen zijn bepaalde goederen of diensten vrijgesteld van btw. In dat geval volstaat een boekhouding zonder btw.
Echter dienen de gegevens van de boekhouding duidelijk weer te geven waarom de goederen of diensten zijn vrijgesteld. Ondernemers die volledig zijn vrijgesteld van btw, hoeven soms ook geen btw-aangifte te doen. Het schrijven van facturen is in dat geval niet verplicht, en er mag geen btw in rekening worden gebracht bij de klant.
Boekhoudsoftware
Wanneer je nog maar net begint met het ondernemen, ben je waarschijnlijk op zoek naar hulpmiddelen die kunnen helpen bij het opzetten van een overzichtelijke boekhouding. In dat geval kom je waarschijnlijk de term boekhoudsoftware tegen.
Boekhoudsoftware bevat programma’s die ondernemers helpen om hun boekhouding te automatiseren. Op deze manier worden de financiële gegevens van een bedrijf op orde gehouden. Het gebruiksgemak van diverse online boekhoudprogramma’s maakt het bijhouden van een boekhouding heel eenvoudig.
Dubbele boekhouding
Dubbele boekhouding is een term die onder veel starters zorgt voor verwarring. Want wat is een dubbele boekhouding nu eigenlijk precies? Het is een boekhoudmethode waarbij iedere transactie op twee verschillende manieren wordt geadministreerd. Tegenover iedere transactie dient men verplicht een bewijskrachtige betaling te boeken.
Een dubbele boekhouding kan de financiële positie van een bedrijf eenvoudig in kaart brengen. Door de jaarlijkse balansen naast elkaar te leggen, kan de evolutie van het eigen vermogen goed worden bijgehouden.
Kleine bedrijven hoeven vaak geen dubbele boekhouding bij te houden. Echter is dit voor een vennootschap of groot bedrijf wel belangrijk, en in veel gevallen zelfs verplicht.
Factuurdatum vs betaaldatum
Wanneer je zelfstandig ondernemer wordt, stuur je ongetwijfeld wel eens facturen op. De term factuurdatum ben je dan wellicht ook wel tegengekomen. Dit is de datum waarop de factuur ter beschikking wordt gesteld aan de klant. Deze datum dient dan ook overeen te komen met de datum waarop de factuur werd gemaakt. Het gebruik van een eerdere datum is niet toegestaan.
Ook de term betaaldatum klinkt je waarschijnlijk wel bekend in de oren. De uiterste betaaldatum staat vaak onder aan een factuur weergegeven. Dit is de datum waarop de factuur uiterlijk betaalt dient te worden. Lees hier meer over een factuur maken.
Grootboekrekeningen
Grootboekrekeningen vormen de basis van jouw boekhouding. Het is dan ook belangrijk om te weten wat deze term precies inhoudt. Een grootboekrekening geeft alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde categorie weer. Het gaat hierbij dus om een lijst met inkomsten en uitgaven die logischerwijs bij elkaar horen.
Met behulp van grootboekrekeningen wordt de boekhouding als het ware opgedeeld in kleinere stukjes. Dit biedt een beter overzicht van de financiën binnen het bedrijf. Alle grootboekrekeningen samen vormen het complete grootboek.
Grootboekrekeningen worden opgesplitst in twee categorieën; resultaatrekeningen en balansrekeningen. Een resultaatrekening laat de opbrengsten en kosten zien, terwijl een balansrekening een bepaalde waarde of schuld vertegenwoordigt.
Inboeken
Wanneer een boekstuk wordt ingevoerd in een boekhouding, noemen we dit inboeken. Als men bijvoorbeeld een factuur ontvangt van een leverancier, dient deze ingevoerd te worden in de boekhouding. Hierbij worden alle gegevens ingeboekt. Denk hierbij aan de datum, het bedrag en de btw. Ook wordt de factuur zelf als bewijs toegevoegd.
Een dergelijk boekstuk dient altijd goed bewaart te blijven. Een inspecteur van de Belastingdienst kan hier namelijk om vragen ter controle. Er zijn diverse soorten boekstukken die ingeboekt dienen te worden. Enkele belangrijke onderdelen zijn facturen, bonnetjes, kasboek van contante betalingen en bankafschriften.
Inventaris
De boekhouding van een bedrijf dient ook een inventaris te bevatten. Dit is een opsomming van alle goederen en investeringen die binnen een organisatie aanwezig zijn. Het gaat hierbij niet om waarde in de vorm van liquide middelen. De inventaris bestaat uit investeringen van bedrijfsmiddelen die worden gebruikt voor de algemene bedrijfsvoering.
Je kunt hierbij denken aan computers, meubilair, bedrijfsauto’s, et cetera. Ook eventueel gereedschap of tools die nodig zijn voor de werkzaamheden vormen een onderdeel van de inventaris binnen een bedrijf.
Jaarafsluiting
Iedere onderneming heeft te maken met een jaarafsluiting. Hiermee wordt het boekjaar afgesloten. Dit legt tegelijkertijd de basis voor het opmaken van de financiële verantwoording over het afgelopen jaar. Het is dus een belangrijk onderdeel van iedere online boekhouding. Maar wanneer dient de jaarafsluiting te worden afgerond?
Een boekjaar loopt doorgaans simpelweg van 1 januari tot 31 december. Echter hoeft de jaarafsluiting echt niet stipt voor 1 januari van het nieuwe jaar te worden afgesloten. Wel is het verstandig om niet al te lang te wachten. Zijn alle inkoop- en verkoopfacturen van het jaar reeds verwerkt? Dan kan de jaarafsluiting in principe worden afgerond.
Journaalposten
Journaalposten is een onderdeel van de eerder besproken dubbele boekhouding. Journaalposten stelt ondernemers in staat om een boeking te maken in de boekhouding. Deze bestaat altijd uit twee delen, waarbij de ene rekening meer wordt en de andere juist minder. Op deze manier bestaat er een duidelijke balans.
We geven je graag een voorbeeld voor beter inzicht. Stel je voor je dient een rekening te betalen voor jouw online boekhoudsoftware. Indien je hier €50,- voor betaalt, nemen je kosten toe terwijl je banksaldo afneemt. In de journaalpost noteer je dus een Debet onder kosten, en een Credit onder het banksaldo. Dit zorgt voor een overzichtelijk geheel. Vooral binnen grote ondernemingen is dit ontzettend nuttig.
KOR – Kleine ondernemers regeling
Kor is een afkorting voor de kleine ondernemersregeling. Dit is een regeling waar kleine zelfstandigen zich voor kunnen opgeven. Wanneer een ondernemer gebruikmaakt van de kleine ondernemersregeling, hoeft deze geen btw-aangifte te doen. Alleen de jaarlijkse aangifte is in dat geval belangrijk.
Dit betekent tegelijkertijd ook dat de ondernemer geen btw in rekening mag brengen en ook geen btw mag aftrekken. Echter dien je aan een aantal eisen te voldoen voordat je gebruik mag maken van de kleine ondernemersregeling. Zo dien je in Nederland gevestigd te zijn en mag je niet meer dan €20.000 euro omzet maken per kalenderjaar.
De kor is ideaal voor ondernemers die een eenvoudige boekhouding wensen. Kom je uiteindelijk toch boven de €20.000 omzet per jaar uit? Dan stopt deze regeling en dien je vanaf dat moment wel btw-aangifte te doen.
Kruisposten
We hadden het eerder in dit artikel al over het begrip grootboekrekening. Eén van deze grootboekrekeningen noemen we kruisposten. Het betreft een grootboekrekening die men gebruikt om geld tussen twee bankrekeningen uit te wisselen. Het gaat hierbij om interne rekeningen van het bedrijf.
Onder de kruisposten vind je dus alle verrichtingen terug die tussen de kas en de bankrekening van het bedrijf zijn geregistreerd. Alle overboekingen onder de kruisposten blijven dus binnen de organisatie.
Vroeger was het gebruik van kruisposten belangrijker dan vandaag de dag. Elektronische bankoverschrijvingen gaan tegenwoordig immers zo snel dat er weinig of geen wachttijd bestaat. Wel spelen de kruisposten nog een belangrijke rol bij pinbetalingen. Boekhoudkundig wordt dit namelijk beschouwd als een elektronische overschrijving van kas naar bankrekening. Deze pinbetaling wordt dus geregistreerd als uitgave. We zien in veel boekhoudingen dan ook een speciale grootboekrekening waarop alle pinbetalingen staan genoteerd.
Memoriaal
Wellicht heb je wel eens gehoord van de term memoriaal of memoriaalboeking. Het memoriaal betreft een deel van de boekhouding zzp waarin incidentele en diverse posten worden bijgehouden. Deze incidentele transacties zijn vaak uitzonderlijk en kunnen zodoende niet eenvoudig worden ondergebracht in andere boeken.
Dit noemen we met een jargon term dus memoriaalboekingen. Deze worden vaak bij de jaarafsluiting in de boekhouding verwerkt.
Nummering facturen
Stuur jij als ondernemer vaak facturen naar klanten? Dan zal je gebruik moeten maken van factuurnummers. Je bent namelijk verplicht om iedere factuur een uniek nummer te geven en deze te vermelden op de factuur. Maar hoe creëer je nu eigenlijk zo een factuurnummer? Het is goed om te weten dat je deze niet zomaar mag verzinnen. Er zijn bepaalde regels waaraan voldaan moet worden. Onderstaand een opsomming van de belangrijkste regels.
- Ieder factuurnummer is uniek. Twee facturen verzenden met hetzelfde nummer is niet toegestaan.
- De factuurnummering dient een complete cijferreeks te zijn. Het gebruik van spaties is niet toegestaan.
- Factuurnummers dienen opeenvolgend te zijn. De Belastingdienst eist een opvolgende factuurnummering met een zekere logica. Bevatte jouw vorige factuurnummer het nummer 22? Dan dient het nummer 23 logischerwijs voor te komen in het volgende factuurnummer.
Vind je het nog best lastig om deze factuurnummering uit te vogelen? Dan is het geruststellend om te weten dat diverse facturatieprogramma’s en boekhoudprogramma’s er automatisch voor zorgen dat een factuurnummer nooit dubbel wordt gebruikt, en dat er bovendien een goede logica zit in de volgorde.
Urenregistratie
Een cruciaal onderdeel van een complete boekhouding is de urenregistratie. Hierin worden de zakelijke werktijden bijgehouden die door werknemers worden besteed aan een bepaald project of opdracht. Gewerkte uren dienen betaald te worden door de klant. Zodoende is een nauwkeurige urenverantwoording essentieel.
Wanneer de urenregistratie goed op orde is, kun je er zeker van zijn dat er correcte facturen worden gemaakt. Het voorkomt dus potentiële fouten in de facturatie, iets waar zowel jijzelf als jouw klanten bij gebaat zijn. Vooral bedrijven die veel personeel in dienst hebben dienen hun urenregistratie goed op orde te hebben.
Belangrijkste boekhouding termen
Bovenstaande onderdelen zijn belangrijke boekhouding termen voor elke ondernemer. Stel je vraag hieronder als er termen nog niet duidelijk zijn of in jouw ogen nog toegevoegd moeten worden! De redactie zal hier dan snel een antwoord of aanvulling op geven.